استلام شحنة غير مطابقة، والغرامات، وسعة المستودع

الفاتورة المستلمة: 70,950,000 FCFA، أي بزيادة 28,841,500 FCFA عن القيمة المقبولة: إنها غير مطابقة ويجب إعادتها للتصحيح.

الغرامة: التسليم في 17 أكتوبر بدلًا من 10، أي 7 أيام تأخير: 7 × 0.5% = 3.5% × 70,950,000 = 2,483,250 FCFA (دون سقف 10%). البطانيات الـ200 والبدائل لم تُسلَّم بعد: تستمر الغرامة في السريان على هذه الأصناف حسب تفسير العقد، ويجب تأكيد ذلك مع قسم المشتريات وحسابها عند التسليم النهائي.

المبلغ القابل للدفع في هذه المرحلة، بناءً على فاتورة مصححة: 42,108,500 - 2,483,250 = 39,625,250 FCFA.

الخيارات: (1) رفض الحقائب الـ1,500 واشتراط حقائب مطابقة (الاستبدال على نفقة المورّد)؛ (2) اشتراط أن يستكمل المورّد كل حقيبة بالسكين والمغرفة الناقصين، مع التحقق منها عند الاستلام؛ (3) قبول الحقائب الناقصة مع تخفيض في السعر.

التحليل: الخيار 3 يعدّل المواصفات بعد إرساء العقد: فهو يستلزم ملحقًا مكتوبًا وموافقة البرنامج، وقد يُخلّ بالمنافسة (كان بإمكان موردين آخرين تقديم حقيبة من 12 قطعة بسعر أقل). يجب أن يحدد البرنامج ما إذا كانت القطع الناقصة أساسية للأسر (السكين والمغرفة أساسيان لإعداد الوجبات). والخيار 2 هو غالبًا الأسرع ويحافظ على المواصفات.

التوصية: الإخطار بعدم المطابقة خلال 5 أيام عمل؛ ومطالبة المورّد باستكمال الحقائب في مهلة محددة (الخيار 2) أو، إن تعذر ذلك، باستبدالها (الخيار 1). يعود القرار إلى لجنة المشتريات أو مسؤول المشتريات بالتشاور مع البرنامج، كتابيًا، لا إلى أمين المخزن أو مسؤول اللوجستيات وحده. وتبقى الحقائب في الحجر، موسومة وغير قابلة للتوزيع، إلى حين صدور القرار.

السعة: 20 × 12 = 240 م²؛ 240 × 0.70 = 168 م² قابلة للاستخدام؛ 168 / 1.2 = 140 موضعًا أرضيًا؛ × مستويين = 280 منصة. الأماكن الشاغرة: 280 - 160 = 120 منصة.

الاحتياج: المشمعات المقبولة 1,435 / 100 = 14.35، أي 15؛ والجركنات 2,880 / 60 = 48؛ والبطانيات 2,800 / 150 = 18.7، أي 19؛ والحقائب 1,500 / 30 = 50؛ والناموسيات 3,000 / 400 = 7.5، أي 8؛ وحجر الأصناف التالفة: المشمعات 1، والجركنات 120 / 60 = 2. المجموع: 143 منصة، أي 23 منصة زيادة على المساحة المتاحة.

الحلول: (1) جعل المورّد يسترد الحقائب غير المطابقة فور الإخطار، أو تركها في عهدته إلى حين القرار: ينخفض الاحتياج إلى 93 منصة، ضمن السعة؛ (2) جعله يسترد فورًا الأصناف التالفة الـ145؛ (3) تقديم موعد شحن الأصناف المخصصة للتوزيع القادم إلى المواقع؛ (4) وإلا، مستودع متنقل مؤقت أو استئجار مكان قريب، مؤمَّن ومشمول بالتأمين. لا ينبغي تقليص الممرات ولا التكديس فوق مستويين: خطر الحوادث وسحق الأصناف. ويجب الإبقاء على منطقة حجر منفصلة ومعلَّمة.

مثال على الإجابة: «الموضوع: أمر الشراء رقم [المرجع]، مطالبة إثر شحنة 17 أكتوبر. السيدة/السيد المحترم(ة)، وفقًا للبند المتعلق بالمطالبات في عقدنا، نخطركم بالفروق التي لوحظت عند الاستلام: 40 مشمعًا ناقصًا و25 مشمعًا ممزقًا؛ و120 جركنًا مشقوقًا؛ و200 بطانية لم تُسلَّم؛ و1,500 حقيبة أدوات مطبخ غير مطابقة (12 قطعة بدلًا من 14، والسكين والمغرفة ناقصان). نطلب منكم تسليم النواقص واستبدال الأصناف التالفة خلال 10 أيام، واستكمال الحقائب أو استبدالها وفق المواصفات. الأصناف المرفوضة متاحة لكم. جاء التسليم متأخرًا 7 أيام: ستُخصم الغرامة التعاقدية البالغة 2,483,250 FCFA من الدفعة. يُرجى موافاتنا بفاتورة مطابقة للكميات المقبولة (42,108,500 FCFA حتى تاريخه). مع خالص التحية.»

مواطن الضعف: وقّع أمين المخزن على الإشعار بعبارة «استُلم 1,500» قبل العدّ، مما يُضعف المطالبة بشأن المشمعات الـ40 الناقصة؛ ولم يجرِ أي تحقق من المواصفات عند الاستلام (كان من الممكن توزيع الحقائب)؛ والفاتورة تغطي كامل الطلب دون مطابقة.

القواعد: لا يوقَّع الإشعار إلا بعد العدّ، مع عبارة «رهنًا بالعدّ وضبط الجودة» إذا تعذّر على الشاحنة الانتظار؛ ويُعدّ محضر الاستلام شخص ثانٍ (الفصل بين المهام)؛ وضبط الجودة بعينة استنادًا إلى المواصفات؛ ولا يتم الدفع إلا بعد المطابقة الثلاثية للمستندات (أمر الشراء، ومحضر الاستلام، والفاتورة).