- Justificar e codificar cada despesa.
- Gerir a caixa e o banco.
- Acompanhar o orçamento mensalmente.
1O documento comprovativo acima de tudo
Cada despesa deve ser sustentada por documentos comprovativos originais: pedido aprovado, nota de encomenda, guia de receção, fatura, comprovativo de pagamento. Sem documento, não há despesa elegível.
- Os documentos são numerados e carimbados «pago» com a referência do projeto, para evitar o duplo financiamento.
- Cada lançamento tem um código orçamental (rubrica do orçamento) e um código analítico (projeto, doador, local): é isto que permite produzir os relatórios por doador.
- Os lançamentos são registados num software ou numa folha de cálculo estruturada (diário de caixa, diário de banco), à medida que ocorrem.
2Caixa e banco
- Limite de caixa: um montante máximo de numerário no escritório, definido pela política e pelo seguro; acima dele, os pagamentos fazem-se por banco ou dinheiro móvel.
- Contagem de caixa regular (por exemplo todas as semanas e no fim de cada mês) por duas pessoas, com uma ata assinada.
- Reconciliação bancária mensal: saldo do extrato bancário comparado com o saldo contabilístico, cada diferença explicada.
- Dupla assinatura nos pagamentos bancários acima de um limiar.
- Adiantamentos (ao pessoal ou para missões): autorizados, registados e justificados num prazo fixado.
- Previsão de tesouraria: antecipar as necessidades para pedir as tranches do doador a tempo.
3O acompanhamento orçamental
Todos os meses, um relatório orçamento versus real (BvA) compara, rubrica a rubrica, o orçamento, as despesas do mês, o acumulado, a taxa de execução e o saldo.
- Comparar a taxa de execução com o tempo decorrido: no mês 6 de 12, uma rubrica a 90 % ou a 10 % merece uma análise.
- Discutir o relatório com o chefe de projeto: atrasos nas atividades, preços que mudam, necessidades de realocação.
- Respeitar a flexibilidade prevista no contrato (por exemplo uma percentagem entre rubricas); para além dela, pedir o acordo escrito do doador.
- Verificar a elegibilidade: despesa prevista, necessária, razoável, dentro do período do projeto, justificada e conforme às regras do doador.
A caixa que não bate certo
Escritório de terreno
É técnico financeiro. A contagem de fim de mês mostra menos 640 dólares do que o saldo do diário de caixa.
O caixa diz que fez adiantamentos a colegas «enquanto aguardava os comprovativos». O relatório financeiro ao doador deve ser entregue dentro de cinco dias.
Decisão 1 de 3O que faz primeiro?
Decisão 2 de 3Como tratar os adiantamentos?
Decisão 3 de 3O relatório ao doador tem de ser entregue. O que faz?
O que reter
Uma diferença de caixa documenta-se, explica-se e regulariza-se; nunca se declara ao doador uma despesa não justificada.
Exercício: um relatório orçamento versus real
Com este orçamento anual de 120 000 dólares repartido por cinco rubricas (pessoal 50 000, atividades 40 000, transporte 12 000, escritório 8 000, custos indiretos 10 000) e despesas acumuladas no mês 6 de 30 000, 8 000, 11 000, 4 000 e 5 000, calcule as taxas de execução, identifique as rubricas em risco e redija três recomendações.
A reter
- Sem documento comprovativo, não há despesa elegível.
- Códigos orçamentais e analíticos em cada lançamento.
- Contagem de caixa a dois e reconciliação bancária mensal.
- Relatório orçamento versus real todos os meses, comparado com o tempo decorrido.
Para saber mais: referências da formação
- Humentum (ex-Mango) (2021). Mango: guias de gestão financeira para ONG. www.humentum.org
- IAASB (2022). Normas Internacionais de Auditoria (ISA). www.iaasb.org
- CHS Alliance, Groupe URD, Projeto Esfera (2024). Norma Humanitária Fundamental sobre Qualidade e Responsabilização (CHS). www.corehumanitarianstandard.org
- Escritório das Nações Unidas de Serviços para Projetos (2023). Política de tolerância zero em relação à fraude e à corrupção (exemplo). www.unops.org
Questionário do dia
3 perguntas para verificar o que aprendeu. Responda a todas para validar o dia.