Revisão de um orçamento de proposta e acompanhamento orçamental de uma subvenção em curso

Erros: (1) linha 1.4: 2 000 × 12 × 30% = 7 200 e não 8 400; (2) o subtotal dos montantes inscritos é 259 900 e não 257 900 (erro de adição de 2 000); (3) compra de viatura não elegível; (4) custos indiretos a 10% em vez do máximo de 7%; (5) falta a auditoria externa obrigatória; (6) total acima do teto de 250 000.

Orçamento corrigido: 38 400 + 42 000 + 14 400 + 7 200 + aluguer 12 × 1 800 = 21 600 + combustível 13 200 + 35 000 + 4 500 + 52 000 + auditoria 6 000 = 234 300 de custos diretos; custos indiretos 7% = 16 401; total 250 701, ou seja, 701 USD acima do teto.

Ajustamento: os custos diretos não podem exceder 250 000 / 1,07 = 233 645. É preciso retirar pelo menos 655 de custos diretos. Exemplo: 2 450 kits em vez de 2 500 (− 700): custos diretos 233 600, custos indiretos 16 352, total 249 952. São aceitáveis outros ajustamentos, desde que justificados (por exemplo, combustível parcialmente incluído no aluguer, a verificar). Reduzir os custos indiretos abaixo de 7% é possível, mas deve ser decidido pela direção.

Taxa de execução no mês 6 (50% do tempo decorrido): pessoal 66 000 / 120 000 = 55,0%; transferências 54 000 / 180 000 = 30,0%; logística 31 000 / 40 000 = 77,5%; formação 4 000 / 20 000 = 20,0%; custos diretos 155 000 / 360 000 = 43,1%; total 165 850 / 385 200 = 43,1%.

Projeções para M12 (tendo em conta os comentários, não apenas lineares): pessoal 66 000 / 6 × 12 = 132 000, excedente de 12 000, ou seja, 10,0%: no limite da flexibilidade; logística 31 000 × 2 = 62 000, excedente de 22 000, ou seja, 55%: muito acima dos 10% (4 000), acordo prévio obrigatório; transferências: 54 000 + 3 ciclos restantes × 1 500 × 20 = 54 000 + 90 000 = 144 000, subexecução de 36 000 (20%), que corresponde exatamente aos 3 ciclos não recebidos por 600 agregados familiares (600 × 20 × 3); formação: 4 000 + 16 000 = 20 000, conforme.

Total dos custos diretos projetados: 132 000 + 144 000 + 62 000 + 20 000 = 358 000, ou seja, 2 000 abaixo do orçamento. O problema não é o total, mas a repartição: deve ser pedida uma realocação das transferências para a logística e o pessoal, ou os 600 agregados familiares devem receber os ciclos em falta. Trata-se de uma decisão programática, não apenas financeira.

1.2 Agentes comunitários (42 000 USD): «Dez agentes comunitários, recrutados nas comunidades visadas (pelo menos 50% mulheres), assegurarão a sensibilização para a escolarização, o acompanhamento da assiduidade dos 2 450 alunos e o encaminhamento das crianças em risco. Cada agente acompanha cerca de 245 alunos em duas escolas. O montante mensal de 350 USD corresponde à tabela harmonizada dos parceiros da zona, a tempo inteiro durante 12 meses.»

2.1 Aluguer de viatura (21 600 USD): «Uma viatura 4×4 com motorista e seguro é alugada durante 12 meses a 1 800 USD por mês, com base em três orçamentos, para as supervisões nas 8 escolas, situadas a 40 a 120 km da base, em picadas intransitáveis sem 4×4 na estação das chuvas. O aluguer, escolhido em vez da compra em conformidade com as regras do doador, inclui a manutenção. O combustível está orçamentado na linha 2.2.»

«Assunto: Pedido de alteração orçamental, projeto [referência]. Exmos. Senhores, no mês 6, o nosso acompanhamento revela três desvios. (1) Logística: o aumento de 40% do preço do combustível e o aluguer de um camião durante a estação das chuvas elevam a projeção para 62 000 USD contra 40 000 previstos (+ 22 000). (2) Pessoal: a aplicação da nova tabela salarial nacional dá uma projeção de 132 000 USD (+ 12 000, 10%). (3) Transferências: o atraso no registo privou 600 agregados familiares dos ciclos 1 a 3, daí uma subexecução projetada de 36 000 USD. Propomos duas opções: A) pagar a estes 600 agregados familiares os ciclos em falta e reduzir outros custos no mesmo montante; B) realocar 34 000 USD das transferências para a logística e o pessoal, mantendo-se o total inalterado. Recomendamos a opção A, mais favorável aos agregados familiares, acompanhada de um plano de poupança na logística. Seguem em anexo o orçamento revisto e os documentos justificativos. Estamos disponíveis para discutir o assunto.»

Recuso. Imputar a um doador despesas que não dizem respeito ao seu projeto é uma imputação indevida, ou mesmo um duplo financiamento se esses custos já constarem do relatório do primeiro doador: é uma falta de gestão, uma não conformidade com os dois contratos e, consoante a intenção, uma fraude. Os auditores cruzam os documentos, os registos das viaturas e os relatórios: o risco de custos rejeitados e de perda de confiança é real. Só uma chave de repartição documentada, baseada na utilização real (quilómetros, diários de bordo), permite repartir um custo entre projetos. Proponho o pedido de alteração, que é um procedimento normal e geralmente bem recebido se for justificado. Registo a conversa e, se a instrução se mantiver, reporto ao diretor de país ou à sede, de acordo com a política interna.