Coûts complets : connaître et recouvrer le vrai coût de chaque projet

1Coûts directs, partagés, indirects

Chaque organisation classe ses coûts en trois groupes :

• Coûts directs : clairement rattachés à un projet (personnel du projet, intrants, distributions, véhicules dédiés).
• Coûts partagés (ou coûts communs de terrain) : bureau pays, sécurité, logistique commune, finance, ressources humaines, informatique du pays. Ils servent plusieurs projets et peuvent être répartis selon une clé mesurable.
• Coûts indirects (ou frais de siège) : direction générale, audit, conformité, systèmes globaux, recherche de fonds. Ils sont recouvrés par un pourcentage.

Le principe du coût complet (full cost) : un projet doit porter sa juste part de tous les coûts nécessaires à sa réalisation. Si les projets ne recouvrent que leurs coûts directs, quelqu'un d'autre paie le reste : les fonds non affectés, les réserves, ou, pire, d'autres bailleurs (ce qui est interdit).

2Répartir les coûts partagés : les clés

Une clé de répartition doit être mesurable, raisonnable, documentée et appliquée de façon constante. Les clés les plus utilisées :

• Coûts directs du projet (ou coûts directs hors gros intrants) : simple, mais pénalise les projets à fort volume d'achat.
• Effectifs ou équivalents temps plein : adaptés aux loyers, à l'informatique, aux RH.
• Surface occupée : bureaux et entrepôts.
• Nombre de transactions ou d'achats : finance et logistique.
• Kilomètres ou jours-véhicule : flotte commune.

Exemple. Bureau pays, coûts partagés annuels 600 000 USD, trois projets :

Le projet B, dont 1 600 000 USD sont des transferts monétaires peu exigeants en gestion, reçoit la plus grosse part. Avec une clé « coûts directs hors transferts » (A 1 500 000, B 400 000, C 500 000, total 2 400 000), la répartition devient A 375 000, B 100 000, C 125 000. Le choix de la clé change fortement le coût complet de chaque projet : il doit être justifié et accepté par les bailleurs.

3Les taux de coûts indirects

Les coûts indirects sont recouvrés par un taux appliqué à une base. La base compte autant que le taux :

• Taux de 7 % sur les coûts directs : la plupart des bailleurs humanitaires européens et des agences des Nations unies pour leurs partenaires.
• Taux négocié (NICRA aux États-Unis) appliqué à une base de « coûts directs totaux modifiés » excluant les gros équipements, les sous-subventions au-delà d'un seuil, les loyers.
• Taux « de minimis » de 15 % sur coûts directs totaux modifiés pour les organisations sans taux négocié (règles américaines depuis 2024).

Calcul. Coûts directs 1 000 000 USD, dont 200 000 USD d'équipements et 150 000 USD de sous-subventions au-delà du seuil. Base modifiée = 1 000 000 − 200 000 − 150 000 = 650 000 USD. À 15 % : 97 500 USD. À 7 % sur coûts directs totaux : 70 000 USD.

Taux « inclus » ou « en plus ». Si le budget total est plafonné à 1 070 000 USD avec 7 % de coûts indirects en plus, les coûts directs sont 1 070 000 / 1,07 = 1 000 000 USD et les coûts indirects 70 000. Si au contraire le taux est exprimé sur le total (7 % du total), coûts indirects = 74 900 et coûts directs = 995 100 USD.

4Calculer son vrai taux

Avant de négocier, une organisation doit connaître son taux réel : coûts indirects réels de l'année / base retenue de la même année.

Exemple. Siège : 1 800 000 USD de coûts. Une analyse montre que 300 000 USD sont en fait des coûts directs de projets (conseillers techniques facturables) et 150 000 USD des coûts non éligibles (collecte de fonds grand public, frais de représentation). Coûts indirects éligibles = 1 350 000 USD. Base (coûts directs totaux modifiés de tous les projets) = 13 500 000 USD. Taux réel = 10 %.

Si les bailleurs ne paient que 7 %, le manque à gagner est de 3 points, soit 405 000 USD par an. Trois options : reclasser en coûts directs ce qui peut l'être de façon justifiée (conseillers techniques imputés au temps passé, coûts partagés de terrain budgétés en lignes directes), négocier un taux plus élevé là où c'est possible, et financer le reste par des fonds non affectés décidés à l'avance.

Jamais deux fois : un même coût ne peut être à la fois imputé en direct et inclus dans le pool des coûts indirects. C'est la première chose que vérifie un auditeur.

5Négocier avec un bailleur

Une négociation réussie repose sur des chiffres, pas sur des principes :

• Montrer la méthode : clés de répartition, calcul du taux réel, états financiers audités.
• Relier les coûts aux résultats : sans responsable sécurité, pas d'accès ; sans système de suivi des bénéficiaires, pas de redevabilité ; sans audit interne, plus de risque de fraude sur les fonds du bailleur.
• Utiliser ce que le bailleur autorise : beaucoup acceptent les coûts partagés de terrain en lignes directes, au prorata, alors qu'ils plafonnent les coûts indirects.
• Anticiper la négociation dès la note conceptuelle, pas au moment de la signature.

Les bailleurs sont de plus en plus sensibles au coût complet et à la durabilité des organisations, en particulier pour les partenaires nationaux : plusieurs engagements du Grand Bargain portent sur le partage équitable des coûts indirects avec eux.

6Les partenaires nationaux et les coûts indirects

Les ONG nationales et locales reçoivent souvent leurs fonds par l'intermédiaire d'une ONG internationale ou d'une agence. Historiquement, l'intermédiaire gardait la totalité des coûts indirects, et le partenaire national ne recouvrait que ses coûts directs, ce qui l'empêchait de constituer des réserves et de renforcer ses systèmes.

Les bonnes pratiques actuelles (politiques de plusieurs agences des Nations unies et de grands bailleurs) prévoient de partager les coûts indirects : par exemple, sur 7 % reçus, l'intermédiaire en reverse la moitié, soit 3,5 points, au partenaire, ou applique un taux propre au partenaire en plus du sien.

Exemple. Subvention de 2 140 000 USD dont 140 000 USD de coûts indirects à 7 % sur 2 000 000 de coûts directs. 1 200 000 USD de coûts directs sont mis en œuvre par un partenaire national. Partage à 50 % sur la part mise en œuvre : 7 % × 1 200 000 × 50 % = 42 000 USD reversés au partenaire. L'intermédiaire garde 140 000 − 42 000 = 98 000 USD.