Gestión de flota, costo por kilómetro y plan de transporte antes de la temporada de lluvias

Costo total = 5 520 + (litros × 1,80) + mantenimiento.

Anomalías: V3 consume 24,9 L/100 km pese a ser reciente y poco utilizado: sobreconsumo de 1 020 − (4 100 × 0,17) = 323 L, es decir, 581 USD, coherente con los vales de combustible sospechosos del documento 4. V5 consume 26,5 L/100 km (219 L, es decir, 394 USD por encima del valor de cálculo), pero con un perfil diferente: vehículo de 412 000 km, mantenimiento de 4 800 USD y disponibilidad del 56,5 %, lo que apunta al desgaste más que al fraude, a confirmar mediante una revisión mecánica. V1, V2 y V4 están dentro de la norma.

Alquiler para 6 000 km por trimestre: 3 × 4 200 + 6 000 × 0,17 × 1,80 = 12 600 + 1 836 = 14 436 USD, es decir, 2,41 USD/km. Vehículo reciente propio con el mismo uso (base V1): 5 520 + 1 836 + 900 = 8 256 USD, es decir, 1,38 USD/km. V5: 4,96 USD/km en 2 300 km; incluso si recorriera 6 000 km, sus costos fijos y de mantenimiento lo situarían en torno a 2,0 a 2,2 USD/km (5 520 + 4 800 de mantenimiento + combustible, divididos entre 6 000), apenas menos que el alquiler, pero con un 56,5 % de disponibilidad no puede alcanzar ese uso, y sus averías cuestan sobre todo en actividades canceladas.

Conclusión: el alquiler es más caro por kilómetro que un vehículo reciente propio, pero mucho más barato que V5 en relación con el servicio realmente prestado, y garantiza la disponibilidad (sustitución en 24 horas) durante la temporada crítica. Recomendación: (1) retirar V5 del servicio tras una revisión mecánica y cederlo según el procedimiento de cesión de activos (comité, tasación, subasta o donación documentada); el acuerdo de 2017 lo permite sin acuerdo del donante, pero la cesión debe quedar registrada y el producto contabilizado; (2) alquilar un vehículo durante 3 meses para cubrir la temporada de lluvias; (3) incluir la sustitución de V5 en la próxima propuesta de financiación; (4) no tocar V1 ni V2 sin acuerdo del donante.

Rotaciones (10 t por camión): Leer 140 / 10 = 14 rotaciones × 4 días = 56 días-camión; Mayendit 100 / 10 = 10 × 5 = 50 días-camión; Koch 120 / 10 = 12 × 3 = 36 días-camión. Total: 142 días-camión.

Duración: con 4 camiones, 142 / 4 = 35,5 días, es decir, más allá de la ventana de 30 días. Con 5 camiones: 28,4 días, sin margen para averías, lluvias tempranas o puestos de control. Con 6 camiones: 23,7 días, es decir, unos 6 días de margen. Los camiones adicionales requieren 5 días de preaviso: hay que pedirlos de inmediato. Recomendación: 6 camiones (2 adicionales), ya que el costo es por tonelada y, por lo tanto, no varía.

Orden: prioridad a los destinos que cierran a los 30 días, empezando por Mayendit (rotación más larga, 5 días) y Leer; Koch, accesible 15 días más, puede abastecerse al final del periodo o con los camiones que vayan quedando libres. Se pueden repartir, por ejemplo, 3 camiones para Leer, 2 para Mayendit y 1 para Koch al principio, y luego reasignarlos.

Costo: 140 × 85 + 100 × 110 + 120 × 70 = 11 900 + 11 000 + 8 400 = 31 300 USD.

Puntos de atención: capacidad de almacenamiento y seguridad de los almacenes de destino, albaranes de entrega firmados en cada rotación, seguimiento diario de los camiones, plan alternativo si una pista se cierra antes.

Análisis: cuatro repostajes de 90 L mientras el vehículo está en el taller, un sobreconsumo de 323 L, una validación por una sola persona y un conflicto de intereses no declarado: son indicios graves de fraude, todavía no una prueba.

Acciones inmediatas: conservar los documentos (vales de combustible, libro de a bordo, factura del taller, datos GPS de V3); notificar sin demora al punto focal antifraude o al director de país según la política de la organización; retirar al encargado de flota, a título cautelar y sin acusación, la validación en solitario de los vales, instaurando una doble firma para todos; agradecer al asistente de flota y protegerlo contra cualquier represalia, preservando la confidencialidad de su denuncia.

Lo que no hago: no interrogo personalmente al encargado de flota ni a la estación, no sanciono antes de la investigación, no hablo de ello con el equipo.

Controles: declaración anual de conflictos de intereses; conciliación mensual de vales de combustible, lecturas del odómetro, libro de a bordo y GPS; umbral de alerta automática por encima de 18 L/100 km; tarjeta de combustible nominativa por vehículo o depósito bajo doble llave; concurso entre estaciones; controles sin previo aviso de los niveles.

« Asunto: flota de Bentiu y preposicionamiento. (1) Preposicionamiento: 360 t que deben entregarse en 30 días representan 142 días-camión; con 4 camiones se necesitan 35,5 días. Solicito autorización para 2 camiones adicionales (costo sin cambios: 31 300 USD en total); pedido antes de mañana, preaviso de 5 días. (2) Flota: costo medio de 1,80 USD/km; V5 cuesta 4,96 USD/km y solo ha estado disponible el 57 % del tiempo. Solicito autorización para cederlo según el procedimiento y alquilar un vehículo durante 3 meses (12 600 USD sin combustible). (3) Se ha notificado al punto focal antifraude una anomalía de combustible en V3 (323 L, unos 580 USD); se ha implantado una doble validación de los vales. »