Las normas de los donantes: elegibilidad, compras, equipos y visibilidad

1¿Qué es un coste elegible?

Los donantes utilizan formulaciones distintas, pero los criterios de elegibilidad de un coste se parecen en todas partes. Un coste es generalmente elegible si es:

• Necesario para la ejecución del proyecto y está previsto en el presupuesto aprobado (o es compatible con él).
• Razonable: un comprador prudente habría pagado ese precio (principio de buena gestión financiera: economía, eficiencia, eficacia).
• Contraído durante el período de ejecución del contrato (ni antes de la fecha de inicio, salvo acuerdo, ni después de la fecha de finalización, salvo costes de cierre autorizados).
• Realmente soportado, registrado en la contabilidad, identificable y verificable, con justificantes originales.
• Conforme a la ley local (fiscal, social) y a las normas del contrato (compras, nacionalidad, origen).
• Imputado de forma coherente: el mismo método para todos los proyectos, sin doble financiación.

Costes no elegibles frecuentes: deudas e intereses, provisiones para pérdidas futuras, pérdidas cambiarias (a menudo), multas y sanciones, gastos suntuarios, regalos, costes ya financiados por otro donante, IVA recuperable, compras fuera de procedimiento, gastos sin justificantes y gastos fuera del período.

Un gasto puede ser útil, honesto y no elegible. La elegibilidad se verifica antes de gastar, no en el momento del informe.

2Las grandes familias de donantes

Cada donante tiene sus normas; siempre hay que leer el contrato y sus anexos. Algunas características generales:

• Donantes institucionales europeos (Comisión Europea y su servicio de ayuda humanitaria, agencias nacionales): normas detalladas sobre compras, visibilidad, informes intermedios y finales, auditoría o verificación de gastos; costes indirectos a menudo limitados al 7 %; asociaciones marco con control previo de la organización.
• Normas federales estadounidenses (2 CFR 200, «Uniform Guidance») para las organizaciones que reciben fondos federales: principios de costes razonables, atribuibles y coherentes; tipo indirecto negociado o tipo mínimo (15 % de los costes directos modificados desde la revisión de 2024); auditoría única (single audit) por encima de un umbral de gastos federales anuales para las organizaciones estadounidenses; normas estrictas sobre equipos y compras.
• Agencias de la ONU como donantes de socios: acuerdos de asociación con sus propias normas, enfoque HACT (evaluación del socio, modalidad de desembolso adaptada al riesgo, verificaciones puntuales, auditorías), costes de apoyo a menudo limitados.
• Fondos comunes gestionados por OCHA (fondos mancomunados de país): evaluación de capacidad de los socios, nivel de riesgo que determina los tramos, las verificaciones y la auditoría; financian a muchas ONG nacionales.
• Fundaciones y donantes privados: normas a menudo más flexibles, pero compromisos de transparencia y a veces restricciones sobre los costes de estructura.

Un mismo proyecto puede estar cofinanciado por varios donantes: en ese caso hay que aplicar a cada gasto las normas del donante al que se imputa, y poder demostrar que ningún gasto se financia dos veces.

3Las normas de compras

Las compras concentran una gran parte de los costes rechazados. Los contratos imponen umbrales que determinan el procedimiento: compra directa por debajo de un importe pequeño, comparación de al menos tres presupuestos por encima, licitación restringida o abierta para los importes elevados. Los umbrales exactos varían según el donante y la política interna, que debe ser al menos tan exigente como la del donante.

Exigencias frecuentes:

• Un expediente de compra completo: solicitud de compra aprobada, presupuestos u ofertas, análisis comparativo firmado por un comité, orden de compra o contrato, albarán de entrega, factura, prueba de pago.
• La prohibición del fraccionamiento: dividir una compra en varios pedidos para quedarse por debajo de un umbral.
• La verificación de los proveedores contra las listas de sanciones y de exclusión.
• Normas de nacionalidad y origen de los bienes en algunos donantes, con excepciones que deben solicitarse.
• La declaración de conflictos de intereses por parte de los miembros del comité de compras.

