Ficha de existencias, punto de pedido y análisis de ofertas

Saldos correctos: 1 200, 950, 770, 1 370, 1 050, 900, 625, 1 025, 715, 740, 450, 190, 690, 450, 245. Control: saldo inicial 1 200 + entradas 1 525 (600 + 400 + 25 + 500) - salidas 2 480 = 245.

Errores: (1) el 10/02, 625 + 400 = 1 025 y no 1 052 (inversión de cifras, +27); (2) el 21/02, la devolución de 25 kits se restó en lugar de sumarse (-50). Efecto neto: -23, lo que explica el saldo registrado de 222 en lugar de 245.

Diferencia real: 238 contados - 245 teóricos = -7 kits faltantes. Con el saldo erróneo, se habría creído en un excedente de 16 kits.

Debilidades: salida de 290 kits sin albarán de salida ni firma, por solicitud verbal (falta el BS-007 en la secuencia); ninguna verificación del cálculo por un tercero. Medidas: corregir los saldos mediante un asiento fechado y firmado (sin tachaduras), regularizar la salida del 28/02 con un BS firmado por el jefe de proyecto y la lista de distribución correspondiente, investigar los 7 kits y darlos de baja como pérdida únicamente tras su validación, prohibir toda salida sin BS, conciliar cada mes la ficha de existencias con el inventario.

CMM = (salidas - devoluciones) / 3 = (2 480 - 25) / 3 = 818,3 kits/mes.

Punto de pedido = CMM × plazo + existencias de seguridad = 818,3 × 1,5 + 818,3 = 2 046 kits. Las existencias (238), incluso sumando el pedido en curso (538), están muy por debajo: hay que hacer el pedido de inmediato y revisar el seguimiento del punto de pedido.

Ruptura: 238 / 818,3 × 30 ≈ 9 días, es decir, hacia el 9 de abril, antes de la llegada del BC-044 (15/04). Los 300 kits del BC-044 cubren después unos 11 días (hasta alrededor del 26/04).

Cantidad a pedir = CMM × (período cubierto + plazo) + existencias de seguridad - existencias disponibles - pedidos en curso = 818,3 × (3 + 1,5) + 818,3 - 238 - 300 = 3 963 kits, redondeados a 4 000 (80 cajas de 50). La solicitud de cotización de 4 000 kits es coherente.

A queda descartada por no conformidad técnica (no se comparan precios sobre especificaciones diferentes); C es inadmisible, ya que el documento se exige so pena de inadmisibilidad: no puede solicitarse después de la apertura sin romper la igualdad de trato. Recomendación: adjudicar a B por 75 600 000 XAF, única oferta admisible y conforme, que además ofrece el plazo más corto, útil ante la ruptura prevista el 9 de abril. Como el importe supera 50 000 000 XAF, el acta la firman los tres miembros del comité y la aprueba el director de país; cada miembro firma una declaración de ausencia de conflicto de intereses.

Asunto: Kits de higiene Maroua, ruptura prevista el 9 de abril, decisiones necesarias. «Buenos días: el inventario del 31/03 arroja 238 kits para un saldo teórico corregido de 245 (dos errores de cálculo en la ficha, ya corregidos): faltan 7 kits y hay una verificación en curso. Se está regularizando una salida de 290 kits del 28/02 sin albarán de salida. Con un consumo de 818 kits al mes, la ruptura se producirá hacia el 9 de abril, antes de la llegada del BC-044 (300 kits, 15/04). Propongo: 1) adjudicar el pedido de 4 000 kits al proveedor B (75 600 000 XAF, entrega en 3 semanas), adjunto el acta del comité; 2) solicitar un préstamo de existencias a la base de Garoua o a un socio para el período del 9 al 15 de abril; 3) en su defecto, aplazar una semana la distribución de Koza. Le agradezco su decisión antes del jueves.»