Les règles des bailleurs : éligibilité, achats, équipements et visibilité

1Qu'est-ce qu'un coût éligible ?

Les bailleurs utilisent des formulations différentes, mais les critères d'éligibilité d'un coût se ressemblent partout. Un coût est généralement éligible s'il est :

• Nécessaire à la mise en œuvre du projet et prévu (ou compatible) avec le budget approuvé.
• Raisonnable : un acheteur prudent aurait payé ce prix (principe de bonne gestion financière : économie, efficience, efficacité).
• Engagé pendant la période de mise en œuvre du contrat (ni avant la date de début, sauf accord, ni après la date de fin, sauf coûts de clôture autorisés).
• Réellement supporté, enregistré dans la comptabilité, identifiable et vérifiable, avec des pièces justificatives originales.
• Conforme à la loi locale (fiscale, sociale) et aux règles du contrat (achats, nationalité, origine).
• Imputé de façon cohérente : la même méthode pour tous les projets, sans double financement.

Coûts inéligibles fréquents : dettes et intérêts, provisions pour pertes futures, pertes de change (souvent), amendes et pénalités, dépenses somptuaires, cadeaux, coûts déjà financés par un autre bailleur, TVA récupérable, achats hors procédure, dépenses sans pièces, et dépenses en dehors de la période.

Une dépense peut être utile, honnête et inéligible. L'éligibilité se vérifie avant de dépenser, pas au moment du rapport.

2Les grandes familles de bailleurs

Chaque bailleur a ses règles ; il faut toujours lire le contrat et ses annexes. Quelques caractéristiques générales :

• Bailleurs institutionnels européens (Commission européenne et son service d'aide humanitaire, agences nationales) : règles détaillées sur les achats, la visibilité, les rapports intermédiaires et finaux, l'audit ou la vérification des dépenses ; coûts indirects souvent plafonnés à 7 % ; partenariats cadres avec contrôle préalable de l'organisation.
• Règles fédérales américaines (2 CFR 200, « Uniform Guidance ») pour les organisations qui reçoivent des fonds fédéraux : principes de coûts raisonnables, attribuables et cohérents ; taux indirect négocié ou taux minimal (15 % des coûts directs modifiés depuis la révision de 2024) ; audit unique (single audit) au-delà d'un seuil de dépenses fédérales annuelles pour les organisations américaines ; règles strictes sur l'équipement et les achats.
• Agences de l'ONU en tant que bailleurs de partenaires : accords de partenariat avec leurs propres règles, approche HACT (évaluation du partenaire, mode de versement adapté au risque, vérifications ponctuelles, audits), coûts de support souvent limités.
• Fonds communs gérés par OCHA (fonds de financement commun par pays) : évaluation de capacité des partenaires, niveau de risque qui détermine les tranches, les vérifications et l'audit ; ils financent beaucoup d'ONG nationales.
• Fondations et donateurs privés : règles souvent plus souples, mais engagements de transparence et parfois restrictions sur les coûts de structure.

Un même projet peut être cofinancé par plusieurs bailleurs : il faut alors appliquer à chaque dépense les règles du bailleur auquel elle est imputée, et pouvoir prouver qu'aucune dépense n'est financée deux fois.

3Les règles d'achat

Les achats concentrent une grande partie des coûts refusés. Les contrats imposent des seuils qui déterminent la procédure : achat direct sous un petit montant, comparaison d'au moins trois devis au-dessus, appel d'offres restreint ou ouvert pour les montants élevés. Les seuils exacts varient selon le bailleur et la politique interne, qui doit être au moins aussi exigeante que celle du bailleur.

Exigences fréquentes :

• Un dossier d'achat complet : demande d'achat approuvée, devis ou offres, analyse comparative signée par un comité, bon de commande ou contrat, bon de livraison, facture, preuve de paiement.
• L'interdiction du fractionnement : découper un achat en plusieurs commandes pour rester sous un seuil.
• La vérification des fournisseurs contre les listes de sanctions et d'exclusion.
• Des règles de nationalité et d'origine des biens chez certains bailleurs, avec des dérogations à demander.
• La déclaration des conflits d'intérêts par les membres du comité d'achat.

