Ficha de stock, ponto de encomenda e análise das propostas

Saldos corretos: 1 200, 950, 770, 1 370, 1 050, 900, 625, 1 025, 715, 740, 450, 190, 690, 450, 245. Controlo: saldo inicial 1 200 + entradas 1 525 (600 + 400 + 25 + 500) - saídas 2 480 = 245.

Erros: (1) a 10/02, 625 + 400 = 1 025 e não 1 052 (inversão de algarismos, +27); (2) a 21/02, a devolução de 25 kits foi subtraída em vez de somada (-50). Efeito líquido: -23, o que explica o saldo registado de 222 em vez de 245.

Diferença real: 238 contados - 245 teóricos = -7 kits em falta. Com o saldo errado, ter-se-ia pensado num excedente de 16 kits.

Fragilidades: saída de 290 kits sem guia de saída nem assinatura, mediante pedido verbal (o BS-007 falta na sequência); nenhuma verificação do cálculo por um terceiro. Medidas: corrigir os saldos através de registo datado e assinado (sem rasuras), regularizar a saída de 28/02 com uma BS assinada pelo chefe de projeto e a lista de distribuição correspondente, investigar os 7 kits e só os dar como perda após validação, proibir qualquer saída sem BS, reconciliar ficha de stock e inventário todos os meses.

CMM = (saídas - devoluções) / 3 = (2 480 - 25) / 3 = 818,3 kits/mês.

Ponto de encomenda = CMM × prazo + stock de segurança = 818,3 × 1,5 + 818,3 = 2 046 kits. O stock (238), mesmo somado à encomenda em curso (538), está muito abaixo: é preciso encomendar imediatamente e rever o acompanhamento do ponto de encomenda.

Rutura: 238 / 818,3 × 30 ≈ 9 dias, ou seja, por volta de 9 de abril, antes da chegada do BC-044 (15/04). Os 300 kits do BC-044 cobrem depois cerca de 11 dias (até cerca de 26/04).

Quantidade a encomendar = CMM × (período coberto + prazo) + stock de segurança - stock disponível - encomendas em curso = 818,3 × (3 + 1,5) + 818,3 - 238 - 300 = 3 963 kits, arredondados para 4 000 (80 caixas de 50). O pedido de cotação de 4 000 kits é coerente.

A é afastada por não conformidade técnica (não se comparam preços com especificações diferentes); C é inadmissível, pois o documento é exigido sob pena de exclusão: não pode ser pedido após a abertura sem quebrar a igualdade de tratamento. Recomendação: adjudicar a B por 75 600 000 XAF, única proposta admissível e conforme, que além disso oferece o prazo mais curto, útil face à rutura prevista para 9 de abril. Como o montante ultrapassa 50 000 000 XAF, a ata é assinada pelos três membros do comité e aprovada pelo diretor nacional; cada membro assina uma declaração de ausência de conflito de interesses.

Assunto: Kits de higiene Maroua, rutura prevista para 9 de abril, decisões necessárias. «Bom dia, o inventário de 31/03 indica 238 kits para um saldo teórico corrigido de 245 (dois erros de cálculo na ficha, já corrigidos): faltam 7 kits, está em curso uma verificação. Uma saída de 290 kits de 28/02 sem guia de saída está a ser regularizada. Com um consumo de 818 kits por mês, a rutura ocorrerá por volta de 9 de abril, antes da chegada do BC-044 (300 kits, 15/04). Proponho: 1) adjudicar a encomenda de 4 000 kits ao fornecedor B (75 600 000 XAF, entrega em 3 semanas), ata do comité em anexo; 2) pedir um empréstimo de stock à base de Garoua ou a um parceiro para o período de 9 a 15 de abril; 3) caso contrário, adiar a distribuição de Koza uma semana. Agradeço a sua decisão até quinta-feira.»