Acompanhamento orçamental a meio do projeto e pedido de alteração

Fórmulas: taxa =D2/C2; previsão final =D2+E2; desvio =F2-C2; desvio % =G2/C2; total da rubrica =SOMA.SE(A:A;"2.*";C:C) ou subtotais.

Linhas com desvio: 1.2: 61 200, -3 600 (-5,6%); 2.2: 101,2% executado, 37 950, +450 (+1,2%); 2.3: 93,0% executado, 78 000, +18 000 (+30,0%); 2.4: 7 000, -2 000 (-22,2%); 3.1: 36 000, -7 200 (-16,7%); 3.2: 110,0% executado, 20 640, +6 240 (+43,3%); 4.2: 0, -12 000 (-100%). As restantes linhas terminam no seu orçamento.

No mês 12 (66,7% do tempo decorrido), estão executados 64,7%: restam 205 060 EUR, ou seja, 34 177 EUR por mês contra 31 270 em média até agora. As transferências monetárias (105 000 EUR restantes) devem ser planeadas desde já.

A regra dos 15% aplica-se à rubrica, não à linha: os excessos das linhas 2.3 (+30%) e 3.2 (+43%) não colocam problema em si, pois as rubricas 2 (+5,0%) e 3 (-1,2%) ficam abaixo de 15%.

Adenda obrigatória por três razões: (1) a rubrica 4 desce 42,9%, acima de 15%; (2) a avaliação final externa é uma atividade contratual: um e-mail do gestor de programa não basta, é necessária uma alteração assinada; (3) os 3 pontos de água adicionais mudam a meta (de 10 para 13 pontos). Sem adenda assinada, as despesas dos 3 pontos de água não podem ser comprometidas, e o pedido deve chegar ao doador pelo menos 30 dias antes do compromisso previsto.

Sem acordo: poupanças no pessoal, nas viaturas e nas formações, e excesso no combustível, uma vez que as suas rubricas ficam dentro da margem.

Custos indiretos: 7% dos custos diretos efetivamente incorridos: 7% × 580 190 = 40 613,30 EUR contra 40 621 orçamentados. O total fica dentro do envelope; se os pontos de água não fossem aprovados, os custos diretos e, portanto, os custos indiretos baixariam.

Assunto: Projeto WASH e transferências monetárias Mopti, pedido de adenda orçamental sem custo adicional.

«Senhora, na sequência da chegada de famílias deslocadas em agosto, o cluster WASH pede-nos que reabilitemos três pontos de água adicionais. Solicitamos uma adenda sem alteração do montante total da subvenção, que incida sobre: 1) a meta do indicador «pontos de água reabilitados», de 10 para 13; 2) a linha 2.3, de 60 000 para 78 000 EUR (+18 000); 3) a supressão da linha 4.2 «avaliação final externa» (12 000 EUR), em conformidade com a sua mensagem indicando que realizarão uma avaliação multiprojetos; agradecemos que o confirme na adenda. O financiamento provém desta linha e de poupanças no pessoal (3 600 EUR, posto vago), nas viaturas (7 200 EUR, uma única viatura a partir do mês 13) e nas formações (2 000 EUR). Estas poupanças cobrem também o aumento do combustível (+6 240 EUR) e um ligeiro excesso nos kits (+450 EUR, câmbio). O total dos custos diretos previstos é de 580 190 EUR para um orçamento de 580 300 EUR. A rubrica de monitoria e avaliação desce 42,9%, o que ultrapassa o limiar de 15% do artigo 9. As obras começariam no mês 14; agradecíamos uma resposta até [data a 30 dias]. Seguem em anexo o orçamento revisto e a nota do cluster.»

Recuso: uma despesa só é elegível se for comprometida para este projeto e justificada; imputar o combustível de outro projeto constitui uma imputação falsa, que pode ser requalificada como fraude e implicar o reembolso da despesa, ou mesmo de outras despesas do projeto. As poupanças deste projeto pertencem a este projeto e a sua reafetação segue o artigo 9. Proponho: se as viaturas forem realmente partilhadas, uma chave de repartição documentada (quilómetros por projeto, livros de bordo) aplicada a todos; caso contrário, uma realocação no orçamento do seu próprio projeto ou um pedido ao doador em causa. Informo o responsável financeiro se o pedido for mantido.