As regras dos doadores: elegibilidade, compras, equipamentos e visibilidade

1O que é um custo elegível?

Os doadores utilizam formulações diferentes, mas os critérios de elegibilidade de um custo são parecidos em todo o lado. Um custo é geralmente elegível se for:

• Necessário à execução do projeto e previsto no orçamento aprovado (ou compatível com ele).
• Razoável: um comprador prudente teria pago esse preço (princípio da boa gestão financeira: economia, eficiência, eficácia).
• Incorrido durante o período de execução do contrato (nem antes da data de início, salvo acordo, nem depois da data de fim, salvo custos de encerramento autorizados).
• Realmente suportado, registado na contabilidade, identificável e verificável, com documentos justificativos originais.
• Conforme à lei local (fiscal, social) e às regras do contrato (compras, nacionalidade, origem).
• Imputado de forma coerente: o mesmo método para todos os projetos, sem duplo financiamento.

Custos não elegíveis frequentes: dívidas e juros, provisões para perdas futuras, perdas cambiais (muitas vezes), multas e penalidades, despesas sumptuárias, presentes, custos já financiados por outro doador, IVA recuperável, compras fora do procedimento, despesas sem documentos, e despesas fora do período.

Uma despesa pode ser útil, honesta e não elegível. A elegibilidade verifica-se antes de gastar, não no momento do relatório.

2As grandes famílias de doadores

Cada doador tem as suas regras; é preciso ler sempre o contrato e os seus anexos. Algumas características gerais:

• Doadores institucionais europeus (Comissão Europeia e o seu serviço de ajuda humanitária, agências nacionais): regras detalhadas sobre compras, visibilidade, relatórios intercalares e finais, auditoria ou verificação das despesas; custos indiretos muitas vezes limitados a 7 %; parcerias-quadro com controlo prévio da organização.
• Regras federais americanas (2 CFR 200, «Uniform Guidance») para as organizações que recebem fundos federais: princípios de custos razoáveis, atribuíveis e coerentes; taxa indireta negociada ou taxa mínima (15 % dos custos diretos modificados desde a revisão de 2024); auditoria única (single audit) acima de um limiar de despesas federais anuais para as organizações americanas; regras estritas sobre equipamento e compras.
• Agências da ONU enquanto doadoras de parceiros: acordos de parceria com regras próprias, abordagem HACT (avaliação do parceiro, modalidade de pagamento adaptada ao risco, verificações pontuais, auditorias), custos de apoio muitas vezes limitados.
• Fundos comuns geridos pelo OCHA (fundos de financiamento comum por país): avaliação de capacidade dos parceiros, nível de risco que determina as tranches, as verificações e a auditoria; financiam muitas ONG nacionais.
• Fundações e doadores privados: regras muitas vezes mais flexíveis, mas compromissos de transparência e por vezes restrições sobre os custos de estrutura.

Um mesmo projeto pode ser cofinanciado por vários doadores: é então preciso aplicar a cada despesa as regras do doador a que é imputada, e poder provar que nenhuma despesa é financiada duas vezes.

3As regras de compras

As compras concentram uma grande parte dos custos recusados. Os contratos impõem limiares que determinam o procedimento: compra direta abaixo de um pequeno montante, comparação de pelo menos três orçamentos acima disso, concurso restrito ou aberto para os montantes elevados. Os limiares exatos variam consoante o doador e a política interna, que deve ser pelo menos tão exigente como a do doador.

Exigências frequentes:

• Um dossiê de compra completo: pedido de compra aprovado, orçamentos ou propostas, análise comparativa assinada por um comité, nota de encomenda ou contrato, guia de entrega, fatura, comprovativo de pagamento.
• A proibição do fracionamento: dividir uma compra em várias encomendas para ficar abaixo de um limiar.
• A verificação dos fornecedores nas listas de sanções e de exclusão.
• Regras de nacionalidade e de origem dos bens em certos doadores, com derrogações a pedir.
• A declaração de conflitos de interesses pelos membros do comité de compras.

