Réception d'une livraison non conforme, pénalités et capacité de l'entrepôt

Facture reçue : 70 950 000 FCFA, soit 28 841 500 FCFA de plus que la valeur acceptée : elle est non conforme et doit être renvoyée pour correction.

Pénalité : livraison le 17 octobre au lieu du 10, soit 7 jours de retard : 7 × 0,5 % = 3,5 % × 70 950 000 = 2 483 250 FCFA (sous le plafond de 10 %). Les 200 couvertures et les remplacements ne sont pas encore livrés : la pénalité continue de courir sur ces articles selon la lecture du contrat, à confirmer avec le service achats et à calculer à la livraison finale.

Montant payable à ce stade, sur facture corrigée : 42 108 500 - 2 483 250 = 39 625 250 FCFA.

Options : (1) refuser les 1 500 kits et exiger des kits conformes (remplacement aux frais du fournisseur) ; (2) exiger que le fournisseur complète chaque kit avec le couteau et la louche manquants, contrôlés à la réception ; (3) accepter les kits incomplets avec une réduction de prix.

Analyse : l'option 3 modifie la spécification après l'attribution du marché : elle exige un avenant écrit et l'accord du programme, et elle peut fausser la concurrence (d'autres fournisseurs auraient pu proposer un kit à 12 pièces moins cher). Le programme doit dire si les pièces manquantes sont essentielles pour les ménages (le couteau et la louche le sont pour préparer les repas). L'option 2 est souvent la plus rapide et préserve la spécification.

Recommandation : notifier la non-conformité dans les 5 jours ouvrables ; demander au fournisseur de compléter les kits sous un délai fixé (option 2) ou, à défaut, de les remplacer (option 1). La décision revient au comité ou au responsable achats avec le programme, par écrit, et non au magasinier ou au chargé logistique seul. Les kits restent en quarantaine, étiquetés, non distribuables, jusqu'à la décision.

Capacité : 20 × 12 = 240 m² ; 240 × 0,70 = 168 m² utilisables ; 168 / 1,2 = 140 emplacements au sol ; × 2 niveaux = 280 palettes. Places libres : 280 - 160 = 120 palettes.

Besoin : bâches acceptées 1 435 / 100 = 14,35, soit 15 ; jerricans 2 880 / 60 = 48 ; couvertures 2 800 / 150 = 18,7, soit 19 ; kits 1 500 / 30 = 50 ; moustiquaires 3 000 / 400 = 7,5, soit 8 ; quarantaine des articles endommagés : bâches 1, jerricans 120 / 60 = 2. Total : 143 palettes, soit 23 de plus que la place disponible.

Solutions : (1) faire reprendre les kits non conformes par le fournisseur dès la notification, ou les laisser sous sa garde jusqu'à la décision : le besoin tombe à 93 palettes, dans la capacité ; (2) faire reprendre immédiatement les 145 articles endommagés ; (3) avancer l'expédition vers les sites des articles prévus pour la prochaine distribution ; (4) à défaut, entrepôt mobile temporaire ou location d'un local proche, sécurisé et assuré. Ne pas réduire les allées ni empiler au-delà de 2 niveaux : risque d'accident et articles écrasés. Garder une zone de quarantaine séparée et signalée.

Exemple de réponse : « Objet : bon de commande n° [référence], réclamation à la suite de la livraison du 17 octobre. Madame, Monsieur, conformément à l'article sur les réclamations de notre contrat, nous vous notifions les écarts constatés à la réception : 40 bâches manquantes et 25 bâches déchirées ; 120 jerricans fissurés ; 200 couvertures non livrées ; 1 500 kits de cuisine non conformes (12 pièces au lieu de 14, couteau et louche manquants). Nous vous demandons de livrer les manquants et de remplacer les articles endommagés sous 10 jours, et de compléter les kits ou de les remplacer selon la spécification. Les articles refusés sont tenus à votre disposition. La livraison est intervenue avec 7 jours de retard : la pénalité contractuelle de 2 483 250 FCFA sera déduite du paiement. Merci de nous adresser une facture conforme aux quantités acceptées (42 108 500 FCFA à ce jour). Cordialement. »

Faiblesses : le magasinier a signé le bordereau « 1 500 reçues » avant le comptage, ce qui affaiblit la réclamation pour les 40 bâches manquantes ; aucune vérification de la spécification à la réception (les kits auraient pu être distribués) ; la facture couvre la totalité de la commande sans rapprochement.

Règles : signature du bordereau uniquement après comptage, avec mention « sous réserve de comptage et de contrôle qualité » si le camion ne peut pas attendre ; bon de réception établi par une deuxième personne (séparation des tâches) ; contrôle qualité par échantillon sur la base de la spécification ; paiement uniquement après rapprochement à trois documents (bon de commande, bon de réception, facture).