Gestion de flotte, coût au kilomètre et plan de transport avant la saison des pluies

Coût total = 5 520 + (litres × 1,80) + entretien.

Anomalies : V3 consomme 24,9 L/100 km alors qu'il est récent et peu utilisé : surconsommation de 1 020 − (4 100 × 0,17) = 323 L, soit 581 USD, cohérente avec les bons de carburant suspects du document 4. V5 consomme 26,5 L/100 km (219 L, soit 394 USD au-delà de la valeur de calcul), mais avec un profil différent : véhicule de 412 000 km, entretien de 4 800 USD et disponibilité de 56,5 %, ce qui évoque l'usure plutôt que la fraude, à confirmer par un contrôle mécanique. V1, V2 et V4 sont dans la norme.

Location pour 6 000 km par trimestre : 3 × 4 200 + 6 000 × 0,17 × 1,80 = 12 600 + 1 836 = 14 436 USD, soit 2,41 USD/km. Véhicule récent en propre au même usage (base V1) : 5 520 + 1 836 + 900 = 8 256 USD, soit 1,38 USD/km. V5 : 4,96 USD/km sur 2 300 km ; même s'il roulait 6 000 km, ses coûts fixes et d'entretien le placeraient autour de 2,0 à 2,2 USD/km (5 520 + 4 800 d'entretien + carburant, divisés par 6 000), à peine moins que la location, mais avec 56,5 % de disponibilité il ne peut pas atteindre cet usage, et ses pannes coûtent surtout en activités annulées.

Conclusion : la location est plus chère au kilomètre qu'un véhicule récent en propre, mais beaucoup moins chère que V5 au service réellement rendu, et elle garantit la disponibilité (remplacement sous 24 heures) pendant la saison critique. Recommandation : (1) retirer V5 du service après contrôle mécanique et le céder selon la procédure de cession des actifs (comité, estimation, vente aux enchères ou don documenté) ; l'accord de 2017 le permet sans accord du bailleur, mais la cession doit être tracée et le produit enregistré ; (2) louer un véhicule pour 3 mois afin de couvrir la saison des pluies ; (3) inscrire le remplacement de V5 dans la prochaine proposition de financement ; (4) ne pas toucher à V1 et V2 sans accord du bailleur.

Rotations (10 t par camion) : Leer 140 / 10 = 14 rotations × 4 jours = 56 jours-camion ; Mayendit 100 / 10 = 10 × 5 = 50 jours-camion ; Koch 120 / 10 = 12 × 3 = 36 jours-camion. Total : 142 jours-camion.

Durée : avec 4 camions, 142 / 4 = 35,5 jours, soit au-delà de la fenêtre de 30 jours. Avec 5 camions : 28,4 jours, sans marge pour les pannes, la pluie précoce ou les points de contrôle. Avec 6 camions : 23,7 jours, soit environ 6 jours de marge. Les camions supplémentaires demandent 5 jours de préavis : il faut les commander immédiatement. Recommandation : 6 camions (2 supplémentaires), le coût étant à la tonne et donc inchangé.

Ordre : priorité aux destinations qui ferment à 30 jours, en commençant par Mayendit (rotation la plus longue, 5 jours) et Leer ; Koch, accessible 15 jours de plus, peut être livré en fin de période ou avec les camions qui se libèrent. On peut répartir par exemple 3 camions sur Leer, 2 sur Mayendit et 1 sur Koch au départ, puis réaffecter.

Coût : 140 × 85 + 100 × 110 + 120 × 70 = 11 900 + 11 000 + 8 400 = 31 300 USD.

Points de vigilance : capacité de stockage et sécurité des entrepôts de destination, bons de livraison signés à chaque rotation, suivi quotidien des camions, plan de repli si une piste ferme plus tôt.

Analyse : quatre pleins de 90 L pendant que le véhicule est au garage, une surconsommation de 323 L, une validation par une seule personne et un conflit d'intérêts non déclaré : ce sont des indices sérieux de fraude, pas encore une preuve.

Actions immédiates : conserver les pièces (bons de carburant, journal de bord, facture du garage, données GPS de V3) ; signaler sans délai au point focal anti-fraude ou au directeur pays selon la politique de l'organisation ; retirer, à titre conservatoire et sans accusation, la validation seule des bons au chargé de flotte en instaurant une double signature pour tout le monde ; remercier l'assistant flotte et le protéger contre toute représaille, en préservant la confidentialité de son signalement.

Ce que je ne fais pas : je n'interroge pas moi-même le chargé de flotte ni la station, je ne sanctionne pas avant l'enquête, je n'en parle pas à l'équipe.

Contrôles : déclaration annuelle des conflits d'intérêts ; rapprochement mensuel bons de carburant, relevés de compteur, journal de bord et GPS ; seuil d'alerte automatique au-delà de 18 L/100 km ; carte carburant nominative par véhicule ou cuve sous double clé ; mise en concurrence des stations ; contrôles inopinés des niveaux.

« Objet : flotte de Bentiu et prépositionnement. (1) Prépositionnement : 360 t à livrer en 30 jours représentent 142 jours-camion ; avec 4 camions, il faut 35,5 jours. Je demande l'accord pour 2 camions supplémentaires (coût inchangé : 31 300 USD au total) ; commande avant demain, préavis de 5 jours. (2) Flotte : coût moyen de 1,80 USD/km ; V5 coûte 4,96 USD/km et n'a été disponible que 57 % du temps. Je demande l'accord pour le céder selon la procédure et louer un véhicule pour 3 mois (12 600 USD hors carburant). (3) Une anomalie de carburant sur V3 (323 L, environ 580 USD) a été signalée au point focal anti-fraude ; une double validation des bons est en place. »