Évaluation d'offres, gestion de stock et intégrité de la procédure d'achat

Coûts totaux : A = 1 500 × 21,40 = 32 100 USD (transport inclus) ; B = 1 500 × 19,80 + 2 600 = 29 700 + 2 600 = 32 300 USD ; C = 1 500 × 20,10 + 1 650 = 30 150 + 1 650 = 31 800 USD ; D = 1 500 × 18,90 + 3 400 = 28 350 + 3 400 = 31 750 USD.

Procédure : le montant (environ 32 000 USD) se situe entre 10 000 et 99 999 USD : appel d'offres restreint, comité de trois membres, grille annoncée à l'avance.

Recevabilité : A recevable. B non recevable : savon non conforme (400 g au lieu de 1 000 g par kit), la non-conformité est éliminatoire, même si B est le plus rapide. C recevable. D non recevable : délai de 25 jours supérieur aux 21 jours exigés. D est l'offre la moins chère, mais le prix ne rattrape pas un critère éliminatoire. Il ne reste que 2 offres recevables : l'attribution exige une justification écrite approuvée par le directeur pays.

Recommandation : « Le comité recommande d'attribuer le marché au fournisseur A pour 32 100 USD. A obtient 97,53 points contre 83,14 pour C. L'écart de prix est de 300 USD (0,9 %), mais A livre deux jours plus tôt, n'exige pas d'avance (C demanderait 15 900 USD avant livraison, un risque financier réel avec un fournisseur moins connu) et ses références sont meilleures. B est écarté pour non-conformité du savon, D pour délai hors exigence. Seules deux offres étant recevables, nous demandons l'approbation écrite du directeur pays, conformément à la procédure. Un soupçon de collusion entre B et D est signalé séparément au point focal anti-fraude. Ligne budgétaire et disponibilité des fonds à confirmer par la finance avant émission du bon de commande. »

Écart : solde théorique 90, physique 72, soit 18 kits manquants (20 % du solde). C'est un écart important : recompter contradictoirement, vérifier les bons de livraison BL-0912, 0931 et 0944 contre les listes de distribution signées, rédiger un rapport d'écart ; ne pas « corriger » la fiche sans explication documentée.

Consommation : sorties de septembre 180 + 250 + 200 = 630 ; moyenne sur 3 mois (570 + 600 + 630) / 3 = 600 kits par mois, soit 20 par jour.

Point de commande : 20 × (35 jours de délai + 15 jours de sécurité) = 1 000 kits. Le stock (72) est très en dessous : la commande aurait dû partir il y a plusieurs semaines. Couverture actuelle : 72 / 20 = 3,6 jours.

Quantité : 1 500 kits couvrent 75 jours. Stock maximal = 20 × (35 + 15 + 30 jours de période de revue) = 1 600 ; 1 600 − 72 = 1 528 : la quantité de 1 500 est cohérente.

Éviter la rupture : même avec A (12 jours), il manque environ 8 à 9 jours de consommation, soit 160 à 180 kits. Options : prêt de stock d'un partenaire ou du pipeline du cluster WASH, avec accord écrit de remboursement ; décaler en accord avec le programme une distribution non urgente ; demander à A une livraison partielle anticipée.

Les indices (même téléphone, même boîte postale, même mise en page) suggèrent une collusion ou des offres de couverture : la mise en concurrence n'est peut-être pas réelle. Étapes : documenter les faits de façon neutre (copies des offres, observations du comité) ; signaler par écrit au point focal anti-fraude dans les 48 heures, avec copie au directeur pays ou selon la politique de signalement ; conserver les pièces. Ce que je ne fais pas : contacter B ou D pour « demander des explications », accuser publiquement, ou mener moi-même une enquête : cela compromettrait une éventuelle enquête. Suite : vérifier si B ou D ont déjà gagné des marchés (recherche dans les tableaux comparatifs passés), vérifier l'enregistrement légal et les propriétaires, mettre à jour la liste des fournisseurs (suspension en attente d'enquête si la politique le prévoit), élargir la base fournisseurs pour garantir 3 offres réellement indépendantes.

Quatre commandes de 375 × 21,40 = 8 025 USD chacune constituent un fractionnement du même besoin : c'est interdit, et un auditeur le verrait immédiatement (même fournisseur, même article, mêmes dates). Les coûts risquent d'être déclarés inéligibles par le bailleur (32 100 USD). Par ailleurs, si le chef de base est demandeur ou approbateur, il ne peut pas aussi signer la réception : séparation des tâches.

Je refuse poliment mais clairement, par écrit après l'échange oral, et je propose une solution à l'urgence réelle : (1) le comité se réunit dans les 24 heures, les offres étant déjà reçues et évaluées ; (2) si la procédure normale ne suffit pas, demande de dérogation d'urgence formelle au directeur pays, motivée et archivée ; (3) prêt de 160 à 200 kits par un partenaire pour couvrir la période de rupture ; (4) demande à A d'une livraison partielle. La réception est faite par le magasinier avec un représentant du programme. Si la pression continue, j'informe le coordinateur logistique pays.