قواعد المانحين: الأهلية والمشتريات والمعدات والظهور

1ما التكلفة المؤهلة؟

يستخدم المانحون صيغًا مختلفة، لكن معايير أهلية التكلفة متشابهة في كل مكان. تكون التكلفة مؤهلة عمومًا إذا كانت:

• ضرورية لتنفيذ المشروع ومنصوصًا عليها في الميزانية المعتمدة (أو متوافقة معها).
• معقولة: كان المشتري الحريص سيدفع هذا السعر (مبدأ الإدارة المالية السليمة: الاقتصاد والكفاءة والفعالية).
• متكبَّدة خلال فترة تنفيذ العقد (لا قبل تاريخ البدء، إلا بموافقة، ولا بعد تاريخ الانتهاء، إلا تكاليف الإغلاق المأذون بها).
• متحمَّلة فعلًا، ومسجلة في المحاسبة، وقابلة للتحديد والتحقق، مع مستندات مؤيدة أصلية.
• مطابقة للقانون المحلي (الضريبي والاجتماعي) ولقواعد العقد (المشتريات، والجنسية، والمنشأ).
• محمَّلة بصورة متسقة: الطريقة نفسها لجميع المشاريع، دون تمويل مزدوج.

التكاليف غير المؤهلة الشائعة: الديون والفوائد، ومخصصات الخسائر المستقبلية، وخسائر الصرف (غالبًا)، والغرامات والجزاءات، والنفقات الباذخة، والهدايا، والتكاليف التي يموّلها مانح آخر أصلًا، وضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد، والمشتريات خارج الإجراءات، والنفقات دون مستندات، والنفقات خارج الفترة.

قد تكون النفقة مفيدة ونزيهة وغير مؤهلة في آن واحد. يُتحقَّق من الأهلية قبل الإنفاق، لا عند إعداد التقرير.

2الفئات الكبرى من المانحين

لكل مانح قواعده؛ ويجب دائمًا قراءة العقد وملاحقه. بعض السمات العامة:

• المانحون المؤسسيون الأوروبيون (المفوضية الأوروبية وإدارتها للمساعدات الإنسانية، والوكالات الوطنية): قواعد مفصلة بشأن المشتريات والظهور والتقارير المرحلية والنهائية والتدقيق أو التحقق من النفقات؛ والتكاليف غير المباشرة مسقوفة غالبًا عند 7 %؛ وشراكات إطارية مع فحص مسبق للمنظمة.
• القواعد الفدرالية الأمريكية (2 CFR 200، «Uniform Guidance») للمنظمات التي تتلقى أموالًا فدرالية: مبادئ التكاليف المعقولة والقابلة للإسناد والمتسقة؛ ومعدل غير مباشر متفاوض عليه أو معدل أدنى (15 % من التكاليف المباشرة المعدّلة منذ مراجعة 2024)؛ وتدقيق موحّد (single audit) فوق حد معين من النفقات الفدرالية السنوية للمنظمات الأمريكية؛ وقواعد صارمة بشأن المعدات والمشتريات.
• وكالات الأمم المتحدة بصفتها مانحة للشركاء: اتفاقات شراكة بقواعدها الخاصة، ونهج HACT (تقييم الشريك، وطريقة صرف ملائمة للمخاطر، وعمليات تحقق مفاجئة، وعمليات تدقيق)، وتكاليف دعم محدودة غالبًا.
• الصناديق المشتركة التي يديرها مكتب تنسيق الشؤون الإنسانية (OCHA) (الصناديق القُطرية المشتركة): تقييم قدرات الشركاء، ومستوى مخاطر يحدد الدفعات وعمليات التحقق والتدقيق؛ وهي تموّل كثيرًا من المنظمات غير الحكومية الوطنية.
• المؤسسات الخاصة والمتبرعون الأفراد: قواعد أكثر مرونة غالبًا، لكن مع التزامات بالشفافية وأحيانًا قيود على تكاليف الهيكل.

قد يشترك عدة مانحين في تمويل المشروع نفسه: وعندئذ يجب أن تُطبَّق على كل نفقة قواعد المانح الذي حُمِّلت عليه، وأن تكون المنظمة قادرة على إثبات أن أي نفقة لم تُموَّل مرتين.

3قواعد الشراء

تتركز في المشتريات نسبة كبيرة من التكاليف المرفوضة. وتفرض العقود عتبات تحدد الإجراء: شراء مباشر دون مبلغ صغير، ومقارنة ثلاثة عروض أسعار على الأقل فوقه، ومناقصة محدودة أو مفتوحة للمبالغ المرتفعة. وتختلف العتبات بدقة حسب المانح وحسب السياسة الداخلية، التي يجب أن تكون على الأقل بصرامة سياسة المانح.

متطلبات شائعة:

• ملف شراء كامل: طلب شراء معتمد، وعروض أسعار أو عطاءات، وتحليل مقارن توقّعه لجنة، وأمر شراء أو عقد، وإشعار استلام، وفاتورة، وإثبات الدفع.
• حظر التجزئة: تقسيم عملية شراء إلى عدة طلبيات للبقاء دون عتبة معينة.
• التحقق من الموردين مقابل قوائم العقوبات والإقصاء.
• قواعد الجنسية والمنشأ للسلع لدى بعض المانحين، مع استثناءات يجب طلبها.
• التصريح بتضارب المصالح من قِبل أعضاء لجنة الشراء.

