Gérer le contrat, les rapports et la clôture

1Conformité

• Éligibilité des dépenses : pendant la période du contrat, prévues au budget, réelles, justifiées par des pièces originales.
• Achats : seuils et procédures du bailleur (nombre de devis, appel d'offres), comité d'achat, absence de conflit d'intérêts.
• Vérification des listes de sanctions pour les fournisseurs et partenaires, selon les exigences du bailleur.
• Visibilité : logos et mentions exigés, sauf quand la sécurité impose la discrétion (à négocier par écrit).
• Sous-subventions : les règles du bailleur s'appliquent aussi aux partenaires ; prévoyez un accord écrit, une évaluation de capacité et un suivi financier.

2Suivi budgétaire et avenants

Chaque mois, comparez les dépenses réelles au budget (rapport « budget contre réel », BvA) par ligne et calculez le taux de consommation par rapport au temps écoulé. Les bailleurs autorisent en général des transferts entre lignes jusqu'à un certain pourcentage (souvent de 10 à 20 % selon le contrat) ; au-delà, il faut un avenant écrit et approuvé avant la dépense.

Si le projet prend du retard, demandez une prolongation sans coût supplémentaire (no-cost extension) bien avant la date de fin, souvent au moins un mois avant selon le contrat, en expliquant les raisons et le nouveau calendrier.

3Rapports, audit et clôture

• Rapports narratifs : résultats par rapport aux indicateurs, écarts expliqués, histoires de changement, défis et leçons apprises.
• Rapports financiers : dépenses par ligne, cohérentes avec la comptabilité et le rapport narratif.
• Audit : classez les pièces justificatives par ligne budgétaire dès le début ; un audit se prépare tous les jours, pas la veille.
• Clôture : derniers paiements, inventaire et transfert des équipements selon les règles du bailleur, rapport final, remboursement des fonds non utilisés, archivage des documents pendant la durée exigée par le contrat (souvent 5 ans ou plus).