Fiche de stock, point de commande et analyse des offres

Soldes corrects : 1 200, 950, 770, 1 370, 1 050, 900, 625, 1 025, 715, 740, 450, 190, 690, 450, 245. Contrôle : solde initial 1 200 + entrées 1 525 (600 + 400 + 25 + 500) - sorties 2 480 = 245.

Erreurs : (1) le 10/02, 625 + 400 = 1 025 et non 1 052 (inversion de chiffres, +27) ; (2) le 21/02, le retour de 25 kits a été soustrait au lieu d'être ajouté (-50). Effet net : -23, ce qui explique le solde inscrit de 222 au lieu de 245.

Écart réel : 238 comptés - 245 théoriques = -7 kits manquants. Avec le solde erroné, on aurait cru à un excédent de 16 kits.

Faiblesses : sortie de 290 kits sans bon de sortie ni signature, sur demande verbale (le BS-007 manque dans la séquence) ; aucune vérification du calcul par un tiers. Mesures : corriger les soldes par écriture datée et signée (sans rature), régulariser la sortie du 28/02 par un BS signé du chef de projet et la liste de distribution correspondante, enquêter sur les 7 kits et les passer en perte uniquement après validation, interdire toute sortie sans BS, rapprocher fiche de stock et inventaire chaque mois.

CMM = (sorties - retours) / 3 = (2 480 - 25) / 3 = 818,3 kits/mois.

Point de commande = CMM × délai + stock de sécurité = 818,3 × 1,5 + 818,3 = 2 046 kits. Le stock (238), même augmenté de la commande en cours (538), est très en dessous : il faut commander immédiatement et revoir le suivi du point de commande.

Rupture : 238 / 818,3 × 30 ≈ 9 jours, soit vers le 9 avril, avant l'arrivée du BC-044 (15/04). Les 300 kits du BC-044 couvrent ensuite environ 11 jours (jusque vers le 26/04).

Quantité à commander = CMM × (période couverte + délai) + stock de sécurité - stock disponible - commandes en cours = 818,3 × (3 + 1,5) + 818,3 - 238 - 300 = 3 963 kits, arrondis à 4 000 (80 cartons de 50). La demande de cotation de 4 000 kits est cohérente.

A est écartée pour non-conformité technique (on ne compare pas des prix sur des spécifications différentes) ; C est irrecevable, la pièce étant exigée à peine d'irrecevabilité : on ne peut pas la demander après ouverture sans rompre l'égalité de traitement. Recommandation : attribuer à B pour 75 600 000 XAF, seule offre recevable et conforme, qui offre de plus le délai le plus court, utile face à la rupture prévue le 9 avril. Le montant dépassant 50 000 000 XAF, le procès-verbal est signé par les trois membres du comité et approuvé par le directeur pays ; chaque membre signe une déclaration d'absence de conflit d'intérêts.

Objet : Kits d'hygiène Maroua, rupture prévue le 9 avril, décisions requises. « Bonjour, l'inventaire du 31/03 donne 238 kits pour un solde théorique corrigé de 245 (deux erreurs de calcul sur la fiche, corrigées) : 7 kits manquent, une vérification est en cours. Une sortie de 290 kits du 28/02 sans bon de sortie est en régularisation. Avec une consommation de 818 kits par mois, la rupture interviendra vers le 9 avril, avant l'arrivée du BC-044 (300 kits, 15/04). Je propose : 1) d'attribuer la commande de 4 000 kits au fournisseur B (75 600 000 XAF, livraison en 3 semaines), PV du comité joint ; 2) de demander un prêt de stock à la base de Garoua ou à un partenaire pour la période du 9 au 15 avril ; 3) à défaut, de décaler la distribution de Koza d'une semaine. Merci de votre décision avant jeudi. »