Conformité, contrôle interne, fraude et audit

1Le contrôle interne : principes et architecture

Le référentiel COSO (2013) définit le contrôle interne comme un processus qui donne une assurance raisonnable sur trois objectifs : l'efficacité des opérations, la fiabilité des informations financières et la conformité aux lois et aux contrats. Il repose sur cinq composantes : environnement de contrôle (ton donné par la direction, éthique, compétences), évaluation des risques, activités de contrôle, information et communication, pilotage.

Le modèle des trois lignes de l'Institut des auditeurs internes (2020) répartit les rôles : la première ligne (les opérations : programmes, logistique, finance terrain) gère les risques au quotidien ; la deuxième ligne (conformité, gestion des risques, contrôle financier) fixe les règles et vérifie ; la troisième ligne (audit interne) donne une assurance indépendante au conseil d'administration.

Les contrôles clés d'une ONG terrain :

• Séparation des tâches : la personne qui demande un achat n'est pas celle qui l'approuve, qui reçoit les biens, ni celle qui paie.
• Délégation d'autorité écrite, avec des seuils de signature par montant et par nature de dépense.
• Rapprochements bancaires mensuels signés par une personne qui ne manipule ni la caisse ni la banque.
• Comptages de caisse inopinés, inventaires physiques et contrôle des stocks.
• Vérification des bénéficiaires et des listes de paiement, de préférence par une équipe indépendante du ciblage.

Dans une petite base, la séparation complète est impossible. On compense par des contrôles de détection : revue mensuelle des pièces par le niveau supérieur, rotation des tâches, contrôles inopinés à distance.

2Comprendre la fraude : triangle, schémas et signaux

Le triangle de la fraude (Cressey) associe trois conditions : une pression (dettes, pression familiale, objectifs irréalistes), une opportunité (contrôles faibles) et une rationalisation (« je suis mal payé », « tout le monde le fait »). La direction agit surtout sur l'opportunité, mais aussi sur la rationalisation par la culture et l'exemplarité.

Les schémas les plus fréquents en humanitaire :

Le détournement de l'aide par des groupes armés ou des autorités (taxation aux points de contrôle, listes imposées, prélèvements sur les bénéficiaires) est un risque majeur dans les conflits. Il se gère par l'analyse de risque, la vérification indépendante, la suspension si nécessaire, et une coordination avec les autres organisations pour ne pas céder séparément.

3Traiter une suspicion : signalement, enquête et sanctions

Une politique anti-fraude doit prévoir : plusieurs canaux de signalement (dont un canal hors hiérarchie et anonyme), la protection des lanceurs d'alerte contre les représailles, une règle de tolérance zéro face à l'inaction (tout soupçon crédible est traité), et l'obligation de notifier les bailleurs dans les délais contractuels, souvent très courts (par exemple sous quelques jours ouvrés après connaissance d'un soupçon crédible).

Étapes d'une enquête interne :

1. Évaluation initiale : le signalement est-il crédible et dans le champ de la politique ? Qui doit être informé ? Y a-t-il un risque pour la sécurité des personnes ?
2. Préservation des preuves : copie des données, sécurisation des documents, suspension d'accès si nécessaire, sans alerter la personne mise en cause.
3. Enquête par des personnes formées, indépendantes de la ligne hiérarchique concernée, avec plan d'enquête, entretiens des témoins, puis de la personne mise en cause qui a le droit de répondre.
4. Rapport fondé sur les faits, avec un niveau de preuve explicite (en matière disciplinaire, la prépondérance des preuves en général).
5. Décisions : sanctions disciplinaires, recouvrement des pertes, signalement aux autorités si la loi l'exige ou si c'est approprié, et surtout correction des failles de contrôle.

Erreur grave : confier l'enquête au supérieur direct de la personne soupçonnée, ou lancer des entretiens avant d'avoir sécurisé les preuves. La première compromet l'indépendance ; la seconde fait disparaître les documents.

4Audits de bailleurs et coûts inéligibles

Un audit de projet vérifie que les dépenses déclarées sont réelles, éligibles (prévues au budget, engagées pendant la période, conformes aux règles), justifiées par des pièces probantes, enregistrées dans la comptabilité et conformes aux règles d'achat et de visibilité. Toute dépense qui ne satisfait pas ces conditions devient un coût inéligible que l'organisation doit rembourser sur ses fonds propres.

Causes les plus fréquentes de coûts inéligibles : procédure d'achat non respectée (nombre de devis, publicité, seuils), pièces manquantes ou non originales, dépenses hors période, clés de répartition non justifiées, différences de change mal calculées, et biens non retrouvés à l'inventaire.

Préparation d'un audit en six points : dossier par marché avec toutes les pièces dans l'ordre de la procédure ; rapprochement entre le rapport financier et le grand livre ; liste du personnel imputé avec contrats, fiches de temps et bulletins ; inventaire des biens avec étiquettes ; registre des écarts de change ; note expliquant les clés de répartition.

Exemple chiffré. Un auditeur teste un échantillon de 120 000 USD de dépenses sur un total déclaré de 1 000 000 USD et trouve 9 000 USD d'erreurs (7,5 %). Selon la méthode convenue, certains auditeurs extrapolent ce taux à la population : 75 000 USD de coûts potentiellement inéligibles. Une erreur systématique, par exemple une clé de répartition, coûte donc bien plus que son montant dans l'échantillon.

5Sanctions, lutte antiterroriste et vérification des partenaires

Les ONG travaillant dans des zones contrôlées par des groupes désignés doivent respecter les régimes de sanctions (Conseil de sécurité de l'ONU, Union européenne, États-Unis, Royaume-Uni) et les clauses antiterroristes de leurs contrats. Ces clauses interdisent de mettre des fonds ou des ressources à la disposition de personnes ou entités listées, directement ou indirectement.

La résolution 2664 (2022) du Conseil de sécurité a introduit une exemption humanitaire transversale aux régimes de gel d'avoirs de l'ONU pour l'aide humanitaire et les activités qui répondent aux besoins essentiels, et plusieurs juridictions ont adopté des exemptions comparables. Mais ces exemptions ne dispensent pas de la diligence raisonnable ni des clauses contractuelles des bailleurs.

La diligence raisonnable comprend : la vérification des partenaires, fournisseurs et personnel clé contre les listes de sanctions avant contrat et périodiquement, une analyse de risque de détournement, des contrôles sur les paiements (pas de paiements en espèces à des intermédiaires non vérifiés), et une politique écrite de gestion des contacts nécessaires avec les groupes armés pour l'accès.

Point de vigilance éthique : la vérification ne s'applique pas aux bénéficiaires selon la plupart des bailleurs et des positions du secteur, car l'aide est fondée sur les besoins. Filtrer les bénéficiaires sur des listes violerait le principe d'impartialité ; en cas de doute contractuel, la question doit être tranchée par écrit avec le bailleur.