Auditorias e controlo interno: preparar, prevenir, detetar

1As diferentes auditorias de uma ONG

Uma ONG que gere fundos de doadores vive ao ritmo de várias auditorias, que não têm nem o mesmo objeto nem o mesmo destinatário:

• Auditoria estatutária (ou legal): um revisor oficial de contas certifica as demonstrações financeiras anuais da organização. Dá uma opinião sobre o conjunto, não sobre cada projeto.
• Auditoria de projeto: exigida pelo contrato de subvenção (muitas vezes acima de um limiar, por exemplo 100 000 ou 500 000 USD), incide sobre o relatório financeiro do projeto e a elegibilidade das despesas.
• Verificação das despesas (expenditure verification): procedimentos acordados sobre uma amostra de transações; o verificador não dá opinião, relata as suas constatações.
• Auditoria do doador ou controlo no local: conduzida pelo próprio doador ou por uma empresa mandatada, por vezes sem grande pré-aviso.
• Auditoria interna: função da organização que avalia os seus próprios processos e presta contas ao conselho ou ao comité de auditoria.

As opiniões possíveis de um auditor externo: sem reservas (as contas dão uma imagem fiel), com reservas (exceto num ponto preciso), adversa (as contas não são fiáveis) ou escusa de opinião (documentos insuficientes). Uma opinião com reservas sobre um projeto traduz-se quase sempre em custos declarados não elegíveis.

2Preparar uma auditoria de projeto

Uma auditoria ganha-se durante a vida do projeto, não na semana da chegada dos auditores. A preparação segue uma lista estável:

• Razão geral do projeto reconciliado com o relatório financeiro apresentado: cada número do relatório deve encontrar-se na contabilidade.
• Dossiê de documentos para cada transação: pedido, autorização, consulta ao mercado, nota de encomenda, guia de entrega ou de receção, fatura, comprovativo de pagamento, e para as distribuições, as listas assinadas.
• Pessoal: contratos, folhas de horas assinadas, recibos de vencimento, comprovativos de pagamento dos encargos sociais e dos impostos retidos.
• Reconciliações bancárias mensais assinadas, atas de caixa, cálculo das perdas e ganhos cambiais.
• Equipamentos: registo do imobilizado, etiquetas, provas de inventário físico.
• Correspondência com o doador: acordos de realocação, de prorrogação, derrogações às regras de origem.
• Seguimento das auditorias anteriores: plano de ação e provas de execução.

Amostragem do auditor. Num projeto de 2 000 transações, o auditor testa muitas vezes 60 a 120, privilegiando os grandes montantes, os pagamentos em numerário, os fins de período e os fornecedores invulgares. Se 3 transações da amostra, num total de 18 000 USD, não tiverem documentos, pode extrapolar o erro para toda a população: uma taxa de erro de 2 % sobre 1,5 milhões de despesas representa 30 000 USD potencialmente não elegíveis.

Regra prática: um dossiê que não pode ser compreendido por uma pessoa externa, sem explicação oral, não é um dossiê de auditoria.

3O controlo interno financeiro

O controlo interno é o conjunto das regras e das práticas que dão uma garantia razoável de que as operações são autorizadas, corretamente registadas, e de que os bens estão protegidos. O quadro COSO distingue cinco componentes: ambiente de controlo (o tom dado pela direção), avaliação dos riscos, atividades de controlo, informação e comunicação, monitorização.

As atividades de controlo-chave em finanças:

• Segregação de funções: a pessoa que pede, a que aprova, a que paga e a que regista e reconcilia não são a mesma. Num pequeno escritório, quando isso é impossível, impõe-se um controlo compensatório (revisão mensal pelo diretor, dupla assinatura).
• Quadro de delegações (delegação de autoridade): quem pode comprometer que montante, por tipo de despesa.
• Reconciliações: banco, caixa, adiantamentos ao pessoal, contas de fornecedores, contas entre escritórios.
• Controlos de acesso: direitos no software contabilístico, cofre, assinaturas bancárias, palavras-passe do banco online.
• Revisão analítica: comparação das despesas de um mês para o outro e entre escritórios para identificar o anormal.

