بطاقة المخزون ونقطة إعادة الطلب وتحليل العروض

الأرصدة الصحيحة: 1,200، 950، 770، 1,370، 1,050، 900، 625، 1,025، 715، 740، 450، 190، 690، 450، 245. التحقق: الرصيد الافتتاحي 1,200 + الوارد 1,525 (600 + 400 + 25 + 500) - الصادر 2,480 = 245.

الأخطاء: (1) في 10/02، 625 + 400 = 1,025 وليس 1,052 (قلب في الأرقام، +27)؛ (2) في 21/02، طُرح مرتجع الحقائب الـ 25 بدلًا من إضافته (-50). الأثر الصافي: -23، وهو ما يفسر الرصيد المسجل 222 بدلًا من 245.

الفرق الفعلي: 238 معدودة - 245 نظرية = -7 حقائب ناقصة. ولو اعتُمد الرصيد الخاطئ لظُن أن هناك فائضًا بـ 16 حقيبة.

مواطن الضعف: صرف 290 حقيبة دون سند صرف ولا توقيع، بناءً على طلب شفهي (السند BS-007 مفقود من التسلسل)؛ وعدم تحقق طرف ثالث من الحسابات. الإجراءات: تصحيح الأرصدة بقيد مؤرخ وموقّع (دون شطب)، وتسوية صرف 28/02 بسند صرف يوقعه رئيس المشروع مع قائمة التوزيع المقابلة، والتحقيق في الحقائب السبع وعدم شطبها كخسارة إلا بعد المصادقة، ومنع أي صرف دون سند صرف، ومطابقة بطاقة المخزون مع الجرد شهريًا.

متوسط الاستهلاك الشهري (CMM) = (الصادر - المرتجعات) / 3 = (2,480 - 25) / 3 = 818.3 حقيبة/شهر.

نقطة إعادة الطلب = CMM × المهلة + مخزون الأمان = 818.3 × 1.5 + 818.3 = 2,046 حقيبة. المخزون (238)، حتى مع إضافة الطلبية الجارية (538)، أدنى من ذلك بكثير: يجب الطلب فورًا ومراجعة متابعة نقطة إعادة الطلب.

النفاد: 238 / 818.3 × 30 ≈ 9 أيام، أي نحو 9 أبريل، قبل وصول BC-044 (15/04). ثم تغطي الحقائب الـ 300 من BC-044 نحو 11 يومًا (حتى نحو 26/04).

الكمية الواجب طلبها = CMM × (الفترة المغطاة + المهلة) + مخزون الأمان - المخزون المتاح - الطلبيات الجارية = 818.3 × (3 + 1.5) + 818.3 - 238 - 300 = 3,963 حقيبة، تُقرّب إلى 4,000 (80 كرتونة من 50). وعليه فطلب عروض الأسعار لـ 4,000 حقيبة متسق.

يُستبعد العرض A لعدم المطابقة الفنية (لا تُقارن الأسعار على مواصفات مختلفة)؛ والعرض C غير مقبول لأن المستند مطلوب تحت طائلة عدم القبول: لا يجوز طلبه بعد فتح العروض دون الإخلال بمبدأ المساواة في المعاملة. التوصية: الترسية على B بمبلغ 75,600,000 XAF، وهو العرض الوحيد المقبول والمطابق، ويقدم فضلًا عن ذلك أقصر مهلة، وهو أمر مفيد في مواجهة النفاد المتوقع في 9 أبريل. ولأن المبلغ يتجاوز 50,000,000 XAF، يوقّع المحضرَ أعضاءُ اللجنة الثلاثة ويوافق عليه المدير القُطري؛ ويوقّع كل عضو إقرارًا بعدم وجود تضارب في المصالح.

الموضوع: حقائب النظافة في مَروا، نفاد متوقع في 9 أبريل، قرارات مطلوبة. «تحية طيبة، أظهر جرد 31/03 وجود 238 حقيبة مقابل رصيد نظري مصحح قدره 245 (خطآن حسابيان في البطاقة، تم تصحيحهما): 7 حقائب ناقصة والتحقق جارٍ. ويجري تسوية صرف 290 حقيبة بتاريخ 28/02 دون سند صرف. وبمعدل استهلاك 818 حقيبة شهريًا، سيقع النفاد نحو 9 أبريل، قبل وصول BC-044 (300 حقيبة، 15/04). أقترح: 1) ترسية طلبية الـ 4,000 حقيبة على المورّد B (75,600,000 XAF، تسليم خلال 3 أسابيع)، ومحضر اللجنة مرفق؛ 2) طلب إعارة مخزون من قاعدة غاروا أو من شريك للفترة من 9 إلى 15 أبريل؛ 3) وإلا، تأجيل توزيع كوزا أسبوعًا واحدًا. أرجو التكرم بإبلاغي بقراركم قبل يوم الخميس.»