Ejemplo. Umbral de tres presupuestos: 5 000 USD. En dos meses, una oficina encarga al mismo proveedor 6 lotes de material de oficina de 4 200 a 4 900 USD, es decir, 27 600 USD en total. Un auditor considerará que se trata de una sola necesidad fraccionada: las compras corren el riesgo de ser declaradas no elegibles y se planteará la cuestión de una posible colusión. La buena práctica es planificar la necesidad anual y celebrar un acuerdo marco tras una licitación competitiva.

4Equipos, activos y cesión

Los bienes adquiridos con una financiación (vehículos, generadores, ordenadores, material médico) obedecen a normas de propiedad y de uso:

• Se inscriben en un registro de activos con número, financiación de origen, fecha, valor, ubicación y responsable.
• Sirven al proyecto durante su duración; su uso para otras actividades debe ser limitado, documentado y, si es posible, refacturado.
• Al final del proyecto, su cesión sigue el contrato: transferencia a los beneficiarios, a los socios o a las autoridades; mantenimiento en la organización para un proyecto de la misma naturaleza; venta con reembolso del producto al donante; o devolución al donante. Una cesión sin acuerdo, cuando este es necesario, puede conllevar el reembolso del valor del bien.
• El inventario físico, al menos anual, compara el registro con la realidad (etiquetas, números de serie).

Los vehículos merecen una atención especial: libros de ruta (kilometraje, trayectos, conductor, combustible), mantenimiento, seguro y reparto de los costes entre proyectos según el uso real. Un consumo de combustible anormal respecto de los kilómetros es un indicador clásico de desvío.

5IVA, impuestos y cargas sociales

El IVA y los impuestos indirectos solo son elegibles si la organización no puede recuperarlos. En muchos países, las ONG se benefician de exenciones previstas en un acuerdo de establecimiento o en la ley: solicitarlas, documentarlas y aplicarlas forma parte de la buena gestión. Un IVA pagado cuando era posible una exención puede considerarse no razonable.

Los impuestos sobre los salarios y las cargas sociales son elegibles y obligatorios. No pagarlos (por ejemplo, empleando al personal como «consultores» o «voluntarios» para evitar las cargas) expone a liquidaciones fiscales, litigios y costes no elegibles. Los donantes exigen cada vez más la prueba de que se cumplen las obligaciones fiscales y sociales.

Ejemplo. Una oficina pagó un 18 % de IVA sobre 200 000 USD de compras cuando el acuerdo con el Estado preveía una exención y era posible un reembolso. IVA pagado: 36 000 USD. El donante puede rechazar esos 36 000 USD como coste evitable; la organización debe solicitar el reembolso a la administración y establecer el procedimiento de exención.

6Visibilidad, datos y organización del cumplimiento

Las obligaciones de visibilidad (logotipos, menciones en las publicaciones, comunicación) forman parte del contrato, con posibles excepciones cuando la exhibición crea un riesgo de seguridad o de protección: la excepción se solicita y se documenta.

Otras obligaciones se olvidan a menudo: conservación de los documentos (a menudo de 5 a 10 años después del pago final según los donantes y la ley), notificación de las sospechas de fraude en un plazo fijado, protección de los datos personales, políticas de salvaguarda (protección contra la explotación y el abuso sexuales, protección de la infancia) y condiciones relativas a las sanciones.

Para organizar el cumplimiento, las organizaciones maduras utilizan:

• Una ficha de síntesis de la subvención (grant summary) redactada desde la firma: fechas, importes, tramos, flexibilidad, tipo indirecto, normas de compras y de nacionalidad, equipos, visibilidad, informes (fechas y formatos), auditoría, conservación, contactos.
• Una reunión de lanzamiento (kick-off) con programas, finanzas, logística, RR. HH. y MEAL, para que cada uno conozca sus obligaciones.
• Un cuadro de seguimiento de todas las subvenciones con los vencimientos.

La mayoría de los costes rechazados en las auditorías proceden de una norma que el personal de terreno no conocía. La ficha de síntesis y la reunión de lanzamiento son los dos controles más rentables.