- Implementar controlos internos.
- Prevenir e tratar a fraude.
- Preparar a auditoria e as avaliações de capacidade.
1Os controlos internos
- Segregação de funções: a pessoa que pede, a que aprova, a que paga e a que regista são diferentes.
- Delegações de autoridade escritas: quem pode aprovar o quê e até que montante.
- Controlos físicos: cofre, chaves, acesso ao software com palavras-passe pessoais.
- Verificações independentes: contagens surpresa, revisões pela sede, visitas de verificação.
- Gestão dos ativos: registo de bens (computadores, veículos, geradores) com etiquetas, inventário anual, regras de transferência no fim do projeto.
2Prevenir e tratar a fraude
Formas frequentes: faturas falsas, sobrefaturação, funcionários fictícios, duplo financiamento da mesma despesa por dois doadores, desvio de ajuda, conluio com fornecedores, abuso de adiantamentos.
- Sinais de alerta: faturas sem número ou de fornecedores impossíveis de localizar, preços anormalmente elevados, números redondos repetidos, recusa em tirar férias, documentos «perdidos».
- Tolerância zero: qualquer suspeita é comunicada pelos canais previstos (ponto focal, linha de denúncia), sem investigar sozinho nem alertar a pessoa suspeita.
- A maioria dos doadores exige ser informada rapidamente das fraudes suspeitas sobre os seus fundos; o contrato especifica o prazo.
- Verificação dos parceiros, fornecedores e funcionários face às listas de sanções (ONU, União Europeia e listas nacionais, conforme os requisitos do doador).
3Auditoria e avaliação de capacidade
- Auditoria de projeto: um auditor externo verifica se as despesas declaradas são reais, elegíveis e justificadas, e se os procedimentos foram seguidos.
- Preparar desde o primeiro dia: documentos arquivados por rubrica orçamental e por mês, reconciliações feitas, processos de aquisição completos, folhas de horas do pessoal imputado.
- Os custos rejeitados (não elegíveis) têm de ser reembolsados ao doador com os fundos próprios da organização: um risco real para uma ONG nacional.
- Avaliações de capacidade (due diligence) dos doadores e fundos comuns (por exemplo a abordagem HACT de certas agências da ONU): estatutos, governação, demonstrações financeiras auditadas, manual de procedimentos, políticas (fraude, PSEA, salvaguarda); o seu resultado determina muitas vezes o nível de risco e as modalidades de financiamento.
- Após a auditoria: um plano de ação para cada recomendação, com responsável e prazo.
Antes da auditoria do doador
ONG nacional, fim de projeto
É responsável administrativo e financeiro. O auditor chega dentro de três semanas para um projeto de 300 000 dólares.
Vários processos de aquisição estão incompletos, as folhas de horas do pessoal não são assinadas há quatro meses e a mesma fatura de renda aparece em dois projetos.
Decisão 1 de 3O que faz com a fatura de renda imputada a dois projetos?
Decisão 2 de 3As folhas de horas não estão assinadas. O que faz?
Decisão 3 de 3Após a auditoria, o auditor faz cinco recomendações. O que faz?
O que reter
Uma auditoria prepara-se durante todo o ano: nenhum duplo financiamento, comprovativos reais e um plano de ação após cada auditoria.
Exercício: diagnóstico dos controlos internos
Num pequeno escritório, o contabilista recebe as faturas, prepara os cheques, assina-os sozinho até 2 000 dólares e faz a reconciliação bancária. Liste os riscos e proponha uma nova repartição de funções, realista com uma equipa de quatro pessoas.
A reter
- Segregação de funções e delegações de autoridade escritas.
- Registo de ativos e inventário anual.
- Qualquer suspeita de fraude é comunicada, sem investigar sozinho.
- Preparar a auditoria desde o primeiro dia; os custos rejeitados são reembolsados com fundos próprios.
Para saber mais: referências da formação
- Humentum (ex-Mango) (2021). Mango: guias de gestão financeira para ONG. www.humentum.org
- IAASB (2022). Normas Internacionais de Auditoria (ISA). www.iaasb.org
- CHS Alliance, Groupe URD, Projeto Esfera (2024). Norma Humanitária Fundamental sobre Qualidade e Responsabilização (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- Escritório das Nações Unidas de Serviços para Projetos (2023). Política de tolerância zero em relação à fraude e à corrupção (exemplo). www.unops.org
Questionário do dia
3 perguntas para verificar o que aprendeu. Responda a todas para validar o dia.