Contabilidad, tesorería y control presupuestario

1Ante todo, el comprobante

Cada gasto debe estar respaldado por comprobantes originales: solicitud aprobada, orden de compra, nota de recepción, factura, prueba de pago. Sin comprobante, no hay gasto elegible.

• Los comprobantes se numeran y se sellan como «pagado» con la referencia del proyecto para evitar la doble financiación.
• Cada asiento lleva un código presupuestario (línea del presupuesto) y un código analítico (proyecto, donante, lugar): es lo que permite elaborar los informes por donante.
• Los asientos se registran en un programa informático o en una hoja de cálculo estructurada (libro de caja, libro de bancos), a medida que se producen.

2Caja y banco

• Límite de caja: un monto máximo de efectivo en la oficina, definido por la política y el seguro; por encima de él, los pagos se hacen por banco o dinero móvil.
• Arqueo de caja periódico (por ejemplo, cada semana y a cada cierre de mes) realizado por dos personas, con un acta firmada.
• Conciliación bancaria mensual: el saldo del extracto bancario se compara con el saldo contable y se explica cada diferencia.
• Firmas mancomunadas en los pagos bancarios por encima de un umbral.
• Anticipos (al personal o para misiones): autorizados, registrados y justificados en un plazo fijado.
• Previsión de tesorería: anticipar las necesidades para solicitar a tiempo los desembolsos del donante.

3El seguimiento presupuestario

Cada mes, un informe de presupuesto frente a gasto real (BvA) compara, línea por línea, el presupuesto, los gastos del mes, el acumulado, la tasa de ejecución y el saldo.

• Comparar la tasa de ejecución con el tiempo transcurrido: en el mes 6 de 12, una línea al 90 % o al 10 % merece un análisis.
• Comentar el informe con el jefe de proyecto: retrasos en las actividades, precios que cambian, necesidades de reasignación.
• Respetar la flexibilidad prevista en el contrato (por ejemplo, un porcentaje entre líneas); por encima de ella, solicitar la autorización escrita del donante.
• Verificar la elegibilidad: gasto previsto, necesario, razonable, dentro del periodo del proyecto, justificado y conforme a las normas del donante.