Gestão de frota, custo por quilómetro e plano de transporte antes da estação das chuvas

Custo total = 5 520 + (litros × 1,80) + manutenção.

Anomalias: o V3 consome 24,9 L/100 km apesar de ser recente e pouco utilizado: consumo excessivo de 1 020 − (4 100 × 0,17) = 323 L, ou seja, 581 USD, coerente com as requisições de combustível suspeitas do documento 4. O V5 consome 26,5 L/100 km (219 L, ou seja, 394 USD para além do valor de cálculo), mas com um perfil diferente: veículo com 412 000 km, manutenção de 4 800 USD e disponibilidade de 56,5%, o que sugere desgaste e não fraude, a confirmar por uma inspeção mecânica. O V1, o V2 e o V4 estão dentro da norma.

Aluguer para 6 000 km por trimestre: 3 × 4 200 + 6 000 × 0,17 × 1,80 = 12 600 + 1 836 = 14 436 USD, ou seja, 2,41 USD/km. Veículo próprio recente com a mesma utilização (base V1): 5 520 + 1 836 + 900 = 8 256 USD, ou seja, 1,38 USD/km. V5: 4,96 USD/km em 2 300 km; mesmo que percorresse 6 000 km, os seus custos fixos e de manutenção colocá-lo-iam em cerca de 2,0 a 2,2 USD/km (5 520 + 4 800 de manutenção + combustível, divididos por 6 000), apenas um pouco menos do que o aluguer, mas com 56,5% de disponibilidade não consegue atingir essa utilização, e as suas avarias custam sobretudo em atividades canceladas.

Conclusão: o aluguer é mais caro por quilómetro do que um veículo próprio recente, mas muito mais barato do que o V5 em termos de serviço efetivamente prestado, e garante a disponibilidade (substituição no prazo de 24 horas) durante a estação crítica. Recomendação: (1) retirar o V5 de serviço após inspeção mecânica e aliená-lo segundo o procedimento de alienação de ativos (comité, avaliação, leilão ou doação documentada); o acordo de 2017 permite-o sem acordo do doador, mas a alienação deve ser rastreada e o produto registado; (2) alugar um veículo por 3 meses para cobrir a estação das chuvas; (3) incluir a substituição do V5 na próxima proposta de financiamento; (4) não mexer no V1 e no V2 sem acordo do doador.

Rotações (10 t por camião): Leer 140 / 10 = 14 rotações × 4 dias = 56 dias-camião; Mayendit 100 / 10 = 10 × 5 = 50 dias-camião; Koch 120 / 10 = 12 × 3 = 36 dias-camião. Total: 142 dias-camião.

Duração: com 4 camiões, 142 / 4 = 35,5 dias, ou seja, para além da janela de 30 dias. Com 5 camiões: 28,4 dias, sem margem para avarias, chuva precoce ou postos de controlo. Com 6 camiões: 23,7 dias, ou seja, cerca de 6 dias de margem. Os camiões suplementares exigem 5 dias de pré-aviso: é preciso encomendá-los imediatamente. Recomendação: 6 camiões (2 suplementares), sendo o custo por tonelada e, portanto, inalterado.

Ordem: prioridade aos destinos que fecham aos 30 dias, começando por Mayendit (rotação mais longa, 5 dias) e Leer; Koch, acessível durante mais 15 dias, pode ser abastecido no fim do período ou com os camiões que forem ficando livres. Pode-se, por exemplo, afetar inicialmente 3 camiões a Leer, 2 a Mayendit e 1 a Koch, e depois reafetar.

Custo: 140 × 85 + 100 × 110 + 120 × 70 = 11 900 + 11 000 + 8 400 = 31 300 USD.

Pontos de atenção: capacidade de armazenamento e segurança dos armazéns de destino, guias de entrega assinadas em cada rotação, acompanhamento diário dos camiões, plano alternativo se uma pista fechar mais cedo.

Análise: quatro abastecimentos de 90 L enquanto o veículo está na oficina, um consumo excessivo de 323 L, uma validação por uma única pessoa e um conflito de interesses não declarado: são indícios sérios de fraude, mas ainda não uma prova.

Ações imediatas: conservar os documentos (requisições de combustível, diário de bordo, fatura da oficina, dados GPS do V3); comunicar sem demora ao ponto focal antifraude ou ao diretor de país, de acordo com a política da organização; retirar ao técnico de frota, a título cautelar e sem acusação, a validação exclusiva das requisições, instituindo uma dupla assinatura para todos; agradecer ao assistente de frota e protegê-lo contra qualquer represália, preservando a confidencialidade da sua denúncia.

O que não faço: não interrogo eu próprio(a) o técnico de frota nem a bomba de combustível, não aplico sanções antes da investigação, não falo do assunto à equipa.

Controlos: declaração anual de conflitos de interesses; reconciliação mensal entre requisições de combustível, leituras do conta-quilómetros, diário de bordo e GPS; limiar de alerta automático acima de 18 L/100 km; cartão de combustível nominativo por veículo ou depósito com dupla chave; concorrência entre bombas de combustível; controlos sem aviso prévio dos níveis.

«Assunto: frota de Bentiu e pré-posicionamento. (1) Pré-posicionamento: 360 t a entregar em 30 dias representam 142 dias-camião; com 4 camiões, são necessários 35,5 dias. Peço autorização para 2 camiões suplementares (custo inalterado: 31 300 USD no total); encomenda até amanhã, pré-aviso de 5 dias. (2) Frota: custo médio de 1,80 USD/km; o V5 custa 4,96 USD/km e só esteve disponível 57% do tempo. Peço autorização para o alienar segundo o procedimento e alugar um veículo por 3 meses (12 600 USD sem combustível). (3) Uma anomalia de combustível no V3 (323 L, cerca de 580 USD) foi comunicada ao ponto focal antifraude; está em vigor uma dupla validação das requisições.»