- Décrire le circuit d'achat complet.
- Appliquer les seuils et procédures.
- Prévenir la fraude et les conflits d'intérêts.
1La logistique au service du programme
La logistique met à disposition les bons biens et services, au bon endroit, au bon moment, en bonne quantité et qualité, au meilleur coût, tout en respectant les règles des bailleurs. Elle représente souvent une grande partie du budget d'une réponse humanitaire.
Ses fonctions principales : achats, entreposage et gestion des stocks, transport, flotte, gestion des bâtiments et des équipements, et souvent les télécommunications. Le Cluster Logistique coordonne les services communs dans les grandes crises.
2Le circuit d'achat
- Demande d'achat (purchase request) : le programme précise le besoin, les spécifications, la quantité, la date et la ligne budgétaire ; elle est validée par une personne autorisée.
- Mise en concurrence selon le montant : un devis, plusieurs devis ou appel d'offres.
- Analyse et sélection : tableau comparatif sur des critères connus d'avance (prix, qualité, délai, conformité) ; comité d'achat au-dessus d'un certain seuil.
- Bon de commande ou contrat signé.
- Réception : contrôle des quantités et de la qualité, bon de réception signé.
- Paiement après rapprochement de la commande, du bon de réception et de la facture (le « rapprochement à trois »).
- Archivage du dossier complet, prêt pour l'audit.
3Seuils et procédures
Chaque organisation fixe des seuils : par exemple un devis sous un petit montant, trois devis écrits au-dessus, puis un appel d'offres public au-delà d'un montant plus élevé. Le contrat avec le bailleur peut imposer des règles plus strictes : la règle la plus stricte s'applique.
Ne jamais fractionner un achat (le découper en petites commandes) pour rester sous un seuil : c'est une faute que les auditeurs repèrent facilement.
Les achats d'urgence peuvent suivre une procédure simplifiée, mais elle doit être autorisée, justifiée et documentée.
4Éthique, fraude et conflits d'intérêts
- Séparation des tâches : la même personne ne demande pas, ne choisit pas, ne réceptionne pas et ne paie pas.
- Conflit d'intérêts : si un fournisseur appartient à un proche, déclarez-le et retirez-vous de la sélection.
- Refusez cadeaux et commissions ; signalez toute tentative de corruption.
- Vérifiez les fournisseurs (existence légale, références) et qu'ils ne figurent pas sur les listes de sanctions.
- Gardez les offres scellées ou sécurisées jusqu'à l'ouverture en comité.
L'achat urgent de kits d'hygiène
Base logistique, réponse à une épidémie de choléra
Vous êtes officier logistique. Le programme demande 2 000 kits d'hygiène sous 10 jours. Le montant dépasse le seuil d'appel d'offres.
Le chef de base vous dit : « On n'a pas le temps, prends le fournisseur habituel. » Un fournisseur vous appelle pour proposer une « commission » si vous le choisissez.
Décision 1 sur 3Comment procédez-vous pour respecter le délai ?
Décision 2 sur 3Que faites-vous de la proposition de commission ?
Décision 3 sur 3Les kits arrivent : 1 900 au lieu de 2 000, et 50 savons sont abîmés. Que faites-vous ?
Ce qu'il faut retenir
Même en urgence, on reste dans les règles : dérogation documentée, pas de fractionnement, refus de la corruption et réception exacte.
Exercice d'application : un tableau comparatif
Votre projet doit acheter 500 jerricans. Vous recevez trois devis : A (moins cher, livraison en 6 semaines), B (prix moyen, livraison en 1 semaine, qualité certifiée), C (le plus cher, fournisseur appartenant au cousin du chef de base). Construisez un tableau comparatif avec vos critères et justifiez votre choix.
À retenir
- Circuit : demande, mise en concurrence, sélection, commande, réception, paiement, archivage.
- La règle la plus stricte (organisation ou bailleur) s'applique.
- Ne jamais fractionner un achat.
- Séparation des tâches et déclaration des conflits d'intérêts.
Quiz du jour
3 questions pour vérifier vos acquis. Répondez à toutes pour valider le jour.