Cadena de suministro de emergencia: plazos, capacidad de almacenamiento y despacho de aduanas

Expediente presentado en D0 (carta disponible hacia D+21): kits de albergue: puerto D+21, carta disponible, despacho de aduanas 3 días, transporte 2 días: D+26. Kits de cocina internacionales: puerto D+28, despacho D+31, D+33. Kits de higiene: D+10 + 2 = D+12. Bidones: D+7 + 2 = D+9. Kits de cocina locales: D+12 + 2 = D+14.

Expediente presentado en D+5 (carta hacia D+26): los kits de albergue esperan la carta en el puerto hasta D+26, despacho D+29, llegada D+31, después del inicio de la primera ronda; los kits de cocina siguen llegando en D+33. Cada día de retraso en el expediente repercute directamente en los kits de albergue.

Ruta crítica: el expediente de exención y, a continuación, los artículos importados. El expediente debe presentarse en D0, completo (listas de empaque, facturas proforma, acuerdo con el ministerio).

Kits de cocina: la ronda 1 (2 000 hogares en D+30) no puede atenderse con kits de cocina importados. Opción recomendada: 2 500 kits locales (D+14) para la ronda 1 y parte de la ronda 2, y 1 500 kits importados (D+33) para el resto. Costo: 2 500 × 34 + 1 500 × 26 = 85 000 + 39 000 = 124 000 USD, frente a 104 000 USD si todo se importa, es decir, un sobrecosto de 20 000 USD (2 500 × 8), justificado por el cumplimiento del calendario; también hay que verificar la calidad de los kits locales con respecto a las especificaciones. Las compras siguen el procedimiento de emergencia de la organización, con justificación escrita de la eventual excepción.

Costo total del plan: 288 000 (albergue) + 192 000 (higiene) + 124 000 (cocina) + 48 000 (bidones) = 652 000 USD, sin transporte ni despacho de aduanas.

Volumen: albergue 6 000 × 0,06 = 360 m³; higiene 300 m³; cocina 4 000 × 0,04 = 160 m³; bidones 12 000 × 0,012 = 144 m³; total 964 m³. Peso: 108 + 72 + 32 + 7,2 = 219,2 t.

Capacidad: almacén 450 × 0,65 × 2 = 585 m³; unidad móvil 240 × 0,65 × 2 = 312 m³; conjunto 897 m³, todavía inferior a 964 m³. Por lo tanto, es imposible almacenarlo todo al mismo tiempo.

Camiones: por peso, 219,2 / 10 = 22 camiones; por volumen, 964 / 40 = 24,1, es decir, 25 camiones: el volumen es el factor limitante. Contenedores: kits de albergue 360 / 60 = 6; kits de cocina importados (1 500 × 0,04 = 60 m³): 1 contenedor, es decir, 7 contenedores con el plan elegido (9 si todo se importa: 6 + 160 / 60 redondeado a 3).

Solución: recepciones escalonadas ajustadas a las rondas. Una ronda de 2 000 hogares representa unos 321 m³ (964 / 3). Los artículos locales se entregan por tramos (ronda 1 y luego ronda 2) en lugar de entregarse de una sola vez; así, la existencia máxima se mantiene por debajo de 585 m³, y la unidad móvil sirve de reserva para los kits de albergue que llegan en bloque (360 m³) y para los imprevistos. También se puede entregar una parte directamente desde los camiones a los puntos de distribución (cross-docking) si la seguridad lo permite. Hay que prever el seguro, la seguridad, la protección contra la lluvia y una ficha de existencias por artículo.

Sobrestadía: con el plan elegido, 7 contenedores × 10 días × 150 = 10 500 USD (9 contenedores si todo se importa: 13 500 USD). Derechos sin exención: 25 % del valor importado: kits de albergue 288 000 + kits de cocina importados 39 000 = 327 000 USD, es decir, 81 750 USD. Pagar los derechos es por tanto mucho más costoso que unos días de sobrestadía.

Medidas: presentación del expediente completo en D0 y seguimiento diario con el ministerio; apoyo del clúster de logística o de la coordinación humanitaria, que a menudo hace el seguimiento de los procedimientos de exención; verificación de los documentos por el transitario antes del envío; retrasar unos días el envío desde el almacén regional si la carta se demora, para que la llegada caiga dentro de la franquicia; negociación de una franquicia ampliada con la naviera; presupuesto para contingencias; compra local adicional si la carta queda bloqueada.

Naturaleza: se trata de un pago de facilitación, es decir, de un soborno destinado a obtener de un funcionario público un servicio al que la organización tiene derecho. La propuesta de facturarlo como « gastos de tramitación » añade un asiento contable falso. El hecho de que « todas las organizaciones lo hacen » no cambia nada.

Riesgos: violación de la política anticorrupción de la organización y de los acuerdos con los donantes, costos no subvencionables, posibles acciones judiciales en virtud de las leyes anticorrupción aplicables a la organización y a sus donantes, daño a la reputación y a las relaciones con las autoridades, precedente que expone todas las operaciones futuras.

Respuesta escrita: « Gracias por su mensaje. Nuestra organización no efectúa ningún pago fuera de las tasas oficiales, ni en efectivo ni de ninguna otra forma, y no puede aceptar una facturación que no corresponda a un servicio real. Le pedimos que siga el procedimiento oficial y nos transmita cada semana el estado del expediente. Le recordamos que nuestro contrato incluye una cláusula anticorrupción. »

Medidas posteriores: notificación al punto focal antifraude o al director de país, con copia del mensaje; verificación de las facturas anteriores del transitario; evaluación de la continuidad del contrato y registro del incidente en la base de proveedores; información a la coordinación logística (sin acusación pública); aceleración por las vías legítimas (pregunta 3).

« Abastecimiento de NFI, 6 000 hogares, costo estimado de 652 000 USD. (1) Artículos locales (higiene, bidones, 2 500 kits de cocina) disponibles en Les Cayes entre D+9 y D+14. (2) Artículos importados: kits de albergue en D+26 si el expediente de exención se presenta hoy, kits de cocina importados en D+33; la ronda 1 estará completa gracias a los kits de cocina locales (sobrecosto de 20 000 USD). (3) Almacenamiento: 964 m³ para 897 m³ de capacidad con la unidad móvil; las recepciones se escalonarán por ronda. (4) Riesgo aduanero: 10 500 USD de sobrestadía por 10 días de retraso, 81 750 USD si perdiéramos la exención. (5) Se ha rechazado y notificado una solicitud de pago de facilitación. Decisiones solicitadas: validar la compra local de 2 500 kits de cocina y el sobrecosto, validar el alquiler de la unidad móvil, encargar al director de país que respalde el expediente de exención ante el ministerio. »