Contrôles internes, fraude et audit

1Les contrôles internes

• Séparation des tâches : la personne qui demande, celle qui approuve, celle qui paie et celle qui enregistre sont différentes.
• Délégations d'autorité écrites : qui peut approuver quoi et jusqu'à quel montant.
• Contrôles physiques : coffre, clés, accès au logiciel avec mots de passe personnels.
• Vérifications indépendantes : comptages surprises, revues par le siège, visites de vérification.
• Gestion des actifs : registre des biens (ordinateurs, véhicules, générateurs) avec étiquettes, inventaire annuel, règles de transfert à la fin du projet.

2Prévenir et traiter la fraude

Formes fréquentes : fausses factures, surfacturation, employés fictifs, double financement d'une même dépense par deux bailleurs, détournement d'aide, collusion avec des fournisseurs, abus d'avances.

• Signaux d'alerte : factures sans numéro ou de fournisseurs introuvables, prix anormalement élevés, chiffres ronds répétés, refus de prendre des congés, pièces « perdues ».
• Tolérance zéro : toute suspicion est signalée par les canaux prévus (point focal, ligne d'alerte), sans enquêter seul ni alerter la personne soupçonnée.
• La plupart des bailleurs exigent d'être informés rapidement des fraudes suspectées sur leurs fonds ; le contrat précise le délai.
• Vérification des partenaires, fournisseurs et employés par rapport aux listes de sanctions (ONU, Union européenne et listes nationales, selon les exigences du bailleur).

3Audit et évaluation de capacité

• Audit de projet : un auditeur externe vérifie que les dépenses déclarées sont réelles, éligibles et justifiées, et que les procédures ont été suivies.
• Préparer dès le premier jour : pièces classées par ligne budgétaire et par mois, rapprochements faits, dossiers d'achat complets, feuilles de temps du personnel imputé.
• Les coûts rejetés (inéligibles) doivent être remboursés au bailleur avec les fonds propres de l'organisation : un vrai risque pour une ONG nationale.
• Évaluations de capacité (due diligence) des bailleurs et fonds communs (par exemple l'approche HACT pour certaines agences de l'ONU) : statuts, gouvernance, états financiers audités, manuel de procédures, politiques (fraude, PSEA, sauvegarde) ; leur résultat détermine souvent le niveau de risque et les modalités de financement.
• Après l'audit : un plan d'action pour chaque recommandation, avec responsable et échéance.