- Justifier et coder chaque dépense.
- Gérer la caisse et la banque.
- Suivre le budget mensuellement.
1La pièce justificative avant tout
Chaque dépense doit être appuyée par des pièces justificatives originales : demande approuvée, bon de commande, bon de réception, facture, preuve de paiement. Sans pièce, pas de dépense éligible.
- Les pièces sont numérotées, tamponnées « payé » avec la référence du projet pour éviter le double financement.
- Chaque écriture porte un code budgétaire (ligne du budget) et un code analytique (projet, bailleur, lieu) : c'est ce qui permet de produire les rapports par bailleur.
- Les écritures sont saisies dans un logiciel ou un tableur structuré (journal de caisse, journal de banque), au fil de l'eau.
2Caisse et banque
- Plafond de caisse : un montant maximum d'espèces au bureau, défini par la politique et l'assurance ; au-delà, les paiements se font par banque ou argent mobile.
- Comptage de caisse régulier (par exemple chaque semaine et à chaque fin de mois) par deux personnes, avec un procès-verbal signé.
- Rapprochement bancaire mensuel : solde du relevé de banque comparé au solde comptable, chaque écart expliqué.
- Doubles signatures sur les paiements bancaires au-dessus d'un seuil.
- Avances (au personnel ou aux missions) : autorisées, enregistrées, justifiées dans un délai fixé.
- Prévision de trésorerie : anticiper les besoins pour demander les tranches du bailleur à temps.
3Le suivi budgétaire
Chaque mois, un rapport budget contre réel (BvA) compare, ligne par ligne, le budget, les dépenses du mois, le cumul, le taux de consommation et le solde.
- Comparer le taux de consommation au temps écoulé : au mois 6 sur 12, une ligne à 90 % ou à 10 % mérite une analyse.
- Discuter le rapport avec le chef de projet : retards d'activités, prix qui changent, besoins de réallocation.
- Respecter la flexibilité prévue par le contrat (par exemple un pourcentage entre lignes) ; au-delà, demander l'accord écrit du bailleur.
- Vérifier l'éligibilité : dépense prévue, nécessaire, raisonnable, dans la période du projet, justifiée, et conforme aux règles du bailleur.
La caisse qui ne tombe pas juste
Bureau de terrain
Vous êtes officier financier. Le comptage de fin de mois montre 640 dollars de moins que le solde du journal de caisse.
Le caissier dit qu'il a fait des avances à des collègues « en attendant les justificatifs ». Le rapport financier au bailleur est dû dans cinq jours.
Décision 1 sur 3Que faites-vous en premier ?
Décision 2 sur 3Comment traiter les avances ?
Décision 3 sur 3Le rapport au bailleur est dû. Que faites-vous ?
Ce qu'il faut retenir
Un écart de caisse se documente, s'explique et se régularise ; on ne déclare jamais au bailleur une dépense non justifiée.
Exercice d'application : un rapport budget contre réel
Avec ce budget annuel de 120 000 dollars réparti en cinq lignes (personnel 50 000, activités 40 000, transport 12 000, bureau 8 000, frais indirects 10 000) et des dépenses cumulées au mois 6 de 30 000, 8 000, 11 000, 4 000 et 5 000, calculez les taux de consommation, repérez les lignes à risque et rédigez trois recommandations.
À retenir
- Pas de pièce justificative, pas de dépense éligible.
- Codes budgétaires et analytiques sur chaque écriture.
- Comptage de caisse à deux et rapprochement bancaire mensuel.
- Rapport budget contre réel chaque mois, comparé au temps écoulé.
Quiz du jour
3 questions pour vérifier vos acquis. Répondez à toutes pour valider le jour.