Suivi budgétaire à mi-parcours et demande de modification

Formules : taux =D2/C2 ; prévision finale =D2+E2 ; écart =F2-C2 ; écart % =G2/C2 ; total de rubrique =SOMME.SI(A:A;"2.*";C:C) ou sous-totaux.

Lignes en écart : 1.2 : 61 200, -3 600 (-5,6 %) ; 2.2 : 101,2 % consommé, 37 950, +450 (+1,2 %) ; 2.3 : 93,0 % consommé, 78 000, +18 000 (+30,0 %) ; 2.4 : 7 000, -2 000 (-22,2 %) ; 3.1 : 36 000, -7 200 (-16,7 %) ; 3.2 : 110,0 % consommé, 20 640, +6 240 (+43,3 %) ; 4.2 : 0, -12 000 (-100 %). Les autres lignes finissent à leur budget.

Au mois 12 (66,7 % du temps écoulé), 64,7 % est consommé : il reste 205 060 EUR, soit 34 177 EUR par mois contre 31 270 en moyenne jusqu'ici. Les transferts monétaires (105 000 EUR restants) doivent être planifiés dès maintenant.

La règle des 15 % s'applique à la rubrique, pas à la ligne : les dépassements des lignes 2.3 (+30 %) et 3.2 (+43 %) ne posent pas de problème en soi, car les rubriques 2 (+5,0 %) et 3 (-1,2 %) restent sous 15 %.

Avenant obligatoire pour trois raisons : (1) la rubrique 4 baisse de 42,9 %, au-delà de 15 % ; (2) l'évaluation finale externe est une activité contractuelle : un courriel du chargé de programme ne suffit pas, il faut une modification signée ; (3) les 3 points d'eau supplémentaires changent la cible (10 à 13 points). Sans avenant signé, les dépenses des 3 points d'eau ne peuvent pas être engagées, et la demande doit parvenir au bailleur au moins 30 jours avant l'engagement prévu.

Sans accord : économies sur le personnel, les véhicules et les formations, et dépassement sur le carburant, puisque leurs rubriques restent dans la marge.

Coûts indirects : 7 % des coûts directs réellement encourus : 7 % × 580 190 = 40 613,30 EUR contre 40 621 budgétés. Le total reste dans l'enveloppe ; si les points d'eau n'étaient pas approuvés, les coûts directs et donc les coûts indirects baisseraient.

Objet : Projet WASH et transferts monétaires Mopti, demande d'avenant budgétaire sans coût supplémentaire.

« Madame, à la suite de l'arrivée de familles déplacées en août, le groupe sectoriel WASH nous demande de réhabiliter trois points d'eau supplémentaires. Nous sollicitons un avenant sans modification du montant total de la subvention, portant sur : 1) la cible de l'indicateur « points d'eau réhabilités », de 10 à 13 ; 2) la ligne 2.3, de 60 000 à 78 000 EUR (+18 000) ; 3) la suppression de la ligne 4.2 « évaluation finale externe » (12 000 EUR), conformément à votre message indiquant que vous réaliserez une évaluation multi-projets ; nous vous remercions de le confirmer dans l'avenant. Le financement provient de cette ligne et d'économies sur le personnel (3 600 EUR, vacance de poste), les véhicules (7 200 EUR, un seul véhicule à partir du mois 13) et les formations (2 000 EUR). Ces économies couvrent aussi la hausse du carburant (+6 240 EUR) et un léger dépassement sur les kits (+450 EUR, change). Le total des coûts directs prévus est de 580 190 EUR pour un budget de 580 300 EUR. La rubrique suivi-évaluation baisse de 42,9 %, ce qui dépasse le seuil de 15 % de l'article 9. Les travaux débuteraient au mois 14 ; nous vous serions reconnaissants d'une réponse avant le [date à 30 jours]. Le budget révisé et la note du groupe sectoriel sont joints. »

Je refuse : une dépense n'est éligible que si elle est engagée pour ce projet et justifiée ; imputer le carburant d'un autre projet constitue une fausse imputation, qui peut être requalifiée en fraude et entraîner le remboursement de la dépense, voire d'autres dépenses du projet. Les économies sur ce projet appartiennent à ce projet et leur réaffectation suit l'article 9. Je propose : si des véhicules sont réellement partagés, une clé de répartition documentée (kilomètres par projet, carnets de bord) appliquée à tous ; sinon une réallocation dans le budget de son propre projet ou une demande au bailleur concerné. J'informe le responsable financier si la demande est maintenue.