Controles internos, fraude y auditoría

1Los controles internos

• Segregación de funciones: la persona que solicita, la que aprueba, la que paga y la que registra son distintas.
• Delegaciones de autoridad por escrito: quién puede aprobar qué y hasta qué monto.
• Controles físicos: caja fuerte, llaves, acceso al programa informático con contraseñas personales.
• Verificaciones independientes: arqueos sorpresa, revisiones por la sede, visitas de verificación.
• Gestión de los activos: registro de bienes (computadoras, vehículos, generadores) con etiquetas, inventario anual, normas de transferencia al final del proyecto.

2Prevenir y tratar el fraude

Formas frecuentes: facturas falsas, sobrefacturación, empleados ficticios, doble financiación de un mismo gasto por dos donantes, desvío de ayuda, colusión con proveedores, abuso de anticipos.

• Señales de alerta: facturas sin número o de proveedores ilocalizables, precios anormalmente elevados, cifras redondas repetidas, negativa a tomar vacaciones, comprobantes «perdidos».
• Tolerancia cero: toda sospecha se notifica por los canales previstos (punto focal, línea de denuncia), sin investigar por cuenta propia ni alertar a la persona sospechosa.
• La mayoría de los donantes exigen ser informados con rapidez de los fraudes sospechados sobre sus fondos; el contrato precisa el plazo.
• Verificación de socios, proveedores y empleados frente a las listas de sanciones (ONU, Unión Europea y listas nacionales, según los requisitos del donante).

3Auditoría y evaluación de capacidad

• Auditoría de proyecto: un auditor externo verifica que los gastos declarados son reales, elegibles y justificados, y que se han seguido los procedimientos.
• Prepararse desde el primer día: comprobantes archivados por línea presupuestaria y por mes, conciliaciones hechas, expedientes de compra completos, hojas de tiempo del personal imputado.
• Los costos rechazados (no elegibles) deben reembolsarse al donante con los fondos propios de la organización: un riesgo real para una ONG nacional.
• Evaluaciones de capacidad (diligencia debida) de los donantes y fondos mancomunados (por ejemplo, el enfoque HACT de algunas agencias de la ONU): estatutos, gobernanza, estados financieros auditados, manual de procedimientos, políticas (fraude, PSEA, salvaguarda); su resultado suele determinar el nivel de riesgo y las modalidades de financiación.
• Después de la auditoría: un plan de acción para cada recomendación, con responsable y plazo.