مراقبة الصندوق والتسوية البنكية ومراجعة المستندات

الأرصدة الصحيحة: 2,050,000؛ 1,948,000؛ 1,708,000؛ 1,620,500؛ 1,595,500؛ 1,355,500؛ 1,120,500؛ 1,165,500؛ 1,105,500؛ 1,030,500؛ 1,830,500؛ 1,645,500؛ 1,555,500؛ 1,423,000؛ 1,373,000؛ 1,225,000.

التحقق: 850,000 + الوارد 2,045,000 (1,200,000 + 45,000 + 800,000) - الصادر 1,670,000 = 1,225,000.

الأخطاء: (1) PC-104: 1,708,000 - 87,500 = 1,620,500 وليس 1,602,500 (-18,000)؛ (2) PC-108: رد السلفة وارد بمبلغ 45,000 سُجل كصادر (-90,000). المجموع: -108,000، أي 1,225,000 - 108,000 = 1,117,000 المسجل.

السقف: تجاوز الصندوق 1,500,000 XOF من 01/10 إلى 08/10 ومن 20/10 إلى 23/10: مبالغ التغذية البالغة 1,200,000 و800,000 مرتفعة جدًا؛ ويجب معايرتها على الاحتياجات الفعلية.

950,000 + 190,000 + 50,000 + 12,000 + 7,000 + 1,000 = 1,210,000 XOF. الفرق: 1,210,000 - 1,225,000 = -15,000، وهو يقابل الإيصال المؤقت. الإيصال المؤقت ليس مستندًا مؤيدًا: فإما أن يقدم السائق الفاتورة فتُسجل النفقة، وإما أن يرد المبلغ. ويجب إبلاغ المسؤول المالي بهذه الممارسة، والتذكير بالمنع، وجعل أمين الصندوق والمراقب يوقعان محضر الجرد.

الرصيدان متطابقان. القيود في الدفتر: رسوم بنكية 18,500؛ تصحيح بمبلغ 9,000 على دفعة المورّد. أما الشيك والتحويل قيد التحصيل فلا يتطلبان قيدًا: يجب التحقق من ظهورهما في كشف نوفمبر (الشيك غير المصروف بعد بضعة أشهر يُتابَع ثم يُلغى).

• PC-106 وPC-107: دفعتان في اليوم نفسه للمورّد نفسه وللصنف نفسه، بإجمالي 475,000 XOF: تجزئة لتفادي الدفع بشيك (عتبة 250,000) وعروض الأسعار الثلاثة (عتبة 300,000). خطر التواطؤ ونفقة غير مؤهلة. الإجراء: طلب التبرير، والتحقق من استلام الدلاء ومن أسعار السوق، وإبلاغ المسؤول المالي؛ وقد ترفض الجهة المانحة النفقة.
• PC-105: لا يوجد إيصال من مقدم الخدمة. الخطر: نفقة غير مبررة. الإجراء: الحصول على إيصال موقّع أو إفادة يصادق عليها مسؤول اللوجستيات؛ وإلا تتحمل الموظف النفقة أو تُحمّل على أموال غير مخصصة وفق السياسة.
• PC-112: أمر شراء لاحق للفاتورة: طلبية سُويت بأثر رجعي، تحايلًا على الموافقة المسبقة. الإجراء: مذكرة تفسيرية، والتذكير بالإجراء، والتحقق من الصيانة في سجل رحلات المركبة.
• PC-115: سلفة دون موافقة كتابية. الإجراء: جعل المسؤول الإداري يوقّع الموافقة وإحالتها إلى الموارد البشرية للاقتطاع من الراتب.

الخلاصة: المخالفات المتكررة تبرر رفع تقرير إلى المسؤول المالي وتعزيز الرقابة على صندوق مارادي.