Revue d'un budget de proposition et suivi budgétaire d'une subvention en cours

Erreurs : (1) ligne 1.4 : 2 000 × 12 × 30 % = 7 200 et non 8 400 ; (2) le sous-total des montants inscrits fait 259 900 et non 257 900 (erreur d'addition de 2 000) ; (3) achat de véhicule non éligible ; (4) coûts indirects à 10 % au lieu de 7 % maximum ; (5) audit externe obligatoire absent ; (6) total au-dessus du plafond de 250 000.

Budget corrigé : 38 400 + 42 000 + 14 400 + 7 200 + location 12 × 1 800 = 21 600 + carburant 13 200 + 35 000 + 4 500 + 52 000 + audit 6 000 = 234 300 de coûts directs ; coûts indirects 7 % = 16 401 ; total 250 701, soit 701 USD au-dessus du plafond.

Ajustement : les coûts directs ne peuvent dépasser 250 000 / 1,07 = 233 645. Il faut retirer au moins 655 de coûts directs. Exemple : 2 450 kits au lieu de 2 500 (− 700) : coûts directs 233 600, coûts indirects 16 352, total 249 952. D'autres ajustements sont acceptables s'ils sont justifiés (par exemple, carburant partiellement inclus dans la location, à vérifier). Réduire les coûts indirects sous 7 % est possible mais doit être décidé par la direction.

Taux de consommation au mois 6 (50 % du temps écoulé) : personnel 66 000 / 120 000 = 55,0 % ; transferts 54 000 / 180 000 = 30,0 % ; logistique 31 000 / 40 000 = 77,5 % ; formation 4 000 / 20 000 = 20,0 % ; coûts directs 155 000 / 360 000 = 43,1 % ; total 165 850 / 385 200 = 43,1 %.

Projections à M12 (en tenant compte des commentaires, pas seulement linéaires) : personnel 66 000 / 6 × 12 = 132 000, dépassement 12 000, soit 10,0 % : à la limite de la flexibilité ; logistique 31 000 × 2 = 62 000, dépassement 22 000, soit 55 % : bien au-delà des 10 % (4 000), accord préalable obligatoire ; transferts : 54 000 + 3 cycles restants × 1 500 × 20 = 54 000 + 90 000 = 144 000, sous-consommation de 36 000 (20 %), qui correspond exactement aux 3 cycles non reçus par 600 ménages (600 × 20 × 3) ; formation : 4 000 + 16 000 = 20 000, conforme.

Total des coûts directs projetés : 132 000 + 144 000 + 62 000 + 20 000 = 358 000, soit 2 000 sous le budget. Le problème n'est pas le total mais la répartition : une réallocation des transferts vers la logistique et le personnel doit être demandée, ou les 600 ménages doivent recevoir leurs cycles manqués. C'est une décision programmatique, pas seulement financière.

1.2 Agents communautaires (42 000 USD) : « Dix agents communautaires, recrutés dans les communautés ciblées (au moins 50 % de femmes), assureront la sensibilisation à la scolarisation, le suivi de l'assiduité des 2 450 élèves et l'orientation des enfants à risque. Chaque agent suit environ 245 élèves dans deux écoles. Le montant mensuel de 350 USD correspond à la grille harmonisée des partenaires de la zone, à temps plein sur 12 mois. »

2.1 Location de véhicule (21 600 USD) : « Un véhicule 4×4 avec chauffeur et assurance est loué 12 mois à 1 800 USD par mois, sur la base de trois devis, pour les supervisions dans les 8 écoles, situées à 40 à 120 km de la base, sur des pistes impraticables sans 4×4 en saison des pluies. La location, retenue à la place de l'achat conformément aux règles du bailleur, inclut l'entretien. Le carburant est budgétisé à la ligne 2.2. »

« Objet : Demande de modification budgétaire, projet [référence]. Madame, Monsieur, au mois 6, notre suivi fait apparaître trois écarts. (1) Logistique : la hausse de 40 % du prix du carburant et la location d'un camion pendant la saison des pluies portent la projection à 62 000 USD contre 40 000 prévus (+ 22 000). (2) Personnel : l'application de la nouvelle grille salariale nationale donne une projection de 132 000 USD (+ 12 000, 10 %). (3) Transferts : le retard d'enregistrement a privé 600 ménages des cycles 1 à 3, d'où une sous-consommation projetée de 36 000 USD. Nous proposons deux options : A) verser à ces 600 ménages les cycles manqués et réduire d'autant d'autres coûts ; B) réallouer 34 000 USD des transferts vers la logistique et le personnel, le total restant inchangé. Nous recommandons l'option A, plus favorable aux ménages, accompagnée d'un plan d'économies logistiques. Le budget révisé et les justificatifs sont joints. Nous restons disponibles pour en discuter. »

Je refuse. Imputer à un bailleur des dépenses qui ne relèvent pas de son projet est une mauvaise imputation, voire un double financement si ces coûts figurent déjà dans le rapport du premier bailleur : c'est une faute de gestion, une non-conformité aux deux contrats et, selon l'intention, une fraude. Les auditeurs rapprochent les pièces, les registres de véhicules et les rapports : le risque de coûts rejetés et de perte de confiance est réel. Seule une clé de répartition documentée, fondée sur l'utilisation réelle (kilomètres, carnets de bord), permet de partager un coût entre projets. Je propose la demande de modification, qui est une démarche normale et en général bien reçue si elle est justifiée. Je consigne l'échange et, si l'instruction est maintenue, j'en réfère au directeur pays ou au siège selon la politique interne.