Clôture mensuelle : caisse, rapprochement bancaire et revue des pièces

Solde théorique : 2 450 000 + 3 000 000 + 2 000 000 − 5 812 500 = 1 637 500. Billetage : 1 200 000 + 150 000 + 40 000 + 10 000 + 2 500 = 1 402 500. Écart : 1 402 500 − 1 637 500 = − 235 000 (manquant).

Traitement : (a) carburant 150 000 : pièce valable, à saisir en dépense sur la bonne ligne budgétaire. (b) reçu de 60 000 : pièce non recevable ; ne pas la saisir en dépense ; inscrire le montant dans un compte d'attente, demander une explication écrite au caissier et à la personne qui aurait reçu les fonds ; si aucun justificatif valable n'est produit, le montant est une perte de caisse à traiter selon la politique (récupération, rapport d'incident). (c) note de 40 000 : ce n'est pas une dépense mais une avance à saisir au compte d'avances du chauffeur, à justifier ou rembourser.

Écart résiduel : après (a) et (c), solde théorique 1 637 500 − 150 000 − 40 000 = 1 447 500, soit un manquant de 45 000. Si l'on admettait (b), on aurait 1 387 500 et un excédent de 15 000. Il y a donc deux problèmes : 60 000 non justifiés et 15 000 d'excédent inexpliqué (recette non saisie, dépense saisie mais non payée, erreur de saisie). L'excédent est enregistré en compte d'attente et analysé ; il n'est jamais conservé « pour compenser ».

Autres anomalies : solde d'ouverture de 2 450 000, au-dessus du plafond de 1 500 000 ; approvisionnement de 3 000 000 le 05/10 qui porte la caisse à environ 5 450 000 : risque de vol et non-respect de la règle. Pièces conservées non saisies : saisie non quotidienne.

Le chèque 1125 a été saisi 270 000 au lieu de 720 000 : inversion de chiffres. L'écart (450 000) est divisible par 9, signe classique d'une inversion. La facture confirme 720 000 : l'erreur est dans le livre. Écritures : frais bancaires 35 000 ; complément du chèque 1125 de 450 000 sur la même ligne budgétaire que la facture. Les chèques non présentés et la remise ne donnent lieu à aucune écriture : ils seront suivis le mois suivant. Le chèque 1127 (loyer de novembre) est une charge payée d'avance à rattacher à novembre. Le rapprochement est signé par la personne qui le prépare et vérifié par une autre.

• PV-214 : conforme (devis, contrat, approbation, paiement traçable).
• PV-215 : non-respect de la séparation des tâches : la même personne demande, approuve et réceptionne. Faire contre-vérifier la réception par une autre personne, rappel de la règle, corriger le circuit.
• PV-216 et PV-217 : même fournisseur, même date, même objet, 2 × 950 000 = 1 900 000 : fractionnement pour éviter les 3 devis. Rapport au responsable, vérification des prix du marché et de la réception réelle du ciment (quantités, chantiers), examen des achats passés avec ce fournisseur.
• PV-218 : 9 signatures semblables sur 30 : risque de participants fictifs (jusqu'à 9 × 15 000 × 2 = 270 000). Paiement en espèces par le formateur sans signature de chaque bénéficiaire au moment du paiement. Vérifier par sondage (appels, convocations, structures d'origine), signaler au point focal anti-fraude si les doutes se confirment ; à l'avenir, paiement individuel signé, idéalement par mobile money, avec pièce d'identité.
• PV-219 : mauvaise imputation : 40 % × 1 100 000 = 440 000 doivent être reclassés vers le projet B. Corriger l'écriture avant le rapport au bailleur A.

1. Respect du plafond de caisse et approvisionnements fractionnés selon les besoins prévus (responsable financier).
2. Comptage de caisse inopiné au moins une fois par mois par une personne indépendante, procès-verbal signé (chef de base, sous contrôle du finance pays).
3. Circuit d'achat avec séparation demande / approbation / réception et contrôle systématique du fractionnement dans le registre des achats (logistique et finance).
4. Paiements de per diem et d'activités par mobile money ou contre signature individuelle avec pièce d'identité (programme et finance).
5. Feuilles de temps mensuelles signées et imputation salariale fondée sur elles (RH et finance). Saisie quotidienne de la caisse et rapprochement bancaire mensuel revu par une deuxième personne.

Je refuse les deux demandes. Une facture de complaisance est un faux document : l'utiliser pour justifier une dépense auprès d'un bailleur est une fraude, qui engage ma responsabilité et celle de l'organisation. Garder un excédent hors comptabilité crée une caisse noire, interdite par toutes les procédures et propice aux détournements.

J'explique calmement au chef de base la solution correcte : 60 000 en compte d'attente avec demande d'explication écrite au caissier, puis, selon les résultats, récupération ou perte constatée avec rapport d'incident ; 15 000 en compte d'attente jusqu'à explication. Ces montants sont faibles ; le vrai risque serait de les dissimuler. Je documente la demande et ma réponse. Comme la demande vient de mon supérieur direct, j'informe le responsable financier pays ou j'utilise le mécanisme de signalement prévu (ligne d'alerte) ; la politique de protection des lanceurs d'alerte s'applique.