الضوابط الداخلية والاحتيال والتدقيق

1الضوابط الداخلية

• الفصل بين المهام: الشخص الذي يطلب، والذي يعتمد، والذي يدفع، والذي يسجّل، أشخاص مختلفون.
• تفويض الصلاحيات كتابيًا: من يحق له اعتماد ماذا وحتى أي مبلغ.
• الضوابط المادية: الخزنة، والمفاتيح، والوصول إلى البرنامج المحاسبي بكلمات مرور شخصية.
• عمليات التحقق المستقلة: الجرد المفاجئ، والمراجعات من قِبل المقر الرئيسي، وزيارات التحقق.
• إدارة الأصول: سجل الممتلكات (الحواسيب، والمركبات، والمولدات) مع بطاقات تعريف، وجرد سنوي، وقواعد النقل عند انتهاء المشروع.

2منع الاحتيال ومعالجته

من أشكاله الشائعة: الفواتير المزورة، والمغالاة في الفواتير، والموظفون الوهميون، والتمويل المزدوج للنفقة نفسها من جهتين مانحتين، وتحويل المساعدات، والتواطؤ مع الموردين، وإساءة استخدام السُّلف.

• مؤشرات الإنذار: فواتير بلا رقم أو من موردين لا يمكن العثور عليهم، وأسعار مرتفعة بشكل غير طبيعي، وأرقام مقرّبة متكررة، ورفض أخذ الإجازات، ومستندات «مفقودة».
• عدم التسامح مطلقًا: يُبلَّغ عن أي اشتباه عبر القنوات المحددة (جهة التنسيق، وخط الإبلاغ)، دون التحقيق منفردًا أو تنبيه الشخص المشتبه فيه.
• تشترط معظم الجهات المانحة إبلاغها سريعًا بحالات الاحتيال المشتبه فيها المتعلقة بأموالها؛ ويحدد العقد المهلة.
• التحقق من الشركاء والموردين والموظفين مقارنةً بـقوائم الجزاءات (الأمم المتحدة، والاتحاد الأوروبي، والقوائم الوطنية، حسب متطلبات الجهة المانحة).

3التدقيق وتقييم القدرات

• تدقيق المشروع: يتحقق مدقق خارجي من أن النفقات المصرّح بها حقيقية ومؤهلة ومبررة بالمستندات، وأن الإجراءات قد اتُّبعت.
• التحضير منذ اليوم الأول: مستندات مصنفة حسب بند الميزانية وحسب الشهر، وتسويات منجزة، وملفات شراء كاملة، وكشوف دوام الموظفين المحمّلة رواتبهم على المشروع.
• يجب رد التكاليف المرفوضة (غير المؤهلة) إلى الجهة المانحة من الأموال الذاتية للمنظمة: وهذا خطر حقيقي على المنظمات غير الحكومية الوطنية.
• تقييمات القدرات (العناية الواجبة) التي تجريها الجهات المانحة والصناديق المشتركة (مثل النهج المنسق للتحويلات النقدية HACT لدى بعض وكالات الأمم المتحدة): النظام الأساسي، والحوكمة، والبيانات المالية المدققة، ودليل الإجراءات، والسياسات (الاحتيال، والحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين، والصون)؛ وغالبًا ما تحدد نتيجتها مستوى المخاطر وطرائق التمويل.
• بعد التدقيق: خطة عمل لكل توصية، مع مسؤول وموعد نهائي.