Exemplo. Limiar de três orçamentos: 5 000 USD. Em dois meses, um escritório encomenda ao mesmo fornecedor 6 lotes de material de escritório de 4 200 a 4 900 USD, ou seja 27 600 USD no total. Um auditor considerará que se trata de uma única necessidade fracionada: as compras arriscam ser declaradas não elegíveis, e será colocada a questão de um eventual conluio. A boa prática é planear a necessidade anual e celebrar um acordo-quadro após concorrência.

4Equipamentos, ativos e cessão

Os bens comprados com um financiamento (veículos, geradores, computadores, material médico) obedecem a regras de propriedade e de utilização:

• São inscritos num registo de ativos com número, financiamento de origem, data, valor, localização, responsável.
• Servem o projeto durante a sua duração; uma utilização para outras atividades deve ser limitada, documentada e, se possível, refaturada.
• No fim do projeto, a sua cessão segue o contrato: transferência para os beneficiários, para os parceiros ou para as autoridades; manutenção na organização para um projeto da mesma natureza; venda com reembolso do produto ao doador; ou devolução ao doador. Uma cessão sem acordo, quando este é exigido, pode implicar o reembolso do valor do bem.
• O inventário físico, pelo menos anual, compara o registo com a realidade (etiquetas, números de série).

Os veículos merecem uma atenção especial: diários de bordo (quilometragem, trajetos, condutor, combustível), manutenção, seguro, e repartição dos custos entre projetos segundo a utilização real. Um consumo de combustível anormal em relação aos quilómetros é um indicador clássico de desvio.

5IVA, impostos e encargos sociais

O IVA e os impostos indiretos só são elegíveis se a organização não os puder recuperar. Em muitos países, as ONG beneficiam de isenções previstas por um acordo de estabelecimento ou pela lei: pedi-las, documentá-las e aplicá-las faz parte da boa gestão. Um IVA pago quando era possível uma isenção pode ser considerado não razoável.

Os impostos sobre os salários e os encargos sociais são elegíveis e obrigatórios. Não os pagar (por exemplo empregando pessoal como «consultores» ou «voluntários» para evitar os encargos) expõe a correções fiscais, a litígios e a custos não elegíveis. Os doadores exigem cada vez mais a prova de que as obrigações fiscais e sociais são respeitadas.

Exemplo. Um escritório pagou 18 % de IVA sobre 200 000 USD de compras quando uma isenção estava prevista no acordo com o Estado e um reembolso era possível. IVA pago: 36 000 USD. O doador pode recusar estes 36 000 USD como custo evitável; a organização deve pedir o reembolso à administração e instituir o procedimento de isenção.

6Visibilidade, dados e organização da conformidade

As obrigações de visibilidade (logótipos, menções nas publicações, comunicação) fazem parte do contrato, com exceções possíveis quando a exibição cria um risco de segurança ou de proteção: a exceção pede-se e documenta-se.

Outras obrigações são muitas vezes esquecidas: conservação dos documentos (muitas vezes 5 a 10 anos após o pagamento final, consoante os doadores e a lei), comunicação das suspeitas de fraude num prazo fixado, proteção dos dados pessoais, políticas de salvaguarda (proteção contra a exploração e o abuso sexuais, proteção da criança), e condições relativas às sanções.

Para organizar a conformidade, as organizações maduras utilizam:

• Uma ficha de síntese da subvenção (grant summary) redigida logo na assinatura: datas, montantes, tranches, flexibilidade, taxa indireta, regras de compras e de nacionalidade, equipamento, visibilidade, relatórios (datas e formatos), auditoria, conservação, contactos.
• Uma reunião de lançamento (kick-off) com programas, finanças, logística, RH e MEAL, para que cada um conheça as suas obrigações.
• Um quadro de acompanhamento de todas as subvenções com os prazos.

A maioria dos custos recusados nas auditorias vem de uma regra que o pessoal de terreno não conhecia. A ficha de síntese e a reunião de lançamento são os dois controlos mais rentáveis.