Cadeia de abastecimento humanitária: compras estratégicas, stocks e custo total

1Porque é que a cadeia de abastecimento é um assunto de direção

Estima-se habitualmente que a logística e as compras representam uma parte importante das despesas humanitárias, muitas vezes citada entre 60 e 80 % (van Wassenhove, 2006). Um ganho de 5 % sobre essas despesas vale muitas vezes mais do que todos os esforços de redução dos custos da sede. A cadeia de abastecimento condiciona também a rapidez da resposta, a qualidade da ajuda e grande parte dos riscos de fraude.

A tensão central é a da rapidez contra o custo: um frete aéreo de emergência custa muitas vezes 5 a 10 vezes mais do que o frete marítimo, mas entrega em dias em vez de semanas. Os dirigentes devem fixar as regras do jogo antecipadamente: que categorias são pré-posicionadas, quando se justifica o frete aéreo, que prazos são aceitáveis por tipo de intervenção.

Indicadores-chave a seguir ao nível de um país: prazo de tratamento dos pedidos de compra (do pedido à entrega), taxa de entregas completas e a tempo, parte das compras sob acordo-quadro, rotação e validade dos stocks, custo logístico por tonelada entregue e taxa de conformidade dos processos de compra em auditoria.

2Estratégia de compras: Kraljic e acordos-quadro

A matriz de Kraljic (1983) classifica as categorias de compras segundo o seu impacto financeiro e o risco de abastecimento:

Os acordos-quadro são a ferramenta mais poderosa para conciliar rapidez e conformidade: a concorrência faz-se uma vez, a montante, e depois as encomendas são feitas em poucos dias durante a crise. Os procedimentos dos doadores (por exemplo as regras aplicáveis aos parceiros humanitários da Comissão Europeia, ou os limiares fixados por cada organização) preveem limiares a partir dos quais o procedimento se torna mais pesado: compra direta, consulta de vários fornecedores, concurso aberto local e depois internacional. Preveem também procedimentos de emergência (negociação direta justificada), que devem ser documentados com uma nota de derrogação.

Para o gestor: cada derrogação ao procedimento normal deve ser justificada por escrito, aprovada ao nível certo e arquivada. Uma emergência real mas não documentada torna-se, na auditoria, uma despesa não elegível.

3Gestão de stocks: fórmulas e decisões

Três cálculos cobrem o essencial das decisões de stock:

• Stock de segurança (abordagem simples): consumo médio diário × margem de prazo, ou mais finamente z × desvio-padrão da procura durante o prazo de reaprovisionamento.
• Ponto de encomenda = consumo médio diário × prazo de reaprovisionamento + stock de segurança.
• Quantidade económica de encomenda (fórmula de Wilson): QEE = √(2 × D × S / H), em que D é a procura anual, S o custo fixo de uma encomenda e H o custo anual de armazenamento de uma unidade.

Exemplo. Um programa nutricional consome 40 caixas de alimento terapêutico por dia. O prazo de reaprovisionamento é de 60 dias; fixa-se um stock de segurança de 20 dias de consumo. Ponto de encomenda = 40 × 60 + 40 × 20 = 2 400 + 800 = 3 200 caixas: assim que o stock atinge 3 200 caixas, é preciso encomendar. Se o prazo passar para 90 dias por causa de uma rutura portuária, o ponto de encomenda sobe para 40 × 90 + 800 = 4 400 caixas.

A regra FEFO (primeiro a expirar, primeiro a sair) impõe-se para medicamentos e alimentos. Os inventários físicos devem ser pelo menos trimestrais, e sem aviso prévio para stocks sensíveis, com reconciliação com as fichas de stock e o sistema.

4Transporte, Incoterms e custo total de posse

O custo total de posse (TCO) soma ao preço de compra todos os custos até à utilização: transporte, seguro, direitos e taxas (muitas vezes isentos para ONG registadas, mas com prazos administrativos), armazenamento, perdas, manutenção e eliminação. Um fornecedor internacional mais barato pode custar mais do que um fornecedor local depois de contados todos os custos e prazos; inversamente, um produto local de qualidade insuficiente sai caro em perdas e danos à reputação.

Os Incoterms 2020 da Câmara de Comércio Internacional definem a repartição dos custos e riscos entre vendedor e comprador. Os mais usados: EXW (o comprador assume tudo a partir da fábrica), FCA (o vendedor entrega a mercadoria desalfandegada para exportação ao transportador designado), CIF (o vendedor paga frete e seguro até ao porto de destino, mas o risco passa para o comprador no carregamento), DAP (entregue no local acordado, não desalfandegado na importação), DDP (entregue desalfandegado, direitos pagos). Escolher um Incoterm errado pode deixar a ONG a suportar um risco que julgava transferido.

Exemplo de TCO. 10 000 lonas: oferta internacional a 9,50 USD por unidade FCA, mais frete e seguro 2,80 USD, desalfandegamento e transporte interno 1,20 USD, prazo de 10 semanas; oferta regional a 12,60 USD entregue DAP no armazém, prazo de 3 semanas. TCO internacional: 13,50 USD; regional: 12,60 USD mais cerca de 0,40 USD de desalfandegamento = 13,00 USD. A oferta regional é mais barata e mais rápida, desde que a qualidade cumpra as especificações (inspeção e amostras).

5Riscos, localização e sustentabilidade da cadeia de abastecimento

O mapeamento dos riscos da cadeia abrange: a dependência de um fornecedor ou de um corredor único, a volatilidade dos preços e das taxas de câmbio, a insegurança das estradas, as restrições à importação, a sazonalidade do acesso e a fraude. As respostas: vários fornecedores qualificados, corredores alternativos, pré-posicionamento regional, cláusulas de indexação, seguros e coordenação através do cluster de Logística (partilha de informação sobre o acesso, serviços comuns de transporte e armazenamento).

As transferências monetárias deslocam parte da cadeia de abastecimento para os mercados locais: a decisão toma-se com uma análise dos mercados (capacidade dos comerciantes para absorver a procura, integração, preços) e um acompanhamento contínuo dos preços. Não eliminam os riscos: deslocam-nos para os prestadores de pagamento e para a proteção de dados.

A sustentabilidade ambiental está a tornar-se uma exigência dos doadores: a Carta sobre o Clima e o Ambiente para as Organizações Humanitárias (2021) compromete os signatários a reduzir as suas emissões, nomeadamente as do transporte e das compras. Alavancas: preferir compras locais ou regionais de qualidade, reduzir o frete aéreo através do pré-posicionamento, reduzir embalagens, gerir resíduos e plásticos, e escolher produtos mais duradouros.