مراجعة ميزانية مقترح مشروع ومتابعة ميزانية منحة جارية

الأخطاء: (1) البند 1.4: 2000 × 12 × 30% = 7200 وليس 8400؛ (2) المجموع الفرعي للمبالغ المدوَّنة هو 259900 وليس 257900 (خطأ جمع بمقدار 2000)؛ (3) شراء المركبة غير مؤهل؛ (4) التكاليف غير المباشرة بنسبة 10% بدلًا من 7% كحد أقصى؛ (5) غياب التدقيق الخارجي الإلزامي؛ (6) المجموع يتجاوز سقف 250000.

الميزانية المصحَّحة: 38400 + 42000 + 14400 + 7200 + الاستئجار 12 × 1800 = 21600 + الوقود 13200 + 35000 + 4500 + 52000 + التدقيق 6000 = 234300 تكاليف مباشرة؛ التكاليف غير المباشرة 7% = 16401؛ المجموع 250701، أي 701 دولار أمريكي فوق السقف.

التعديل: لا يمكن أن تتجاوز التكاليف المباشرة 250000 / 1.07 = 233645. يجب حذف 655 على الأقل من التكاليف المباشرة. مثال: 2450 حقيبة بدلًا من 2500 (− 700): التكاليف المباشرة 233600، التكاليف غير المباشرة 16352، المجموع 249952. وتُقبل تعديلات أخرى إذا كانت مبرَّرة (مثلًا، إدراج جزء من الوقود في الاستئجار، مع التحقق من ذلك). ويمكن خفض التكاليف غير المباشرة إلى أقل من 7%، لكن هذا قرار يعود إلى الإدارة.

معدل الصرف في الشهر 6 (مضيّ 50% من المدة): الموظفون 66000 / 120000 = 55.0%؛ التحويلات 54000 / 180000 = 30.0%؛ اللوجستيات 31000 / 40000 = 77.5%؛ التدريب 4000 / 20000 = 20.0%؛ التكاليف المباشرة 155000 / 360000 = 43.1%؛ المجموع 165850 / 385200 = 43.1%.

التوقعات في الشهر 12 (مع مراعاة التعليقات، لا خطيًا فقط): الموظفون 66000 / 6 × 12 = 132000، تجاوز 12000، أي 10.0%: على حدِّ المرونة؛ اللوجستيات 31000 × 2 = 62000، تجاوز 22000، أي 55%: أبعد بكثير من الـ 10% (4000)، والموافقة المسبقة إلزامية؛ التحويلات: 54000 + 3 دورات متبقية × 1500 × 20 = 54000 + 90000 = 144000، نقص في الصرف بمقدار 36000 (20%)، يطابق تمامًا الدورات الثلاث التي لم تتسلَّمها 600 أسرة (600 × 20 × 3)؛ التدريب: 4000 + 16000 = 20000، مطابق.

مجموع التكاليف المباشرة المتوقعة: 132000 + 144000 + 62000 + 20000 = 358000، أي 2000 تحت الميزانية. المشكلة ليست في المجموع بل في التوزيع: يجب طلب إعادة تخصيص من التحويلات إلى اللوجستيات والموظفين، أو يجب أن تتسلَّم الأسر الـ 600 دوراتها الفائتة. إنه قرار برامجي، لا مالي فحسب.

1.2 العاملون المجتمعيون (42000 دولار أمريكي): «سيتولى عشرة عاملين مجتمعيين، يُوظَّفون من المجتمعات المستهدفة (50% نساء على الأقل)، التوعية بالالتحاق بالمدرسة، ومتابعة انتظام حضور 2450 تلميذًا، وإحالة الأطفال المعرَّضين للخطر. يتابع كل عامل نحو 245 تلميذًا في مدرستين. ويطابق المبلغ الشهري البالغ 350 دولارًا أمريكيًا السلم الموحَّد للشركاء في المنطقة، بدوام كامل على مدى 12 شهرًا.»

2.1 استئجار مركبة (21600 دولار أمريكي): «تُستأجر مركبة دفع رباعي مع سائق وتأمين لمدة 12 شهرًا بـ 1800 دولار أمريكي شهريًا، استنادًا إلى ثلاثة عروض أسعار، لأغراض الإشراف على المدارس الـ 8 الواقعة على بُعد 40 إلى 120 كم من القاعدة، على مسالك يتعذَّر سلوكها دون دفع رباعي في موسم الأمطار. وقد اختير الاستئجار بدلًا من الشراء وفقًا لقواعد الجهة المانحة، ويشمل الصيانة. أما الوقود فمدرج في البند 2.2.»

«الموضوع: طلب تعديل الميزانية، المشروع [المرجع]. السيدة، السيد، في الشهر 6، تُظهر متابعتنا ثلاثة فوارق. (1) اللوجستيات: ارتفاع سعر الوقود بنسبة 40% واستئجار شاحنة خلال موسم الأمطار يرفعان التوقعات إلى 62000 دولار أمريكي مقابل 40000 مقرَّرة (+ 22000). (2) الموظفون: تطبيق سلم الرواتب الوطني الجديد يعطي توقعًا بـ 132000 دولار أمريكي (+ 12000، 10%). (3) التحويلات: حرم التأخر في التسجيل 600 أسرة من الدورات 1 إلى 3، ومن ثَمَّ نقص متوقع في الصرف بمقدار 36000 دولار أمريكي. نقترح خيارين: أ) صرف الدورات الفائتة لهذه الأسر الـ 600 وخفض تكاليف أخرى بالقدر نفسه؛ ب) إعادة تخصيص 34000 دولار أمريكي من التحويلات إلى اللوجستيات والموظفين، مع بقاء المجموع دون تغيير. ونوصي بالخيار أ، الأكثر فائدة للأسر، مصحوبًا بخطة لتوفير النفقات اللوجستية. مرفق الميزانية المعدَّلة والمستندات الداعمة. ونبقى مستعدين لمناقشة ذلك.»

أرفض. تحميل جهة مانحة نفقات لا تخص مشروعها هو تحميل خاطئ للتكاليف، بل تمويل مزدوج إذا كانت هذه التكاليف واردة أصلًا في تقرير الجهة المانحة الأولى: إنه خطأ في الإدارة، وعدم مطابقة للعقدين، وقد يكون احتيالًا بحسب النية. والمدققون يطابقون المستندات وسجلات المركبات والتقارير: فخطر رفض التكاليف وفقدان الثقة حقيقي. ولا يجوز تقاسم تكلفة بين المشاريع إلا بمفتاح توزيع موثَّق، قائم على الاستخدام الفعلي (الكيلومترات، سجلات الرحلات). وأقترح طلب التعديل، وهو إجراء عادي يُستقبل عمومًا بشكل جيد إذا كان مبرَّرًا. وأدوِّن المحادثة، وإذا أُصِرَّ على التعليمات، أرفع الأمر إلى المدير القُطري أو إلى المقر وفق السياسة الداخلية.