Gerir a tesouraria: previsões, pré-financiamento, câmbio e dinheiro em numerário

1O plano de tesouraria

Uma ONG não vai à falência por ser deficitária no papel, mas por já não conseguir pagar os salários e os fornecedores. O plano de tesouraria prevê, mês a mês, o saldo inicial, os recebimentos esperados (tranches dos doadores com as suas datas realistas, donativos, reembolsos) e os pagamentos previstos (salários, fornecedores, transferências para os parceiros, transferências monetárias aos agregados, impostos e encargos sociais).

As regras de um plano útil:

• É prudente: preveem-se as tranches dos doadores na data em que realmente chegam em média, não na data do contrato (muitas vezes 30 a 90 dias mais tarde, porque dependem da aprovação dos relatórios).
• É atualizado todos os meses com os dados reais.
• Distingue os fundos consignados: a tesouraria de um projeto não pode financiar duradouramente outro projeto sem acordo.
• Fixa um limiar mínimo (por exemplo um mês de despesas) abaixo do qual são acionadas medidas.

Exemplo. Saldo a 1 de março: 420 000 USD. Despesas mensais: 380 000 USD. Uma tranche de 900 000 USD esperada em março só chegará em maio, porque o relatório intercalar está atrasado. Março: 420 000 − 380 000 = 40 000. Abril: 40 000 − 380 000 = −340 000. A organização não consegue pagar em abril, a não ser que envie o relatório imediatamente, negoceie um adiantamento, adie compras ou mobilize reservas. O atraso de um relatório torna-se uma crise de liquidez.

2O pré-financiamento e os seus limites

Muitos contratos preveem pagamentos por tranches (por exemplo 40 % na assinatura, 40 % após o relatório intercalar, 20 % após o relatório final), ou reembolsos a posteriori. Nestes casos, a organização adianta o dinheiro: é o pré-financiamento. O saldo final, muitas vezes 10 a 20 %, só é pago depois da aceitação do relatório final, por vezes seis meses a um ano após o fim do projeto.

Exemplo. Projeto de 1 000 000 USD em 12 meses, pagamentos de 50 % no início, 30 % após o relatório do mês 6 (recebido em média no mês 8), 20 % após o relatório final (recebido em média 6 meses após o fim). Despesas regulares: 83 333 USD por mês. No mês 8, antes do 2.º pagamento, a organização gastou 666 667 USD para 500 000 recebidos: pré-financia 166 667 USD. No fim do projeto, gastou 1 000 000 USD para 800 000 recebidos: pré-financia 200 000 USD durante cerca de seis meses.

O pré-financiamento tem um custo: imobilização das reservas, por vezes comissões bancárias ou juros, e o risco de algumas despesas serem recusadas e nunca reembolsadas. Uma organização deve conhecer o seu pré-financiamento total a todo o momento, e o conselho de administração deve fixar um teto.

Os meios de reduzir o pré-financiamento: enviar os relatórios a tempo, negociar uma primeira tranche mais elevada, pedir adiantamentos com base nas previsões de tesouraria, e diversificar para doadores que pagam antecipadamente.

3As taxas de câmbio

A gestão do câmbio segue as regras do contrato e a política da organização. Os métodos correntes para converter as despesas na divisa do doador:

• Taxa da transferência: utiliza-se a taxa efetivamente obtida na conversão dos fundos do doador. É o método mais justo, mas exige um acompanhamento rigoroso.
• Taxa média ponderada: calcula-se uma taxa média a partir das conversões sucessivas, ponderada pelos montantes.
• Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): as despesas consomem primeiro os fundos convertidos em primeiro lugar, à respetiva taxa.
• Taxa oficial mensal publicada pelo doador ou pelo banco central (por exemplo a taxa InforEuro para certos financiamentos europeus).

Exemplo de taxa média ponderada. Conversão 1: 100 000 USD a 600 unidades locais por dólar = 60 000 000. Conversão 2: 50 000 USD a 630 = 31 500 000. Taxa média: 91 500 000 / 150 000 = 610 unidades por dólar. Uma despesa de 6 100 000 unidades locais é reportada como 10 000 USD.

