Cierre mensual: caja, conciliación bancaria y revisión de justificantes

Saldo teórico: 2 450 000 + 3 000 000 + 2 000 000 − 5 812 500 = 1 637 500. Arqueo: 1 200 000 + 150 000 + 40 000 + 10 000 + 2 500 = 1 402 500. Diferencia: 1 402 500 − 1 637 500 = − 235 000 (faltante).

Tratamiento: (a) combustible 150 000: justificante válido, que debe registrarse como gasto en la línea presupuestaria correcta. (b) recibo de 60 000: justificante no admisible; no registrarlo como gasto; anotar el importe en una cuenta transitoria y pedir una explicación escrita al cajero y a la persona que habría recibido los fondos; si no se presenta ningún justificante válido, el importe es una pérdida de caja que debe tratarse según la política (recuperación, informe de incidente). (c) nota de 40 000: no es un gasto sino un anticipo que debe registrarse en la cuenta de anticipos del conductor, para justificar o reembolsar.

Diferencia residual: después de (a) y (c), saldo teórico 1 637 500 − 150 000 − 40 000 = 1 447 500, es decir, un faltante de 45 000. Si se admitiera (b), se obtendría 1 387 500 y un sobrante de 15 000. Hay, por tanto, dos problemas: 60 000 sin justificar y 15 000 de sobrante inexplicado (ingreso no registrado, gasto registrado pero no pagado, error de registro). El sobrante se registra en una cuenta transitoria y se analiza; nunca se conserva « para compensar ».

Otras anomalías: saldo de apertura de 2 450 000, por encima del tope de 1 500 000; reposición de 3 000 000 el 05/10 que eleva la caja a unos 5 450 000: riesgo de robo e incumplimiento de la regla. Justificantes guardados sin registrar: el registro no es diario.

El cheque 1125 se registró por 270 000 en lugar de 720 000: inversión de cifras. La diferencia (450 000) es divisible por 9, señal clásica de una inversión. La factura confirma 720 000: el error está en el libro. Asientos: comisiones bancarias de 35 000; complemento del cheque 1125 de 450 000 en la misma línea presupuestaria que la factura. Los cheques no presentados y el depósito no dan lugar a ningún asiento: se seguirán el mes siguiente. El cheque 1127 (alquiler de noviembre) es un gasto pagado por anticipado que debe imputarse a noviembre. La conciliación la firma quien la prepara y la verifica otra persona.

• PV-214: conforme (cotizaciones, contrato, aprobación, pago trazable).
• PV-215: incumplimiento de la separación de funciones: la misma persona solicita, aprueba y recibe. Hacer que otra persona verifique la recepción, recordar la regla, corregir el circuito.
• PV-216 y PV-217: mismo proveedor, misma fecha, mismo concepto, 2 × 950 000 = 1 900 000: fraccionamiento para evitar las 3 cotizaciones. Informe al responsable, verificación de los precios de mercado y de la recepción real del cemento (cantidades, obras), examen de las compras anteriores a este proveedor.
• PV-218: 9 firmas similares de 30: riesgo de participantes ficticios (hasta 9 × 15 000 × 2 = 270 000). Pago en efectivo por el formador sin la firma de cada beneficiario en el momento del pago. Verificar por muestreo (llamadas, convocatorias, estructuras de origen) y notificar al punto focal antifraude si se confirman las dudas; en adelante, pago individual firmado, idealmente mediante dinero móvil, con documento de identidad.
• PV-219: imputación indebida: 40 % × 1 100 000 = 440 000 deben reclasificarse al proyecto B. Corregir el asiento antes del informe al donante A.

1. Respeto del tope de caja y reposiciones fraccionadas según las necesidades previstas (responsable financiero).
2. Arqueo de caja sorpresa al menos una vez al mes por una persona independiente, con acta firmada (jefe de base, bajo el control de finanzas del país).
3. Circuito de compras con separación entre solicitud, aprobación y recepción, y control sistemático del fraccionamiento en el registro de compras (logística y finanzas).
4. Pagos de viáticos y de actividades mediante dinero móvil o contra firma individual con documento de identidad (programa y finanzas).
5. Hojas de horas mensuales firmadas e imputación salarial basada en ellas (RR. HH. y finanzas). Registro diario de la caja y conciliación bancaria mensual revisada por una segunda persona.

Rechazo ambas peticiones. Una factura de complacencia es un documento falso: utilizarla para justificar un gasto ante un donante es un fraude, que compromete mi responsabilidad y la de la organización. Guardar un sobrante fuera de la contabilidad crea una caja B, prohibida por todos los procedimientos y propicia a los desvíos.

Explico con calma al jefe de base la solución correcta: 60 000 en una cuenta transitoria con solicitud de explicación escrita al cajero y, según los resultados, recuperación o pérdida constatada con informe de incidente; 15 000 en una cuenta transitoria hasta que se explique. Son importes pequeños; el verdadero riesgo sería ocultarlos. Documento la petición y mi respuesta. Como la petición procede de mi superior directo, informo al responsable financiero del país o utilizo el mecanismo de denuncia previsto (línea de alerta); se aplica la política de protección de los denunciantes.