المحاسبة والخزينة والرقابة على الميزانية

1المستند الثبوتي قبل كل شيء

يجب أن تكون كل نفقة مدعومة بـمستندات ثبوتية أصلية: طلب معتمد، وأمر شراء، وإشعار استلام، وفاتورة، وإثبات دفع. بدون مستند، لا توجد نفقة مؤهلة.

• تُرقَّم المستندات وتُختم بعبارة «مدفوع» مع مرجع المشروع لتجنب التمويل المزدوج.
• يحمل كل قيد رمزًا للميزانية (بند الميزانية) ورمزًا تحليليًا (المشروع، والجهة المانحة، والموقع): وهذا ما يتيح إعداد التقارير حسب كل جهة مانحة.
• تُدخل القيود في برنامج محاسبي أو جدول بيانات منظم (يومية الصندوق، ويومية المصرف)، أولًا بأول.

2الصندوق النقدي والمصرف

• سقف الصندوق النقدي: الحد الأقصى للنقد الموجود في المكتب، الذي تحدده السياسة الداخلية والتأمين؛ وما زاد عنه تُسدَّد المدفوعات عبر المصرف أو الأموال عبر الهاتف المحمول.
• جرد الصندوق النقدي بانتظام (مثلًا كل أسبوع وفي نهاية كل شهر) من قِبل شخصين، مع محضر موقّع.
• التسوية المصرفية الشهرية: مقارنة رصيد كشف الحساب المصرفي بالرصيد المحاسبي، مع تفسير كل فرق.
• التوقيع المزدوج على المدفوعات المصرفية التي تتجاوز حدًا معينًا.
• السُّلف (للموظفين أو للمهمات): تُعتمد، وتُسجَّل، وتُسوّى بالمستندات خلال مهلة محددة.
• التنبؤ بالتدفقات النقدية: توقع الاحتياجات لطلب دفعات الجهة المانحة في الوقت المناسب.

3متابعة الميزانية

كل شهر، يقارن تقرير الميزانية مقابل الفعلي (BvA)، بندًا بندًا، بين الميزانية، ونفقات الشهر، والمجموع التراكمي، ونسبة الصرف، والرصيد المتبقي.

• مقارنة نسبة الصرف بالمدة المنقضية: في الشهر السادس من أصل 12، يستحق البند الذي بلغ 90% أو 10% تحليلًا.
• مناقشة التقرير مع مدير المشروع: تأخر الأنشطة، وتغير الأسعار، والحاجة إلى إعادة التخصيص.
• احترام المرونة المنصوص عليها في العقد (مثلًا نسبة مئوية بين البنود)؛ وما زاد عن ذلك يتطلب موافقة خطية من الجهة المانحة.
• التحقق من الأهلية: نفقة مقررة، وضرورية، ومعقولة، وضمن فترة المشروع، ومبررة بالمستندات، ومطابقة لقواعد الجهة المانحة.