تقييم العروض، وإدارة المخزون، ونزاهة إجراء الشراء

التكاليف الإجمالية: A = 1500 × 21.40 = 32100 دولار أمريكي (النقل مشمول)؛ B = 1500 × 19.80 + 2600 = 29700 + 2600 = 32300 دولار أمريكي؛ C = 1500 × 20.10 + 1650 = 30150 + 1650 = 31800 دولار أمريكي؛ D = 1500 × 18.90 + 3400 = 28350 + 3400 = 31750 دولارًا أمريكيًا.

الإجراء: المبلغ (نحو 32000 دولار أمريكي) يقع بين 10000 و99999 دولارًا: مناقصة محدودة، ولجنة من ثلاثة أعضاء، وشبكة تقييم مُعلنة مسبقًا.

القبول: A مقبول. B غير مقبول: الصابون غير مطابق (400 غ بدلًا من 1000 غ لكل حقيبة)، وعدم المطابقة يؤدي إلى الاستبعاد، حتى لو كان B الأسرع. C مقبول. D غير مقبول: أجل 25 يومًا يتجاوز الـ 21 يومًا المطلوبة. D هو العرض الأرخص، لكن السعر لا يعوِّض معيارًا إقصائيًا. لا يبقى إلا عرضان مقبولان: يتطلب الإرساء تبريرًا مكتوبًا يعتمده المدير القُطري.

التوصية: «توصي اللجنة بإرساء العقد على المورد A بمبلغ 32100 دولار أمريكي. حصل A على 97.53 درجة مقابل 83.14 لـ C. فارق السعر 300 دولار أمريكي (0.9%)، لكن A يسلِّم قبل C بيومين، ولا يشترط دفعة مقدَّمة (كان C سيطلب 15900 دولار أمريكي قبل التسليم، وهو خطر مالي حقيقي مع مورد أقل معرفة)، ومراجعه أفضل. استُبعد B لعدم مطابقة الصابون، وD لأن أجله خارج المتطلبات. ولمّا كان العرضان المقبولان اثنين فقط، نطلب الموافقة المكتوبة من المدير القُطري وفقًا للإجراء. ويُبلَّغ بشكل منفصل عن شبهة تواطؤ بين B وD إلى جهة التنسيق المعنية بمكافحة الاحتيال. ويتعيَّن على المالية تأكيد بند الميزانية وتوفر الأموال قبل إصدار أمر الشراء.»

الفارق: الرصيد الدفتري 90، والفعلي 72، أي 18 حقيبة مفقودة (20% من الرصيد). إنه فارق كبير: يجب إعادة العدّ بحضور طرفين، ومطابقة إشعارات التسليم BL-0912 و0931 و0944 مع قوائم التوزيع الموقَّعة، وتحرير تقرير فارق؛ ولا يجوز «تصحيح» البطاقة دون تفسير موثَّق.

الاستهلاك: صادر سبتمبر 180 + 250 + 200 = 630؛ المتوسط على 3 أشهر (570 + 600 + 630) / 3 = 600 حقيبة شهريًا، أي 20 يوميًا.

نقطة إعادة الطلب: 20 × (35 يومًا مهلة + 15 يومًا أمان) = 1000 حقيبة. المخزون (72) أدنى منها بكثير: كان يجب إطلاق الطلب قبل عدة أسابيع. التغطية الحالية: 72 / 20 = 3.6 أيام.

الكمية: 1500 حقيبة تغطي 75 يومًا. المخزون الأقصى = 20 × (35 + 15 + 30 يومًا فترة مراجعة) = 1600؛ 1600 − 72 = 1528: كمية 1500 متسقة.

تفادي النفاد: حتى مع A (12 يومًا)، ينقص استهلاك نحو 8 إلى 9 أيام، أي 160 إلى 180 حقيبة. الخيارات: اقتراض مخزون من شريك أو من خط إمداد مجموعة المياه والصرف الصحي والنظافة (WASH cluster)، مع اتفاق مكتوب على الردّ؛ تأجيل توزيع غير عاجل بالاتفاق مع البرنامج؛ مطالبة A بتسليم جزئي مسبق.

المؤشرات (الهاتف نفسه، صندوق البريد نفسه، التنسيق نفسه) توحي بتواطؤ أو بعروض صورية: قد لا تكون المنافسة حقيقية. الخطوات: توثيق الوقائع بحياد (نسخ من العروض، ملاحظات اللجنة)؛ الإبلاغ كتابيًا إلى جهة التنسيق المعنية بمكافحة الاحتيال خلال 48 ساعة، مع نسخة إلى المدير القُطري أو وفق سياسة الإبلاغ؛ حفظ المستندات. ما لا أفعله: التواصل مع B أو D «لطلب توضيحات»، أو توجيه اتهام علني، أو إجراء تحقيق بنفسي: فذلك قد يُفسد أي تحقيق محتمل. المتابعة: التحقق مما إذا كان B أو D قد فازا بعقود سابقًا (البحث في جداول المقارنة السابقة)، والتحقق من التسجيل القانوني والمالكين، وتحديث قائمة الموردين (التعليق بانتظار التحقيق إذا نصّت السياسة على ذلك)، وتوسيع قاعدة الموردين لضمان 3 عروض مستقلة فعلًا.

أربعة أوامر بقيمة 375 × 21.40 = 8025 دولارًا أمريكيًا لكل منها تشكِّل تجزئة للاحتياج نفسه: وهذا ممنوع، وسيكتشفه أي مدقق فورًا (المورد نفسه، الصنف نفسه، التواريخ نفسها). وقد تعلن الجهة المانحة أن التكاليف غير مؤهلة (32100 دولار أمريكي). فضلًا عن ذلك، إذا كان رئيس القاعدة مقدِّم الطلب أو المعتمِد، فلا يمكنه أيضًا التوقيع على الاستلام: الفصل بين المهام.

أرفض بأدب ولكن بوضوح، كتابيًا بعد النقاش الشفهي، وأقترح حلًا للاستعجال الحقيقي: (1) تجتمع اللجنة خلال 24 ساعة، إذ إن العروض قد وردت وقُيِّمت بالفعل؛ (2) إذا لم يكفِ الإجراء العادي، يُقدَّم طلب استثناء طارئ رسمي إلى المدير القُطري، معلَّل ومؤرشف؛ (3) اقتراض 160 إلى 200 حقيبة من شريك لتغطية فترة النفاد؛ (4) مطالبة A بتسليم جزئي. ويتولى أمين المستودع الاستلام بحضور ممثل عن البرنامج. وإذا استمر الضغط، أُبلغ منسق اللوجستيات القُطري.