Recepción de una entrega no conforme, penalizaciones y capacidad del almacén

Factura recibida: 70 950 000 FCFA, es decir, 28 841 500 FCFA más que el valor aceptado: no es conforme y debe devolverse para su corrección.

Penalización: entrega el 17 de octubre en lugar del 10, es decir, 7 días de retraso: 7 × 0,5 % = 3,5 % × 70 950 000 = 2 483 250 FCFA (por debajo del tope del 10 %). Las 200 mantas y los reemplazos aún no se han entregado: la penalización sigue corriendo para esos artículos según la interpretación del contrato, lo que debe confirmarse con el servicio de compras y calcularse en la entrega final.

Importe pagadero en esta fase, contra factura corregida: 42 108 500 - 2 483 250 = 39 625 250 FCFA.

Opciones: (1) rechazar los 1 500 kits y exigir kits conformes (sustitución a cargo del proveedor); (2) exigir que el proveedor complete cada kit con el cuchillo y el cucharón que faltan, controlados en la recepción; (3) aceptar los kits incompletos con una reducción de precio.

Análisis: la opción 3 modifica la especificación después de la adjudicación del contrato: requiere una enmienda escrita y el acuerdo del programa, y puede falsear la competencia (otros proveedores podrían haber ofrecido un kit de 12 piezas más barato). El programa debe indicar si las piezas que faltan son esenciales para los hogares (el cuchillo y el cucharón lo son para preparar las comidas). La opción 2 suele ser la más rápida y preserva la especificación.

Recomendación: notificar la no conformidad dentro de los 5 días hábiles; pedir al proveedor que complete los kits en un plazo fijado (opción 2) o, en su defecto, que los sustituya (opción 1). La decisión corresponde al comité o al responsable de compras junto con el programa, por escrito, y no al almacenista ni al oficial de logística por sí solo. Los kits permanecen en cuarentena, etiquetados y sin poder distribuirse, hasta la decisión.

Capacidad: 20 × 12 = 240 m²; 240 × 0,70 = 168 m² utilizables; 168 / 1,2 = 140 posiciones en el suelo; × 2 niveles = 280 paletas. Posiciones libres: 280 - 160 = 120 paletas.

Necesidad: lonas aceptadas 1 435 / 100 = 14,35, es decir, 15; bidones 2 880 / 60 = 48; mantas 2 800 / 150 = 18,7, es decir, 19; kits 1 500 / 30 = 50; mosquiteros 3 000 / 400 = 7,5, es decir, 8; cuarentena de los artículos dañados: lonas 1, bidones 120 / 60 = 2. Total: 143 paletas, es decir, 23 más que el espacio disponible.

Soluciones: (1) hacer que el proveedor retire los kits no conformes en cuanto se le notifique, o dejarlos bajo su custodia hasta la decisión: la necesidad baja a 93 paletas, dentro de la capacidad; (2) hacer que se retiren de inmediato los 145 artículos dañados; (3) adelantar el envío a los sitios de los artículos previstos para la próxima distribución; (4) en su defecto, almacén móvil temporal o alquiler de un local cercano, seguro y asegurado. No reducir los pasillos ni apilar más de 2 niveles: riesgo de accidente y artículos aplastados. Mantener una zona de cuarentena separada y señalizada.

Ejemplo de respuesta: «Asunto: orden de compra n.º [referencia], reclamación tras la entrega del 17 de octubre. Estimados señores: conforme a la cláusula sobre reclamaciones de nuestro contrato, les notificamos las diferencias constatadas en la recepción: 40 lonas faltantes y 25 lonas rasgadas; 120 bidones agrietados; 200 mantas no entregadas; 1 500 kits de cocina no conformes (12 piezas en lugar de 14, faltan el cuchillo y el cucharón). Les solicitamos que entreguen los faltantes y sustituyan los artículos dañados en un plazo de 10 días, y que completen los kits o los sustituyan conforme a la especificación. Los artículos rechazados quedan a su disposición. La entrega se efectuó con 7 días de retraso: la penalización contractual de 2 483 250 FCFA se deducirá del pago. Les rogamos que nos envíen una factura conforme a las cantidades aceptadas (42 108 500 FCFA a la fecha). Atentamente.»

Debilidades: el almacenista firmó el albarán «1 500 recibidas» antes del recuento, lo que debilita la reclamación por las 40 lonas faltantes; no se verificó la especificación en la recepción (los kits podrían haberse distribuido); la factura cubre la totalidad del pedido sin conciliación.

Reglas: firma del albarán solo después del recuento, con la mención «sujeto a recuento y control de calidad» si el camión no puede esperar; acta de recepción elaborada por una segunda persona (separación de funciones); control de calidad por muestreo con base en la especificación; pago solo después de la conciliación de tres documentos (orden de compra, acta de recepción, factura).