Control de la nómina mensual antes de su validación

• RCA-033: contrato finalizado el 30/09, sin enmienda, pero pagado en octubre (168 960).
• RCA-040 y RCA-067: mismo número de cuenta (…6640) para dos empleados: riesgo de fraude o de error de introducción de datos.
• RCA-044: 32 h extraordinarias para 20 h autorizadas.
• RCA-052: no se descuenta la primera cuota del anticipo (30 000).
• RCA-061: grado G2 pero base de 220 000 (base del G3); por tanto, la prima de terreno también es errónea.
• RCA-063: HE calculadas sin recargo: 16 × 1 000 = 16 000 en lugar de 16 × 1 000 × 1,25 = 20 000.
• RCA-070: error aritmético: 330 000 − 13 200 = 316 800 y no 336 800 (+ 20 000).

Líneas controladas sin anomalías: RCA-014, 021, 037, 058, 074, 081.

• RCA-033: 0 (en lugar de 168 960), salvo que se encuentre una enmienda firmada: − 168 960.
• RCA-044: HE pagadas sobre 20 h = 20 × 750 × 1,25 = 18 750; bruto 150 750; cotización 6 030; neto 144 720: − 10 800.
• RCA-052: 168 960 − 30 000 = 138 960: − 30 000.
• RCA-061: base 160 000, prima 16 000, bruto 176 000, cotización 7 040, neto 168 960: − 63 360.
• RCA-063: bruto 160 000 + 20 000 + 16 000 = 196 000; cotización 7 840; neto 188 160: + 3 840.
• RCA-070: 316 800: − 20 000.

Diferencia total: − 289 280. Total neto corregido: 3 150 760 − 289 280 = 2 861 480 FCFA.

Por suspender a la espera de verificación: RCA-040 (232 320) y RCA-067 (168 960), es decir, 401 280 FCFA, pagaderos en cuanto se confirmen las cuentas. Para RCA-044, las 12 horas no autorizadas no se suprimen: quedan en suspenso, se verifican en las hojas de ruta y se pagan si realmente se realizaron a petición de la jerarquía.

Pasos: (1) suspender las dos transferencias, sin acusar a nadie; (2) verificar los expedientes personales (formulario de datos bancarios firmado, certificado bancario, documento de identidad) y la fecha de la última modificación en el programa de nómina, y quién la realizó; (3) pedir a cada empleado que confirme su cuenta en persona, con su documento de identidad; (4) si se trata de un error de introducción de datos, corregir y pagar; si una cuenta se modificó sin solicitud del empleado o si uno de los dos empleados no está localizable (posible empleado ficticio), informar al responsable de RR. HH. del país y al director financiero conforme a la política antifraude, sin llevar a cabo la investigación en solitario.

Controles: toda modificación de cuenta bancaria exige un formulario firmado por el empleado y una validación por una segunda persona; control automático de cuentas duplicadas antes de cada nómina; conciliación trimestral entre la nómina, los contratos y la asistencia (recuento físico del personal).

Ejemplo: «Buenos días, [nombre]: gracias por su mensaje. Para octubre, el jefe de base autorizó por escrito 20 horas extraordinarias; ese es el importe que figura en su recibo de sueldo. Las 12 horas restantes no se anulan: las estamos verificando con sus hojas de ruta y su supervisor. Si se realizaron a petición de su jerarquía, se le pagarán en la nómina de noviembre. Puede enviarme cualquier documento útil hasta el viernes. Le recuerdo que la política de la base exige una autorización escrita por encima de 20 horas. Quedo a su disposición para hablarlo. Atentamente, [nombre], oficial de RR. HH.».