مثال. عتبة العروض الثلاثة: 5,000 دولار. خلال شهرين، يطلب مكتب من المورد نفسه 6 دفعات من اللوازم المكتبية تتراوح بين 4,200 و4,900 دولار، أي 27,600 دولار إجمالًا. سيعدّ المدقق ذلك حاجة واحدة مجزّأة: فالمشتريات معرّضة لأن تُعلن غير مؤهلة، وسيُطرح سؤال وجود تواطؤ محتمل. والممارسة الجيدة هي تخطيط الحاجة السنوية وإبرام اتفاق إطاري بعد طرح منافسة.

4المعدات والأصول والتصرف فيها

تخضع السلع المشتراة بتمويل ما (المركبات، والمولّدات، والحواسيب، والمعدات الطبية) لقواعد الملكية والاستخدام:

• تُقيَّد في سجل الأصول برقم، والتمويل الأصلي، والتاريخ، والقيمة، والموقع، والمسؤول.
• تخدم المشروع طوال مدته؛ ويجب أن يكون استخدامها في أنشطة أخرى محدودًا وموثقًا، ومُعادَ الفوترة إن أمكن.
• في نهاية المشروع، يتبع التصرف فيها ما ينص عليه العقد: نقلها إلى المستفيدين أو الشركاء أو السلطات؛ أو إبقاؤها في المنظمة لمشروع من الطبيعة نفسها؛ أو بيعها مع ردّ العائد إلى المانح؛ أو إعادتها إلى المانح. والتصرف دون موافقة، حين تكون مطلوبة، قد يؤدي إلى ردّ قيمة الأصل.
• يقارن الجرد المادي، مرة في السنة على الأقل، بين السجل والواقع (الملصقات، والأرقام التسلسلية).

تستحق المركبات اهتمامًا خاصًا: سجلات القيادة (المسافة، والمسارات، والسائق، والوقود)، والصيانة، والتأمين، وتوزيع التكاليف بين المشاريع حسب الاستخدام الفعلي. واستهلاك الوقود غير الطبيعي مقارنةً بالكيلومترات مؤشر كلاسيكي على الاختلاس.

5ضريبة القيمة المضافة والضرائب والأعباء الاجتماعية

لا تكون ضريبة القيمة المضافة والضرائب غير المباشرة مؤهلة إلا إذا لم تتمكن المنظمة من استردادها. وفي كثير من البلدان، تستفيد المنظمات غير الحكومية من إعفاءات ينص عليها اتفاق التأسيس أو القانون: وطلب هذه الإعفاءات وتوثيقها وتطبيقها جزء من الإدارة السليمة. وقد تُعدّ ضريبة القيمة المضافة المدفوعة حين كان الإعفاء ممكنًا نفقة غير معقولة.

ضرائب الرواتب والأعباء الاجتماعية مؤهلة وإلزامية. وعدم دفعها (مثلًا بتوظيف الموظفين بصفة «استشاريين» أو «متطوعين» تهربًا من الأعباء) يعرّض المنظمة للتسويات الضريبية والنزاعات والتكاليف غير المؤهلة. ويطلب المانحون أكثر فأكثر إثبات احترام الالتزامات الضريبية والاجتماعية.

مثال. دفع مكتب ضريبة قيمة مضافة بنسبة 18 % على مشتريات قيمتها 200,000 دولار في حين كان الإعفاء منصوصًا عليه في الاتفاق مع الدولة وكان الاسترداد ممكنًا. الضريبة المدفوعة: 36,000 دولار. قد يرفض المانح هذه الـ36,000 دولار بوصفها تكلفة كان يمكن تجنبها؛ ويجب على المنظمة طلب الاسترداد من الإدارة الضريبية ووضع إجراء الإعفاء.

6الظهور والبيانات وتنظيم الامتثال

التزامات الظهور (الشعارات، والإشارة في المنشورات، والتواصل) جزء من العقد، مع استثناءات ممكنة حين يُنشئ العرض خطرًا أمنيًا أو خطرًا على الحماية: ويُطلب الاستثناء ويُوثَّق.

وكثيرًا ما تُنسى التزامات أخرى: حفظ الوثائق (غالبًا من 5 إلى 10 سنوات بعد الدفعة النهائية حسب المانحين والقانون)، والإبلاغ عن شبهات الاحتيال في مهلة محددة، وحماية البيانات الشخصية، وسياسات الصون (الحماية من الاستغلال والانتهاك الجنسيين، وحماية الطفل)، والشروط المتعلقة بالعقوبات.

لتنظيم الامتثال، تستخدم المنظمات الناضجة:

• بطاقة ملخص المنحة (grant summary) تُحرَّر فور التوقيع: التواريخ، والمبالغ، والدفعات، والمرونة، والمعدل غير المباشر، وقواعد الشراء والجنسية، والمعدات، والظهور، والتقارير (المواعيد والصيغ)، والتدقيق، والحفظ، وجهات الاتصال.
• اجتماع إطلاق (kick-off) مع البرامج والمالية واللوجستيات والموارد البشرية وMEAL، حتى يعرف كل واحد التزاماته.
• جدول متابعة لجميع المنح مع مواعيدها.

معظم التكاليف المرفوضة في عمليات التدقيق تأتي من قاعدة لم يكن الموظفون الميدانيون يعرفونها. بطاقة الملخص واجتماع الإطلاق هما أكثر ضابطين مردودية.