Evaluación de ofertas, gestión de existencias e integridad del procedimiento de compras

Costos totales: A = 1 500 × 21,40 = 32 100 USD (transporte incluido); B = 1 500 × 19,80 + 2 600 = 29 700 + 2 600 = 32 300 USD; C = 1 500 × 20,10 + 1 650 = 30 150 + 1 650 = 31 800 USD; D = 1 500 × 18,90 + 3 400 = 28 350 + 3 400 = 31 750 USD.

Procedimiento: el importe (unos 32 000 USD) se sitúa entre 10 000 y 99 999 USD: licitación restringida, comité de tres miembros, tabla de evaluación anunciada de antemano.

Admisibilidad: A admisible. B no admisible: jabón no conforme (400 g en lugar de 1 000 g por kit); el incumplimiento es eliminatorio, aunque B sea el más rápido. C admisible. D no admisible: plazo de 25 días, superior a los 21 días exigidos. D es la oferta más barata, pero el precio no compensa un criterio eliminatorio. Solo quedan 2 ofertas admisibles: la adjudicación exige una justificación escrita aprobada por el director de país.

Recomendación: « El comité recomienda adjudicar el contrato al proveedor A por 32 100 USD. A obtiene 97,53 puntos frente a 83,14 de C. La diferencia de precio es de 300 USD (0,9 %), pero A entrega dos días antes, no exige anticipo (C pediría 15 900 USD antes de la entrega, un riesgo financiero real con un proveedor menos conocido) y sus referencias son mejores. B queda descartado por la no conformidad del jabón, y D por un plazo fuera de lo exigido. Al haber solo dos ofertas admisibles, solicitamos la aprobación escrita del director de país, conforme al procedimiento. Una sospecha de colusión entre B y D se notifica por separado al punto focal antifraude. La línea presupuestaria y la disponibilidad de fondos deben ser confirmadas por finanzas antes de emitir la orden de compra. »

Diferencia: saldo teórico 90, físico 72, es decir, 18 kits faltantes (20 % del saldo). Es una diferencia importante: hacer un recuento contradictorio, cotejar las notas de entrega BL-0912, 0931 y 0944 con las listas de distribución firmadas, redactar un informe de diferencias; no « corregir » la ficha sin una explicación documentada.

Consumo: salidas de septiembre 180 + 250 + 200 = 630; media de 3 meses (570 + 600 + 630) / 3 = 600 kits al mes, es decir, 20 al día.

Punto de pedido: 20 × (35 días de plazo + 15 días de seguridad) = 1 000 kits. Las existencias (72) están muy por debajo: el pedido debería haberse lanzado hace varias semanas. Cobertura actual: 72 / 20 = 3,6 días.

Cantidad: 1 500 kits cubren 75 días. Stock máximo = 20 × (35 + 15 + 30 días de período de revisión) = 1 600; 1 600 − 72 = 1 528: la cantidad de 1 500 es coherente.

Evitar la ruptura: incluso con A (12 días), faltan unos 8 a 9 días de consumo, es decir, de 160 a 180 kits. Opciones: préstamo de existencias de un socio o del pipeline del clúster WASH, con acuerdo escrito de reembolso; aplazar, de acuerdo con el programa, una distribución no urgente; pedir a A una entrega parcial anticipada.

Los indicios (mismo teléfono, mismo apartado postal, misma presentación) sugieren colusión u ofertas de complacencia: puede que la competencia no sea real. Pasos: documentar los hechos de forma neutral (copias de las ofertas, observaciones del comité); notificar por escrito al punto focal antifraude en un plazo de 48 horas, con copia al director de país o según la política de denuncia; conservar los documentos. Lo que no hago: contactar a B o D para « pedir explicaciones », acusar públicamente o llevar a cabo yo mismo una investigación: eso comprometería una posible investigación. Seguimiento: comprobar si B o D ya han ganado contratos (búsqueda en los cuadros comparativos anteriores), verificar el registro legal y los propietarios, actualizar la lista de proveedores (suspensión a la espera de la investigación si la política lo prevé), ampliar la base de proveedores para garantizar 3 ofertas realmente independientes.

Cuatro pedidos de 375 × 21,40 = 8 025 USD cada uno constituyen un fraccionamiento de la misma necesidad: está prohibido, y un auditor lo vería de inmediato (mismo proveedor, mismo artículo, mismas fechas). El donante podría declarar los costos no subvencionables (32 100 USD). Además, si el jefe de base es solicitante o aprobador, no puede firmar también la recepción: separación de funciones.

Me niego de forma educada pero clara, por escrito tras la conversación oral, y propongo una solución a la urgencia real: (1) el comité se reúne en un plazo de 24 horas, puesto que las ofertas ya se han recibido y evaluado; (2) si el procedimiento normal no basta, solicitud formal de excepción por urgencia al director de país, motivada y archivada; (3) préstamo de 160 a 200 kits por parte de un socio para cubrir el período de ruptura; (4) solicitud a A de una entrega parcial. La recepción la realiza el encargado del almacén con un representante del programa. Si la presión continúa, informo al coordinador de logística del país.