Cadeia de abastecimento de emergência: prazos, capacidade de armazenagem e desalfandegamento

Processo entregue em D0 (carta disponível por volta de D+21): kits de abrigo: porto D+21, carta disponível, desalfandegamento 3 dias, transporte 2 dias: D+26. Kits de cozinha internacionais: porto D+28, desalfandegamento D+31, D+33. Kits de higiene: D+10 + 2 = D+12. Jerricans: D+7 + 2 = D+9. Kits de cozinha locais: D+12 + 2 = D+14.

Processo entregue em D+5 (carta por volta de D+26): os kits de abrigo esperam pela carta no porto até D+26, desalfandegamento D+29, chegada D+31, depois do início da primeira vaga; os kits de cozinha continuam a chegar em D+33. Cada dia de atraso no processo repercute-se diretamente nos kits de abrigo.

Caminho crítico: o processo de isenção e, depois, os artigos importados. O processo deve ser entregue em D0, completo (listas de embalagem, faturas pró-forma, acordo com o ministério).

Kits de cozinha: a vaga 1 (2 000 agregados familiares em D+30) não pode ser servida com kits de cozinha importados. Opção recomendada: 2 500 kits locais (D+14) para a vaga 1 e parte da vaga 2, e 1 500 kits importados (D+33) para o resto. Custo: 2 500 × 34 + 1 500 × 26 = 85 000 + 39 000 = 124 000 USD, contra 104 000 USD com tudo importado, ou seja, um custo adicional de 20 000 USD (2 500 × 8), justificado pelo cumprimento do calendário; é também preciso verificar a qualidade dos kits locais face às especificações. As compras seguem o procedimento de emergência da organização, com justificação escrita de eventual derrogação.

Custo total do plano: 288 000 (abrigo) + 192 000 (higiene) + 124 000 (cozinha) + 48 000 (jerricans) = 652 000 USD, sem transporte nem desalfandegamento.

Volume: abrigo 6 000 × 0,06 = 360 m³; higiene 300 m³; cozinha 4 000 × 0,04 = 160 m³; jerricans 12 000 × 0,012 = 144 m³; total 964 m³. Peso: 108 + 72 + 32 + 7,2 = 219,2 t.

Capacidade: armazém 450 × 0,65 × 2 = 585 m³; unidade móvel 240 × 0,65 × 2 = 312 m³; conjunto 897 m³, ainda inferior a 964 m³. É portanto impossível armazenar a totalidade ao mesmo tempo.

Camiões: pelo peso, 219,2 / 10 = 22 camiões; pelo volume, 964 / 40 = 24,1, ou seja, 25 camiões: é o volume que limita. Contentores: kits de abrigo 360 / 60 = 6; kits de cozinha importados (1 500 × 0,04 = 60 m³): 1 contentor, ou seja, 7 contentores com o plano adotado (9 se tudo for importado: 6 + 160 / 60 arredondado a 3).

Solução: receções escalonadas em função das vagas. Uma vaga de 2 000 agregados familiares representa cerca de 321 m³ (964 / 3). Os artigos locais são entregues por tranches (vaga 1 e depois vaga 2) em vez de uma só vez; o stock máximo fica assim abaixo de 585 m³, e a unidade móvel serve de tampão para os kits de abrigo que chegam em bloco (360 m³) e para os imprevistos. Também se pode entregar parte diretamente dos camiões nos pontos de distribuição (cross-docking), se a segurança o permitir. É preciso prever o seguro, a segurança, a proteção contra a chuva e uma ficha de stock por artigo.

Sobre-estadia: com o plano adotado, 7 contentores × 10 dias × 150 = 10 500 USD (9 contentores se tudo for importado: 13 500 USD). Direitos sem isenção: 25% do valor importado: kits de abrigo 288 000 + kits de cozinha importados 39 000 = 327 000 USD, ou seja, 81 750 USD. Pagar os direitos é portanto muito mais caro do que alguns dias de sobre-estadia.

Medidas: entrega do processo completo em D0 e acompanhamento diário junto do ministério; apoio do cluster de logística ou da coordenação humanitária, que acompanham frequentemente os procedimentos de isenção; verificação dos documentos pelo transitário antes da expedição; adiar alguns dias a expedição a partir do armazém regional se a carta tardar, para que a chegada coincida com a franquia; negociação de uma franquia alargada com a companhia marítima; orçamento de contingência; compra local suplementar se a carta ficar bloqueada.

Natureza: trata-se de um pagamento de facilitação, ou seja, de um suborno destinado a obter de um agente público um serviço a que a organização tem direito. A proposta de o faturar como «despesas de processo» acrescenta um registo contabilístico falso. O facto de «todas as organizações o fazerem» não altera nada.

Riscos: violação da política anticorrupção da organização e dos acordos com os doadores, custos não elegíveis, possíveis processos ao abrigo das leis anticorrupção aplicáveis à organização e aos seus doadores, dano à reputação e às relações com as autoridades, precedente que expõe todas as operações futuras.

Resposta escrita: «Obrigado pela sua mensagem. A nossa organização não efetua qualquer pagamento para além das taxas oficiais, em numerário ou sob outra forma, e não pode aceitar uma faturação que não corresponda a um serviço real. Pedimos-lhe que siga o procedimento oficial e nos transmita semanalmente o ponto de situação do processo. Recordamos que o nosso contrato inclui uma cláusula anticorrupção.»

Seguimento: comunicação ao ponto focal antifraude ou ao diretor de país, com cópia da mensagem; verificação das faturas anteriores do transitário; avaliação da manutenção do contrato e registo do incidente na base de fornecedores; informação da coordenação logística (sem acusação pública); aceleração pelas vias legítimas (pergunta 3).

«Aprovisionamento NFI, 6 000 agregados familiares, custo estimado de 652 000 USD. (1) Artigos locais (higiene, jerricans, 2 500 kits de cozinha) disponíveis em Les Cayes entre D+9 e D+14. (2) Artigos importados: kits de abrigo em D+26 se o processo de isenção for entregue hoje, kits de cozinha importados em D+33; a vaga 1 ficará completa graças aos kits de cozinha locais (custo adicional de 20 000 USD). (3) Armazenagem: 964 m³ para 897 m³ de capacidade com a unidade móvel; as receções serão escalonadas por vaga. (4) Risco aduaneiro: 10 500 USD de sobre-estadia por 10 dias de atraso, 81 750 USD se perdêssemos a isenção. (5) Um pedido de pagamento de facilitação foi recusado e comunicado. Decisões pedidas: validar a compra local de 2 500 kits de cozinha e o custo adicional, validar o aluguer da unidade móvel, mandatar o diretor de país para apoiar o processo de isenção junto do ministério.»