Conformidade, controlo interno, fraude e auditoria

1O controlo interno: princípios e arquitetura

O referencial COSO (2013) define o controlo interno como um processo que dá uma garantia razoável sobre três objetivos: a eficácia das operações, a fiabilidade da informação financeira e a conformidade com as leis e os contratos. Assenta em cinco componentes: ambiente de controlo (tom dado pela direção, ética, competências), avaliação dos riscos, atividades de controlo, informação e comunicação, monitorização.

O modelo das três linhas do Instituto de Auditores Internos (2020) reparte os papéis: a primeira linha (as operações: programas, logística, finanças no terreno) gere os riscos no dia a dia; a segunda linha (conformidade, gestão de riscos, controlo financeiro) fixa as regras e verifica; a terceira linha (auditoria interna) dá uma garantia independente ao conselho de administração.

Os controlos-chave de uma ONG no terreno:

• Segregação de funções: quem pede uma compra não é quem a aprova, quem recebe os bens nem quem paga.
• Delegação de autoridade escrita, com limiares de assinatura por montante e por natureza de despesa.
• Reconciliações bancárias mensais assinadas por uma pessoa que não lida nem com a caixa nem com o banco.
• Contagens de caixa de surpresa, inventários físicos e controlo dos stocks.
• Verificação dos beneficiários e das listas de pagamento, de preferência por uma equipa independente da focalização.

Numa base pequena, a segregação completa é impossível. Compensa-se com controlos de deteção: revisão mensal dos documentos pelo nível superior, rotação de tarefas, controlos de surpresa à distância.

2Compreender a fraude: triângulo, esquemas e sinais

O triângulo da fraude (Cressey) associa três condições: uma pressão (dívidas, pressão familiar, objetivos irrealistas), uma oportunidade (controlos fracos) e uma racionalização («sou mal pago», «toda a gente faz isto»). A direção atua sobretudo sobre a oportunidade, mas também sobre a racionalização através da cultura e do exemplo.

Os esquemas mais frequentes no setor humanitário:

O desvio da ajuda por grupos armados ou autoridades (cobranças nos postos de controlo, listas impostas, cobranças aos beneficiários) é um risco importante nos conflitos. Gere-se pela análise de risco, pela verificação independente, pela suspensão se necessário, e pela coordenação com as outras organizações para não ceder separadamente.

3Tratar uma suspeita: denúncia, investigação e sanções

Uma política antifraude deve prever: vários canais de denúncia (incluindo um fora da hierarquia e anónimo), a proteção dos denunciantes contra represálias, uma regra de tolerância zero perante a inação (qualquer suspeita credível é tratada) e a obrigação de notificar os doadores nos prazos contratuais, muitas vezes muito curtos (por exemplo, em poucos dias úteis após o conhecimento de uma suspeita credível).

Etapas de uma investigação interna:

1. Avaliação inicial: a denúncia é credível e está no âmbito da política? Quem deve ser informado? Existe um risco para a segurança das pessoas?
2. Preservação das provas: cópia dos dados, proteção dos documentos, suspensão de acessos se necessário, sem alertar a pessoa visada.
3. Investigação por pessoas formadas, independentes da linha hierárquica em causa, com plano de investigação, entrevistas às testemunhas e depois à pessoa visada, que tem direito a responder.
4. Relatório baseado nos factos, com um nível de prova explícito (em matéria disciplinar, em geral a preponderância da prova).
5. Decisões: sanções disciplinares, recuperação das perdas, comunicação às autoridades se a lei o exigir ou se for adequado e, sobretudo, correção das falhas de controlo.

Erro grave: confiar a investigação ao superior direto da pessoa suspeita, ou iniciar entrevistas antes de proteger as provas. O primeiro compromete a independência; o segundo faz desaparecer os documentos.

4Auditorias de doadores e custos não elegíveis

Uma auditoria de projeto verifica se as despesas declaradas são reais, elegíveis (previstas no orçamento, assumidas durante o período, conformes às regras), justificadas por documentos comprovativos, registadas na contabilidade e conformes às regras de compras e de visibilidade. Qualquer despesa que não cumpra estas condições torna-se um custo não elegível que a organização deve reembolsar com fundos próprios.

Causas mais frequentes de custos não elegíveis: procedimento de compra não respeitado (número de orçamentos, publicidade, limiares), documentos em falta ou não originais, despesas fora do período, chaves de repartição não justificadas, diferenças cambiais mal calculadas e bens não encontrados no inventário.

Preparação de uma auditoria em seis pontos: dossiê por contrato com todos os documentos pela ordem do procedimento; reconciliação entre o relatório financeiro e o razão geral; lista do pessoal imputado com contratos, folhas de horas e recibos de vencimento; inventário dos bens etiquetados; registo das diferenças cambiais; nota que explique as chaves de repartição.

Exemplo com números. Um auditor testa uma amostra de 120 000 USD de despesas num total declarado de 1 000 000 USD e encontra 9 000 USD de erros (7,5 %). Consoante o método acordado, alguns auditores extrapolam esta taxa para toda a população: 75 000 USD de custos potencialmente não elegíveis. Um erro sistemático, por exemplo uma chave de repartição, custa portanto muito mais do que o seu montante na amostra.

5Sanções, luta antiterrorista e verificação dos parceiros

As ONG que trabalham em zonas controladas por grupos designados devem respeitar os regimes de sanções (Conselho de Segurança da ONU, União Europeia, Estados Unidos, Reino Unido) e as cláusulas antiterroristas dos seus contratos. Estas cláusulas proíbem colocar fundos ou recursos à disposição de pessoas ou entidades listadas, direta ou indiretamente.

A resolução 2664 (2022) do Conselho de Segurança introduziu uma isenção humanitária transversal aos regimes de congelamento de bens da ONU para a ajuda humanitária e as atividades que respondem às necessidades essenciais, e várias jurisdições adotaram isenções comparáveis. Mas estas isenções não dispensam a diligência devida nem as cláusulas contratuais dos doadores.

A diligência devida inclui: a verificação de parceiros, fornecedores e pessoal-chave nas listas de sanções antes do contrato e periodicamente, uma análise do risco de desvio, controlos sobre os pagamentos (nada de pagamentos em numerário a intermediários não verificados) e uma política escrita de gestão dos contactos necessários com os grupos armados para o acesso.

Ponto de vigilância ética: segundo a maioria dos doadores e das posições do setor, a verificação não se aplica aos beneficiários, porque a ajuda se baseia nas necessidades. Filtrar os beneficiários em listas violaria o princípio da imparcialidade; em caso de dúvida contratual, a questão deve ser resolvida por escrito com o doador.