استلام البضائع وإذن الاستلام وبطاقة المخزون

يوقّع إذن الاستلام أمين المخزن والسائق، مع التحفظات المكتوبة على البوليصة وصور المشمع التالف. ويجب تصحيح عبارة «استُلم مطابقًا» التي وقّعها الحارس بتحفظات مكتوبة، لأنها وُقّعت قبل العدّ.

المشمع: 965 × 1,250 = 1,206,250 ETB؛ الجالونات: 1,800 × 180 = 324,000 ETB؛ الصابون: 0 ما دام القرار لم يُتخذ؛ البطانيات: 1,500 × 650 = 975,000 ETB. المجموع الواجب دفعه: 2,505,250 ETB. الفرق عن أمر الشراء: 2,753,000 - 2,505,250 = 247,750 ETB (المشمع 43,750 + الجالونات 36,000 + الصابون 168,000).

قبل الدفع: المطابقة الثلاثية للمستندات (أمر الشراء، وإذن الاستلام، والفاتورة). إذا كانت الفاتورة بمبلغ 2,753,000 ETB، تُعاد أو يُطلب إشعار دائن. ولا يُدفع ثمن الصابون إلا إذا قُبل كتابيًا بسعر معدّل، أو استُبدل بقطع وزنها 200 غ.

يجب أن يكون الوارد في 12/03 هو 1,800 (الكمية المقبولة في إذن الاستلام) لا 2,000 (كمية البوليصة). الأرصدة الصحيحة: 420؛ 270؛ 70؛ 1,870؛ 1,270؛ 820؛ 850. التحقق: 420 + 1,800 + 30 - (150 + 200 + 600 + 450) = 2,250 - 1,400 = 850.

الفرق الحقيقي: 790 معدودة - 850 نظرية = - 60 جالونًا. ومع البطاقة الخاطئة (1,050)، كنا سنستنتج خطأً وجود نقص قدره 260.

الإجراءات: تصحيح البطاقة بقيد مؤرخ وموقّع (دون شطب ولا مزيل) مع ذكر رقم إذن الاستلام؛ وإعادة العدّ بحضور شخص ثانٍ؛ والتحقق من إذنَي الصرف BS-309 وBS-311 ومن الكميات التي وصلت فعلًا إلى المواقع؛ والتحقق من مرتجع هاوزن (إذن الإرجاع الموقّع)؛ وإبلاغ مسؤول اللوجستيات بالفرق كتابيًا. لا تُقيَّد أي خسارة دون اعتماد.

• «استُلم مطابقًا» موقّعة قبل العدّ: هذا التأشير يحرم المنظمة من أي حق في الرجوع على المورّد. التصرف: إضافة تحفظات مكتوبة ومؤرخة فورًا على البوليصة يوقّعها السائق؛ والتذكير بالقاعدة (نعدّ ونفحص قبل التوقيع) وإبلاغ مسؤول اللوجستيات.
• البطانيات «للمخزن، دون فاتورة»: هذه هدية من مورّد، تحظرها سياسة المشتريات؛ وقد تُستخدم أيضًا للحصول على امتيازات، أو للتغطية على عدم مطابقة، أو لتغذية مخزون موازٍ. التصرف: الرفض بلباقة، وتسجيل البطانيات الـ 20 الزائدة في إذن الاستلام، وإعادتها إلى السائق مقابل توقيع، وإبلاغ مسؤول اللوجستيات بالعرض.

«الموضوع: استلام BC-2026-118 بتاريخ 12/03. تحية طيبة، وصل التسليم أمس. مرفق إذن الاستلام: قُبلت 965 قطعة مشمع (رُفضت 35 قطعة تالفة، والصور مرفقة)، و1,800 جالون (200 ناقصة)، و1,500 بطانية. الصابون (6,000 قطعة) في الحجر: القطع وزنها 150 غ بدلًا من 200 غ؛ وأنتظر قراركم. اقترح السائق ترك 20 بطانية زائدة دون فاتورة: رفضت وأُعيدت. المبلغ المستحق وفق إذن الاستلام: 2,505,250 ETB. ومن جهة أخرى، كانت بطاقة مخزون الجالونات تتضمن خطأً في الوارد؛ وبعد التصحيح، يبلغ الفرق عن العدّ 60 وحدة. أتحقق حاليًا من أذونات الصرف. مع التحية.»