Avaliação de propostas, gestão de stock e integridade do procedimento de compra

Custos totais: A = 1 500 × 21,40 = 32 100 USD (transporte incluído); B = 1 500 × 19,80 + 2 600 = 29 700 + 2 600 = 32 300 USD; C = 1 500 × 20,10 + 1 650 = 30 150 + 1 650 = 31 800 USD; D = 1 500 × 18,90 + 3 400 = 28 350 + 3 400 = 31 750 USD.

Procedimento: o montante (cerca de 32 000 USD) situa-se entre 10 000 e 99 999 USD: concurso limitado, comité de três membros, grelha anunciada previamente.

Admissibilidade: A admissível. B não admissível: sabão não conforme (400 g em vez de 1 000 g por kit); a não conformidade é eliminatória, mesmo que B seja o mais rápido. C admissível. D não admissível: prazo de 25 dias superior aos 21 dias exigidos. D é a proposta mais barata, mas o preço não compensa um critério eliminatório. Restam apenas 2 propostas admissíveis: a adjudicação exige uma justificação escrita aprovada pelo diretor de país.

Recomendação: «O comité recomenda adjudicar o contrato ao fornecedor A por 32 100 USD. A obtém 97,53 pontos contra 83,14 de C. A diferença de preço é de 300 USD (0,9%), mas A entrega dois dias mais cedo, não exige adiantamento (C pediria 15 900 USD antes da entrega, um risco financeiro real com um fornecedor menos conhecido) e as suas referências são melhores. B é excluído por não conformidade do sabão e D por prazo fora do exigido. Sendo apenas duas as propostas admissíveis, solicitamos a aprovação escrita do diretor de país, em conformidade com o procedimento. Uma suspeita de conluio entre B e D é comunicada separadamente ao ponto focal antifraude. A rubrica orçamental e a disponibilidade de fundos devem ser confirmadas pelas finanças antes da emissão da nota de encomenda.»

Diferença: saldo teórico 90, físico 72, ou seja, 18 kits em falta (20% do saldo). É uma diferença importante: fazer uma recontagem contraditória, verificar as guias de entrega BL-0912, 0931 e 0944 face às listas de distribuição assinadas, redigir um relatório de diferença; não «corrigir» a ficha sem explicação documentada.

Consumo: saídas de setembro 180 + 250 + 200 = 630; média em 3 meses (570 + 600 + 630) / 3 = 600 kits por mês, ou seja, 20 por dia.

Ponto de encomenda: 20 × (35 dias de prazo + 15 dias de segurança) = 1 000 kits. O stock (72) está muito abaixo: a encomenda deveria ter sido feita há várias semanas. Cobertura atual: 72 / 20 = 3,6 dias.

Quantidade: 1 500 kits cobrem 75 dias. Stock máximo = 20 × (35 + 15 + 30 dias de período de revisão) = 1 600; 1 600 − 72 = 1 528: a quantidade de 1 500 é coerente.

Evitar a rutura: mesmo com A (12 dias), faltam cerca de 8 a 9 dias de consumo, ou seja, 160 a 180 kits. Opções: empréstimo de stock de um parceiro ou do pipeline do cluster WASH, com acordo escrito de reembolso; adiar, em acordo com o programa, uma distribuição não urgente; pedir a A uma entrega parcial antecipada.

Os indícios (mesmo telefone, mesma caixa postal, mesma formatação) sugerem conluio ou propostas de cobertura: a concorrência pode não ser real. Etapas: documentar os factos de forma neutra (cópias das propostas, observações do comité); comunicar por escrito ao ponto focal antifraude no prazo de 48 horas, com cópia ao diretor de país ou de acordo com a política de denúncia; conservar os documentos. O que não faço: contactar B ou D para «pedir explicações», acusar publicamente ou conduzir eu próprio(a) uma investigação: isso comprometeria uma eventual investigação. Seguimento: verificar se B ou D já ganharam contratos (pesquisa nos quadros comparativos anteriores), verificar o registo legal e os proprietários, atualizar a lista de fornecedores (suspensão enquanto se aguarda a investigação, se a política o previr), alargar a base de fornecedores para garantir 3 propostas verdadeiramente independentes.

Quatro encomendas de 375 × 21,40 = 8 025 USD cada constituem um fracionamento da mesma necessidade: é proibido, e um auditor detetá-lo-ia de imediato (mesmo fornecedor, mesmo artigo, mesmas datas). Os custos arriscam ser declarados não elegíveis pelo doador (32 100 USD). Além disso, se o chefe de base for requisitante ou aprovador, não pode também assinar a receção: segregação de funções.

Recuso de forma cortês, mas clara, por escrito após a conversa oral, e proponho uma solução para a urgência real: (1) o comité reúne-se nas 24 horas seguintes, uma vez que as propostas já foram recebidas e avaliadas; (2) se o procedimento normal não for suficiente, pedido formal de derrogação de emergência ao diretor de país, fundamentado e arquivado; (3) empréstimo de 160 a 200 kits por um parceiro para cobrir o período de rutura; (4) pedido a A de uma entrega parcial. A receção é feita pelo fiel de armazém com um representante do programa. Se a pressão continuar, informo o coordenador de logística do país.