Nos países com taxas múltiplas (taxa oficial muito diferente da taxa paralela), cambiar à taxa oficial pode reduzir fortemente o poder de compra, e cambiar à taxa paralela pode ser ilegal. É uma decisão a tomar ao nível da direção, com o doador, respeitando a lei do país e as regras de luta contra o branqueamento de capitais, nunca ao nível de um agente no terreno.

4Transferir fundos para zonas difíceis

Fazer chegar o dinheiro ao terreno é muitas vezes um desafio: bancos ausentes ou sancionados, limites de levantamento, insegurança. As opções, da mais segura à mais arriscada do ponto de vista do controlo:

• Transferência bancária para uma conta da organização num banco local regulado.
• Moeda eletrónica e pagamento móvel, para os salários, os fornecedores e as transferências aos agregados.
• Empresas de transferência autorizadas.
• Sistemas de transferência informais (hawala ou equivalentes), utilizados em certos contextos por falta de alternativa: exigem uma diligência reforçada (identificação do prestador, verificação nas listas de sanções, contratos, recibos sistemáticos, reconciliações), o acordo prévio da direção e muitas vezes do doador.
• Transporte de numerário: último recurso, com regras estritas (montantes limitados, trajetos variados, duas pessoas, discrição, seguro).

As sanções internacionais e a luta contra o financiamento do terrorismo aplicam-se a toda a cadeia: bancos, prestadores, fornecedores e parceiros. Os contratos dos doadores exigem muitas vezes a verificação das contrapartes nas listas de sanções. Existem isenções humanitárias (por exemplo a resolução 2664 do Conselho de Segurança, de 2022, para os regimes de sanções da ONU), mas não dispensam a diligência.

5A caixa: controlos simples e indispensáveis

O numerário é o recurso mais exposto ao roubo e aos erros. Os controlos de base:

• Limite de caixa fixado por escritório (por exemplo o equivalente a duas semanas de pequenas despesas); o excedente é depositado no banco.
• Cofre com acesso limitado e um registo.
• Segregação de funções: a pessoa que gere a caixa não aprova as despesas e não faz a reconciliação.
• Contagem de caixa por duas pessoas no fim de cada mês e de surpresa, com uma ata assinada; qualquer diferença é explicada.
• Documentos justificativos para cada saída; na ausência de fatura (compras no mercado), uma declaração de despesa assinada pelo comprador e por uma testemunha, com um limite.
• Adiantamentos ao pessoal justificados num prazo fixado (por exemplo 7 dias após a missão); nenhum novo adiantamento enquanto o anterior não estiver justificado.

Exemplo de contagem. Saldo teórico da caixa: 1 840 000 unidades locais. Contagem: 1 790 000 em notas e moedas, mais dois documentos justificativos não registados de 30 000 e 15 000. Diferença inexplicada: 1 840 000 − 1 790 000 − 45 000 = 5 000. Uma pequena diferença isolada é registada e analisada; diferenças repetidas, mesmo pequenas, são um sinal de alerta.

6A política de tesouraria da organização

Ao nível da organização, uma política de tesouraria aprovada pelo conselho fixa:

• O nível mínimo de liquidez (em meses de despesas) e as medidas se o limiar for ultrapassado.
• O teto de pré-financiamento total autorizado.
• Os bancos autorizados e os critérios de escolha (solidez, presença, conformidade), com uma repartição dos depósitos para limitar o risco de falência de um banco.
• As regras de aplicação das reservas: segurança e liquidez primeiro, nenhuma aplicação especulativa.
• Os signatários das contas, com dupla assinatura acima de um limiar.
• As regras de câmbio e de cobertura.

O diretor financeiro apresenta ao conselho um quadro de tesouraria trimestral: saldos por divisa e por banco, previsão a 6 meses, pré-financiamento em curso, créditos sobre doadores por antiguidade. Os créditos com mais de 6 meses merecem uma análise específica: relatório não aceite, despesas contestadas, doador em dificuldade.

Diversificar os bancos é uma proteção real: houve organizações que perderam o acesso aos seus fundos em crises bancárias ou congelamentos de contas. Nunca manter toda a tesouraria numa única instituição.