Piloter la mise en œuvre et clôturer

1Suivre l'avancement

Le suivi compare en continu le prévu et le réel : activités, livrables, dépenses, risques. Outils simples : réunion hebdomadaire courte, tableau de bord d'une page, suivi budgétaire mensuel avec les finances, mise à jour du Gantt et du registre des risques.

Un journal des problèmes (issue log) liste ce qui pose déjà problème (contrairement au risque, qui est incertain), avec un responsable et une date de résolution. Les problèmes qu'on ne peut pas régler à son niveau sont remontés (escalade) rapidement.

2Gérer les changements

Les projets humanitaires changent souvent : déplacement de population, accès coupé, nouvelle épidémie. Un changement de portée, de délai ou de budget suit un contrôle des changements :

1. décrire la demande et sa raison ;
2. analyser l'impact sur la portée, les délais, les coûts, la qualité et les risques ;
3. faire décider par la bonne personne (et le bailleur si le contrat l'exige, par avenant) ;
4. mettre à jour les plans et informer les parties prenantes.

Les petits ajouts acceptés sans analyse ni accord finissent par déborder le projet : c'est la « dérive de la portée ».

3Équipe et gestion à distance

• Clarifier les rôles (RACI) et les objectifs de chacun.
• Déléguer avec des résultats attendus clairs, pas seulement des tâches.
• En gestion à distance (zone à accès limité), renforcer les équipes locales et les partenaires, prévoir des vérifications par des tiers, des photos géolocalisées, des appels réguliers et des mécanismes de plainte.
• Soigner le bien-être et la sécurité de l'équipe : ce sont des conditions de réussite du projet.

4Clôturer le projet

La clôture se prépare plusieurs mois à l'avance :

• Stratégie de sortie : transfert aux autorités, aux comités ou aux partenaires, ou passage à un autre financement ; décidée dès la conception.
• Clôture opérationnelle : livrables réceptionnés, actifs transférés selon les règles du bailleur, contrats fournisseurs et personnel clôturés.
• Clôture administrative et financière : rapports finaux, archivage, audit éventuel.
• Leçons apprises : atelier avec l'équipe, les partenaires et des représentants des communautés ; ce qui a marché, ce qui n'a pas marché, ce qu'on refera.