Receção de uma entrega não conforme, penalidades e capacidade do armazém

Fatura recebida: 70 950 000 FCFA, ou seja, 28 841 500 FCFA acima do valor aceite: não é conforme e deve ser devolvida para correção.

Penalidade: entrega a 17 de outubro em vez de 10, ou seja, 7 dias de atraso: 7 × 0,5% = 3,5% × 70 950 000 = 2 483 250 FCFA (abaixo do limite de 10%). Os 200 cobertores e as substituições ainda não foram entregues: a penalidade continua a correr sobre esses artigos segundo a leitura do contrato, a confirmar com o serviço de aprovisionamento e a calcular na entrega final.

Montante a pagar nesta fase, mediante fatura corrigida: 42 108 500 - 2 483 250 = 39 625 250 FCFA.

Opções: (1) recusar os 1 500 kits e exigir kits conformes (substituição a expensas do fornecedor); (2) exigir que o fornecedor complete cada kit com a faca e a concha em falta, controladas na receção; (3) aceitar os kits incompletos com uma redução de preço.

Análise: a opção 3 altera a especificação depois da adjudicação do contrato: exige uma adenda escrita e o acordo do programa, e pode falsear a concorrência (outros fornecedores poderiam ter proposto um kit de 12 peças mais barato). O programa deve dizer se as peças em falta são essenciais para os agregados (a faca e a concha são-no para preparar as refeições). A opção 2 é muitas vezes a mais rápida e preserva a especificação.

Recomendação: notificar a não conformidade nos 5 dias úteis; pedir ao fornecedor que complete os kits num prazo fixado (opção 2) ou, na sua falta, que os substitua (opção 1). A decisão cabe ao comité ou ao responsável de aprovisionamento juntamente com o programa, por escrito, e não ao fiel de armazém ou ao técnico de logística sozinho. Os kits ficam em quarentena, etiquetados, não distribuíveis, até à decisão.

Capacidade: 20 × 12 = 240 m²; 240 × 0,70 = 168 m² utilizáveis; 168 / 1,2 = 140 posições no pavimento; × 2 níveis = 280 paletes. Posições livres: 280 - 160 = 120 paletes.

Necessidade: lonas aceites 1 435 / 100 = 14,35, ou seja, 15; jerricans 2 880 / 60 = 48; cobertores 2 800 / 150 = 18,7, ou seja, 19; kits 1 500 / 30 = 50; mosquiteiros 3 000 / 400 = 7,5, ou seja, 8; quarentena dos artigos danificados: lonas 1, jerricans 120 / 60 = 2. Total: 143 paletes, ou seja, mais 23 do que o espaço disponível.

Soluções: (1) fazer o fornecedor recolher os kits não conformes logo após a notificação, ou deixá-los à sua guarda até à decisão: a necessidade desce para 93 paletes, dentro da capacidade; (2) fazer recolher imediatamente os 145 artigos danificados; (3) antecipar a expedição para os locais dos artigos previstos para a próxima distribuição; (4) na sua falta, armazém móvel temporário ou aluguer de um espaço próximo, seguro e com seguro. Não reduzir os corredores nem empilhar acima de 2 níveis: risco de acidente e artigos esmagados. Manter uma zona de quarentena separada e sinalizada.

Exemplo de resposta: «Assunto: nota de encomenda n.º [referência], reclamação na sequência da entrega de 17 de outubro. Exmos. Senhores, nos termos da cláusula sobre reclamações do nosso contrato, notificamos as diferenças constatadas na receção: 40 lonas em falta e 25 lonas rasgadas; 120 jerricans rachados; 200 cobertores não entregues; 1 500 kits de cozinha não conformes (12 peças em vez de 14, faltam a faca e a concha). Solicitamos que entreguem os artigos em falta e substituam os artigos danificados no prazo de 10 dias, e que completem os kits ou os substituam de acordo com a especificação. Os artigos recusados ficam à vossa disposição. A entrega ocorreu com 7 dias de atraso: a penalidade contratual de 2 483 250 FCFA será deduzida do pagamento. Agradecemos o envio de uma fatura conforme às quantidades aceites (42 108 500 FCFA até à data). Com os melhores cumprimentos.»

Fragilidades: o fiel de armazém assinou a guia «1 500 recebidas» antes da contagem, o que enfraquece a reclamação relativa às 40 lonas em falta; nenhuma verificação da especificação na receção (os kits poderiam ter sido distribuídos); a fatura cobre a totalidade da encomenda sem reconciliação.

Regras: assinatura da guia apenas após a contagem, com a menção «sujeito a contagem e controlo de qualidade» se o camião não puder esperar; nota de receção emitida por uma segunda pessoa (separação de funções); controlo de qualidade por amostragem com base na especificação; pagamento apenas após reconciliação dos três documentos (nota de encomenda, nota de receção, fatura).