Custos integrais: conhecer e recuperar o verdadeiro custo de cada projeto

1Custos diretos, partilhados, indiretos

Cada organização classifica os seus custos em três grupos:

• Custos diretos: claramente ligados a um projeto (pessoal do projeto, insumos, distribuições, veículos dedicados).
• Custos partilhados (ou custos comuns de terreno): escritório de país, segurança, logística comum, finanças, recursos humanos, informática do país. Servem vários projetos e podem ser repartidos segundo uma chave mensurável.
• Custos indiretos (ou custos de sede): direção-geral, auditoria, conformidade, sistemas globais, angariação de fundos. São recuperados através de uma percentagem.

O princípio do custo integral (full cost): um projeto deve suportar a sua justa parte de todos os custos necessários à sua realização. Se os projetos só recuperarem os seus custos diretos, outra pessoa paga o resto: os fundos não consignados, as reservas, ou, pior, outros doadores (o que é proibido).

2Repartir os custos partilhados: as chaves

Uma chave de repartição deve ser mensurável, razoável, documentada e aplicada de forma constante. As chaves mais utilizadas:

• Custos diretos do projeto (ou custos diretos excluindo grandes insumos): simples, mas penaliza os projetos com grande volume de compras.
• Efetivos ou equivalentes a tempo inteiro: adequados às rendas, à informática, aos RH.
• Área ocupada: escritórios e armazéns.
• Número de transações ou de compras: finanças e logística.
• Quilómetros ou dias-veículo: frota comum.

Exemplo. Escritório de país, custos partilhados anuais 600 000 USD, três projetos:

O projeto B, do qual 1 600 000 USD são transferências monetárias pouco exigentes em gestão, recebe a maior parte. Com uma chave «custos diretos excluindo transferências» (A 1 500 000, B 400 000, C 500 000, total 2 400 000), a repartição passa a ser A 375 000, B 100 000, C 125 000. A escolha da chave muda fortemente o custo integral de cada projeto: deve ser justificada e aceite pelos doadores.

3As taxas de custos indiretos

Os custos indiretos são recuperados através de uma taxa aplicada a uma base. A base conta tanto como a taxa:

• Taxa de 7 % sobre os custos diretos: a maior parte dos doadores humanitários europeus e das agências das Nações Unidas para os seus parceiros.
• Taxa negociada (NICRA nos Estados Unidos) aplicada a uma base de «custos diretos totais modificados» que exclui os grandes equipamentos, as subsubvenções acima de um limiar, as rendas.
• Taxa «de minimis» de 15 % sobre os custos diretos totais modificados para as organizações sem taxa negociada (regras americanas desde 2024).

Cálculo. Custos diretos 1 000 000 USD, dos quais 200 000 USD de equipamentos e 150 000 USD de subsubvenções acima do limiar. Base modificada = 1 000 000 − 200 000 − 150 000 = 650 000 USD. A 15 %: 97 500 USD. A 7 % sobre os custos diretos totais: 70 000 USD.

Taxa «incluída» ou «adicional». Se o orçamento total tiver um teto de 1 070 000 USD com 7 % de custos indiretos adicionais, os custos diretos são 1 070 000 / 1,07 = 1 000 000 USD e os custos indiretos 70 000. Se, pelo contrário, a taxa for expressa sobre o total (7 % do total), custos indiretos = 74 900 e custos diretos = 995 100 USD.

4Calcular a sua verdadeira taxa

Antes de negociar, uma organização deve conhecer a sua taxa real: custos indiretos reais do ano / base escolhida do mesmo ano.

Exemplo. Sede: 1 800 000 USD de custos. Uma análise mostra que 300 000 USD são na verdade custos diretos de projetos (conselheiros técnicos faturáveis) e 150 000 USD custos não elegíveis (angariação de fundos junto do grande público, despesas de representação). Custos indiretos elegíveis = 1 350 000 USD. Base (custos diretos totais modificados de todos os projetos) = 13 500 000 USD. Taxa real = 10 %.

Se os doadores só pagarem 7 %, a perda é de 3 pontos, ou seja 405 000 USD por ano. Três opções: reclassificar como custos diretos o que o puder ser de forma justificada (conselheiros técnicos imputados pelo tempo dedicado, custos partilhados de terreno orçamentados em linhas diretas), negociar uma taxa mais elevada onde for possível, e financiar o resto com fundos não consignados decididos antecipadamente.

Nunca duas vezes: um mesmo custo não pode ser ao mesmo tempo imputado como direto e incluído no conjunto dos custos indiretos. É a primeira coisa que um auditor verifica.

5Negociar com um doador

Uma negociação bem-sucedida assenta em números, não em princípios:

• Mostrar o método: chaves de repartição, cálculo da taxa real, demonstrações financeiras auditadas.
• Ligar os custos aos resultados: sem responsável de segurança, não há acesso; sem sistema de acompanhamento dos beneficiários, não há responsabilização; sem auditoria interna, há mais risco de fraude sobre os fundos do doador.
• Utilizar o que o doador autoriza: muitos aceitam os custos partilhados de terreno em linhas diretas, proporcionalmente, embora limitem os custos indiretos.
• Antecipar a negociação logo na nota conceptual, não no momento da assinatura.

Os doadores são cada vez mais sensíveis ao custo integral e à sustentabilidade das organizações, em particular para os parceiros nacionais: vários compromissos do Grand Bargain dizem respeito à partilha equitativa dos custos indiretos com eles.

6Os parceiros nacionais e os custos indiretos

As ONG nacionais e locais recebem muitas vezes os seus fundos por intermédio de uma ONG internacional ou de uma agência. Historicamente, o intermediário ficava com a totalidade dos custos indiretos, e o parceiro nacional só recuperava os seus custos diretos, o que o impedia de constituir reservas e de reforçar os seus sistemas.

As boas práticas atuais (políticas de várias agências das Nações Unidas e de grandes doadores) preveem partilhar os custos indiretos: por exemplo, dos 7 % recebidos, o intermediário entrega metade, ou seja 3,5 pontos, ao parceiro, ou aplica uma taxa própria do parceiro para além da sua.

Exemplo. Subvenção de 2 140 000 USD, dos quais 140 000 USD de custos indiretos a 7 % sobre 2 000 000 de custos diretos. 1 200 000 USD de custos diretos são executados por um parceiro nacional. Partilha a 50 % sobre a parte executada: 7 % × 1 200 000 × 50 % = 42 000 USD entregues ao parceiro. O intermediário fica com 140 000 − 42 000 = 98 000 USD.