Fecho mensal: caixa, reconciliação bancária e revisão dos documentos justificativos

Saldo teórico: 2 450 000 + 3 000 000 + 2 000 000 − 5 812 500 = 1 637 500. Contagem de numerário: 1 200 000 + 150 000 + 40 000 + 10 000 + 2 500 = 1 402 500. Diferença: 1 402 500 − 1 637 500 = − 235 000 (em falta).

Tratamento: (a) combustível 150 000: documento válido, a lançar como despesa na rubrica orçamental correta. (b) recibo de 60 000: documento não aceitável; não o lançar como despesa; inscrever o montante numa conta transitória, pedir uma explicação escrita ao caixa e à pessoa que teria recebido os fundos; se não for apresentado nenhum justificativo válido, o montante é uma perda de caixa a tratar de acordo com a política (recuperação, relatório de incidente). (c) nota de 40 000: não é uma despesa, mas um adiantamento a lançar na conta de adiantamentos do motorista, a justificar ou reembolsar.

Diferença residual: após (a) e (c), saldo teórico 1 637 500 − 150 000 − 40 000 = 1 447 500, ou seja, uma falta de 45 000. Se se admitisse (b), ter-se-ia 1 387 500 e um excedente de 15 000. Há, portanto, dois problemas: 60 000 não justificados e 15 000 de excedente inexplicado (receita não lançada, despesa lançada mas não paga, erro de lançamento). O excedente é registado numa conta transitória e analisado; nunca é guardado «para compensar».

Outras anomalias: saldo de abertura de 2 450 000, acima do limite de 1 500 000; reforço de 3 000 000 em 05/10 que eleva a caixa para cerca de 5 450 000: risco de roubo e incumprimento da regra. Documentos guardados sem lançamento: lançamentos não diários.

O cheque 1125 foi lançado por 270 000 em vez de 720 000: inversão de algarismos. A diferença (450 000) é divisível por 9, sinal clássico de uma inversão. A fatura confirma 720 000: o erro está no livro. Lançamentos: comissões bancárias de 35 000; complemento do cheque 1125 de 450 000 na mesma rubrica orçamental da fatura. Os cheques não apresentados e o depósito não dão lugar a nenhum lançamento: serão acompanhados no mês seguinte. O cheque 1127 (renda de novembro) é um gasto pago antecipadamente a imputar a novembro. A reconciliação é assinada pela pessoa que a prepara e verificada por outra.

• PV-214: conforme (orçamentos, contrato, aprovação, pagamento rastreável).
• PV-215: incumprimento da segregação de funções: a mesma pessoa pede, aprova e receciona. Mandar verificar a receção por outra pessoa, recordar a regra, corrigir o circuito.
• PV-216 e PV-217: mesmo fornecedor, mesma data, mesmo objeto, 2 × 950 000 = 1 900 000: fracionamento para evitar os 3 orçamentos. Relatório ao responsável, verificação dos preços de mercado e da receção efetiva do cimento (quantidades, obras), análise das compras anteriores a este fornecedor.
• PV-218: 9 assinaturas semelhantes em 30: risco de participantes fictícios (até 9 × 15 000 × 2 = 270 000). Pagamento em numerário pelo formador sem assinatura de cada beneficiário no momento do pagamento. Verificar por amostragem (chamadas, convocatórias, estruturas de origem), comunicar ao ponto focal antifraude se as dúvidas se confirmarem; no futuro, pagamento individual assinado, idealmente por mobile money, com documento de identificação.
• PV-219: imputação indevida: 40% × 1 100 000 = 440 000 devem ser reclassificados para o projeto B. Corrigir o lançamento antes do relatório ao doador A.

1. Respeito pelo limite de caixa e reforços fracionados de acordo com as necessidades previstas (responsável financeiro).
2. Contagem de caixa surpresa pelo menos uma vez por mês por uma pessoa independente, com auto assinado (chefe de base, sob controlo das finanças do país).
3. Circuito de compra com segregação pedido / aprovação / receção e controlo sistemático do fracionamento no registo de compras (logística e finanças).
4. Pagamentos de per diem e de atividades por mobile money ou mediante assinatura individual com documento de identificação (programa e finanças).
5. Folhas de tempo mensais assinadas e imputação salarial baseada nelas (RH e finanças). Lançamento diário da caixa e reconciliação bancária mensal revista por uma segunda pessoa.

Recuso ambos os pedidos. Uma fatura de favor é um documento falso: utilizá-la para justificar uma despesa perante um doador é uma fraude, que implica a minha responsabilidade e a da organização. Guardar um excedente fora da contabilidade cria um saco azul, proibido por todos os procedimentos e propício a desvios.

Explico calmamente ao chefe de base a solução correta: 60 000 numa conta transitória com pedido de explicação escrita ao caixa e depois, consoante os resultados, recuperação ou perda reconhecida com relatório de incidente; 15 000 numa conta transitória até haver explicação. Estes montantes são reduzidos; o verdadeiro risco seria ocultá-los. Documento o pedido e a minha resposta. Como o pedido vem do meu superior direto, informo o responsável financeiro do país ou utilizo o mecanismo de denúncia previsto (linha de alerta); aplica-se a política de proteção dos denunciantes.