Exemplo de matriz. Um escritório de terreno de 4 pessoas: o logístico pede, o chefe de escritório aprova até 2 000 USD, o contabilista paga e regista. Fragilidade: o contabilista também gere a caixa e faz a reconciliação. Controlo compensatório: contagem surpresa mensal da caixa pelo chefe de escritório e revisão da reconciliação pelas finanças da capital.

4A fraude financeira: esquemas frequentes

O «triângulo da fraude» (Cressey) junta três elementos: uma pressão (dívidas, família, pressão social), uma oportunidade (controlo fraco) e uma racionalização («sou mal pago», «toda a gente faz isto»). A organização atua sobretudo sobre a oportunidade.

Esquemas mais frequentes no setor:

• Fornecedores fictícios ou conluio entre fornecedores (propostas de favor, orçamentos redigidos pela mesma mão, mesmos endereços ou telefones).
• Comissões ocultas (luvas): o fornecedor sobrefatura e devolve uma parte ao comprador.
• Trabalhadores fantasma ou jornaleiros fictícios nas listas de pagamento.
• Falsas notas de despesas, ajudas de custo por missões não realizadas, combustível declarado para veículos imobilizados.
• Desvio de caixa dissimulado por documentos forjados ou pelo adiamento das reconciliações.
• Beneficiários fictícios ou duplicados nas distribuições e nas transferências monetárias.

Sinais de alerta: reconciliações atrasadas, documentos fotocopiados em vez de originais, montantes logo abaixo do limiar de aprovação (1 990 USD para um limiar de 2 000), fornecedores que ganham sempre, trabalhador que recusa as férias, despesas em subida sem subida de atividade, faturas numeradas seguidas para um mesmo cliente.

5Análise de dados e lei de Benford

As ferramentas simples de análise de dados detetam muitas anomalias: pesquisa de duplicados (mesmo montante, mesmo fornecedor, mesma data), pagamentos ao fim de semana, fornecedores cuja conta bancária é a de um trabalhador, e fracionamento de encomendas.

A lei de Benford descreve a frequência esperada do primeiro dígito em muitas séries de montantes naturais: o 1 aparece cerca de 30,1 % das vezes, o 2 cerca de 17,6 %, e o 9 apenas 4,6 %. Fórmula: P(d) = log10(1 + 1/d). Um desvio acentuado (por exemplo demasiados montantes a começar por 4 ou 9 em notas de despesas) não prova uma fraude, mas orienta os testes.

Exemplo de fracionamento. Limiar de concurso a 5 000 USD. Num mês, um mesmo fornecedor recebe quatro notas de encomenda de 4 800, 4 900, 4 750 e 4 950 USD para o mesmo artigo, com poucos dias de intervalo: total 19 400 USD. A compra deveria ter sido objeto de uma consulta formal ao mercado. Mesmo sem fraude, a despesa arrisca ser não elegível por incumprimento das regras de compras.

Uma anomalia é uma pergunta, não uma acusação. Documenta-se, verifica-se, e depois transmite-se pelo canal previsto.

6Reagir a uma suspeita de fraude

A conduta a adotar é fixada pela política antifraude da organização e pelos contratos dos doadores, que impõem quase todos uma comunicação rápida (muitas vezes em 48 a 72 horas ou «logo que se tenha conhecimento») de qualquer suspeita de fraude ou de desvio dos seus fundos.

• Não investigar sozinho nem confrontar a pessoa suspeita: arrisca-se a destruir provas e a comprometer o procedimento.
• Comunicar pelo canal previsto (linha de denúncia, responsável de conformidade, direção), com proteção do denunciante.
• Preservar as provas: cópias dos ficheiros, bloqueio dos acessos, conservação dos documentos originais.
• Investigação conduzida por uma equipa designada, independente da cadeia hierárquica em causa.
• Informar o doador nos prazos contratuais, e depois transmitir o relatório final e as medidas tomadas.
• Recuperar os fundos quando possível, e reembolsar ao doador a parte perdida, muitas vezes com fundos próprios.
• Corrigir o controlo que falhou: é a parte mais útil do processo.

O custo de uma fraude ultrapassa o montante desviado: reembolso, tempo de investigação, reputação, e por vezes suspensão dos financiamentos. É por isso que os doadores avaliam a organização pela sua capacidade de detetar e comunicar, não pela ausência aparente de fraude.