Exemple. Seuil de trois devis : 5 000 USD. Sur deux mois, un bureau commande au même fournisseur 6 lots de fournitures de bureau de 4 200 à 4 900 USD, soit 27 600 USD au total. Un auditeur considérera qu'il s'agit d'un seul besoin fractionné : les achats risquent d'être déclarés inéligibles, et la question d'une éventuelle collusion sera posée. La bonne pratique est de planifier le besoin annuel et de passer un accord-cadre après mise en concurrence.

4Équipements, actifs et cession

Les biens achetés avec un financement (véhicules, générateurs, ordinateurs, matériel médical) obéissent à des règles de propriété et d'usage :

• Ils sont inscrits dans un registre des actifs avec numéro, financement d'origine, date, valeur, emplacement, responsable.
• Ils servent au projet pendant sa durée ; un usage pour d'autres activités doit être limité, documenté et, si possible, refacturé.
• À la fin du projet, leur cession suit le contrat : transfert aux bénéficiaires, aux partenaires ou aux autorités ; maintien dans l'organisation pour un projet de même nature ; vente avec remboursement du produit au bailleur ; ou retour au bailleur. Une cession sans accord, quand il est requis, peut entraîner le remboursement de la valeur du bien.
• L'inventaire physique au moins annuel compare le registre et la réalité (étiquettes, numéros de série).

Les véhicules méritent une attention particulière : carnets de bord (kilométrage, trajets, conducteur, carburant), entretien, assurance, et répartition des coûts entre projets selon l'usage réel. Une consommation de carburant anormale par rapport aux kilomètres est un indicateur classique de détournement.

5TVA, impôts et charges sociales

La TVA et les taxes indirectes sont éligibles seulement si l'organisation ne peut pas les récupérer. Dans beaucoup de pays, les ONG bénéficient d'exonérations prévues par un accord d'établissement ou la loi : les demander, les documenter et les appliquer fait partie de la bonne gestion. Une TVA payée alors qu'une exonération était possible peut être jugée déraisonnable.

Les impôts sur les salaires et les charges sociales sont éligibles et obligatoires. Ne pas les payer (par exemple en employant du personnel comme « consultants » ou « volontaires » pour éviter les charges) expose à des redressements, à des litiges et à des coûts inéligibles. Les bailleurs exigent de plus en plus la preuve que les obligations fiscales et sociales sont respectées.

Exemple. Un bureau a payé 18 % de TVA sur 200 000 USD d'achats alors qu'une exonération était prévue par l'accord avec l'État et qu'un remboursement était possible. TVA payée : 36 000 USD. Le bailleur peut refuser ces 36 000 USD comme coût évitable ; l'organisation doit demander le remboursement à l'administration et mettre en place la procédure d'exonération.

6Visibilité, données et organisation de la conformité

Les obligations de visibilité (logos, mentions dans les publications, communication) font partie du contrat, avec des exceptions possibles quand l'affichage crée un risque de sécurité ou de protection : l'exception se demande et se documente.

D'autres obligations sont souvent oubliées : conservation des documents (souvent 5 à 10 ans après le paiement final selon les bailleurs et la loi), signalement des soupçons de fraude dans un délai fixé, protection des données personnelles, politiques de sauvegarde (protection contre l'exploitation et les abus sexuels, protection de l'enfance), et conditions relatives aux sanctions.

Pour organiser la conformité, les organisations matures utilisent :

• Une fiche de synthèse de la subvention (grant summary) rédigée dès la signature : dates, montants, tranches, flexibilité, taux indirect, règles d'achat et de nationalité, équipement, visibilité, rapports (dates et formats), audit, conservation, contacts.
• Une réunion de lancement (kick-off) avec programmes, finance, logistique, RH et MEAL, pour que chacun connaisse ses obligations.
• Un tableau de suivi de toutes les subventions avec les échéances.

La majorité des coûts refusés lors des audits viennent d'une règle que le personnel de terrain ne connaissait pas. La fiche de synthèse et la réunion de lancement sont les deux contrôles les plus rentables.